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L’une des meilleures façons d’augmenter la productivité de votre entreprise est de fournir à vos employés une source unique de vérité – un endroit où ils trouveront facilement ce dont ils ont besoin pour mieux accomplir leurs tâches.

Des études ont montré que les employés consacraient environ 7 heures sur leur semaine de travail à chercher et rassembler les informations nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Ce temps pourrait être utilisé de manière plus productive.

C’est là tout l’intérêt de disposer d’un système de partage des connaissances. Or, à l’heure du boom technologique, de nombreuses options s’offrent à vous.

Il en existe trois grands types que nous allons passer en revue afin que vous puissiez choisir celui qui vous convient.

Intranet, wiki ou plateforme de gestion des connaissances ?

Il est impossible de piloter une entreprise sans collaboration ou partage des connaissances en interne. Malheureusement, tous les partages de connaissances ne se valent pas.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Les intranets existent depuis des décennies. Ils sont utilisés pour aider les employés à communiquer, collaborer et remplir leurs rôles. Contrairement à l’internet, qui est public, un intranet est privé et accessible aux collaborateurs uniquement.

Avantages

  • Facilite la gestion de documents
  • Facilite la communication et la collaboration
  • Relie l’entreprise entre elle, indépendamment des lieux et fuseaux horaires
  • Réduit les besoins en réunions et e-mails – deux éléments connus pour entraver la productivité

Inconvénients

  • La mise en place peut s’avérer compliquée et coûteuse
  • La plupart des intranets ne sont pas à la page et proposent des fonctionnalités limitées
  • L’utilisation et la gestion d’un intranet nécessite une formation
  • Une piètre expérience utilisateur peut en limiter l’adoption

L’intérêt des intranets au travail

Comment un intranet peut-il servir ?

Tout d’abord, vous pouvez l’utiliser comme plateforme de gestion de contenus. Il vous permettra de gérer plus efficacement le contenu numérique de votre entreprise.

Par ailleurs, il peut également servir de plateforme sociale pour vos équipes. C’est important car cela aide les collaborateurs à librement partager leurs connaissances ainsi qu’à transmettre à d’autres leurs compétences.

Qu’est-ce qu’un wiki ?

Tout comme Wikipédia, un wiki d’entreprise est un site que l’on utilise comme une banque de données centralisées. Vous pouvez y stocker tous vos documents internes de procédure, les projets en cours ou les conversations tenues pendant un appel commercial.

N’importe qui peut modifier le wiki. L’objectif est d’encourager au maximum le partage des connaissances. En impliquant tout un chacun, vous augmentez les connaissances collectives du groupe. Ceci permet de réduire le temps perdu par vos employés à chercher de l’aide auprès des uns des autres.

Avantages

  • Permet de garder les connaissances
  • Génère une banque de données centrale pour toutes les connaissances et informations de l’entreprise
  • Améliore et encourage la collaboration
  • Permet aux utilisateurs de créer des liens vers d’autres ressources, ce qui améliore l’expérience

Inconvénients

  • Nécessite potentiellement des connaissances techniques et l’emploi de balisages spécifiques
  • Présente une recherche peu performante
  • Nécessite beaucoup de temps pour modifier le contenu

L’intérêt des wikis au travail

Les wikis sont des outils très efficaces pour collaborer et gérer vos données. Néanmoins, leur aspect technique ne convient pas à toutes les personnes. Si la phase d’apprentissage n’est pas un obstacle, un wiki d’entreprise est un outil extrêmement utile à plus d’un titre. Par exemple, il facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs. C’est aussi un excellent outil de rétention de connaissances.

Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion des connaissances ?

Proche du wiki, la plateforme de gestion des connaissances est un logiciel destiné à faciliter la gestion du contenu au sein d’une entreprise. Néanmoins, une bonne plateforme de gestion des connaissances est constituée de contenus créés par les divers experts présents dans l’entreprise.

Sa fonction principale est de servir de répertoire d’informations accessible à tout moment. Elle peut regrouper toutes sortes d’informations, offres, polices, services, etc.

Avantages

  • Assure une meilleure qualité des contenus puisqu’ils sont rédigés et sélectionnés par des experts.
  • Facilite le contrôle de l’information puisque les rôles et responsabilités sont clairement définis.
  • Reste simple à utiliser, même par des utilisateurs sans connaissances techniques.
  • Facilite la recherche de contenus spécifiques grâce aux performantes fonctionnalités de recherche.
  • Donne une vue d’ensemble des contenus les plus populaires et des contenus manquants grâce à l’analytique.

Inconvénients

  • Il faut rallier les experts à l’utilisation de la plateforme car ce sont eux qui créent et sélectionnent les contenus

L’intérêt des plateformes de gestion des connaissances

L’un des plus gros arguments de vente de la plateforme de gestion des connaissances est qu’elle offre les avantages des intranets comme des wikis sans leurs inconvénients. Elles sont une solution plus flexible pour partager et gérer les connaissances au sein d’une organisation.

Alors, qu’en dites-vous ? Intranet, wiki ou plateforme de gestion des connaissances ?

La solution que vous choisirez dépendra fortement des besoins de votre entreprise ainsi que de la capacité de vos équipes à créer du contenu. Pour autant, une plateforme de gestion des connaissances est vraisemblablement la meilleure option. La bonne plateforme, par sa simplicité d’utilisation et le contrôle qu’elle vous donne sur vos contenus, vous permettra d’assurer la pertinence et la fiabilité de vos connaissances.

Elium va encore plus loin. Bien plus qu’une simple plateforme de gestion des connaissances, c’est un outil de partage des connaissances. Elium fait de tous vos employés des créateurs de contenu, sans se limiter aux experts. Votre contenu ne prend jamais la poussière, il est toujours à jour. Jetez un œil à notre plateforme et voyez par vous-même ce qui la différencie d’un intranet ou d’un wiki.

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