Le département des systèmes d'information chez VINCI Energies : donner les moyens à son équipe de support informatique avec la bonne plateforme de gestion des connaissances
VINCI Energies, une division essentielle au sein de VINCI, développe des solutions et services multi-techniques sur mesure pour les infrastructures énergétiques, de transport et de communications, ainsi que pour les bâtiments, les installations et les systèmes d’information.
L’entreprise est reconnue à l’échelle mondiale pour son engagement à mettre en œuvre des solutions technologiques de pointe adaptées aux besoins uniques de ses clients.
Impliquée dans un large éventail de projets, VINCI Energies contribue de manière significative à la construction et à la maintenance de systèmes avancés d’énergie et de technologie de l’information à l’échelle mondiale.
Secteur d’activités
Secteur d’activités
Énergie et Services publics
Solution
Solution
Gestion des connaissances orientée client
Employés
Employés
97 000
Pays
Pays
61
Le défi
Le département des systèmes d’information chez VINCI Energies est l’orchestre des outils informatiques, de communication et de gestion pour le groupe VINCI Energies.
Avec 1000 employés, le département des systèmes d’information chez VINCI Energies assure une infrastructure dynamique et sécurisée et soutient la croissance du groupe en adoptant de nouvelles solutions créatives, innovantes et ambitieuses. Au quotidien, les équipes de support informatique répondent aux demandes des utilisateurs finaux pour leur offrir une expérience utilisateur optimale.
Malgré leurs efforts dévoués, elles ont rencontré des défis en raison de la nature décentralisée de leur gestion des connaissances. L’équipe de support informatique avait développé de nombreuses procédures pour traiter divers scénarios, mais celles-ci étaient documentées à l’aide d’outils différents tels que Word, PowerPoint et OneNote. De plus, les procédures étaient dispersées sur divers canaux comme SharePoint, Teams et Outlook.
Le principal défi résidait dans la difficulté de localiser la bonne information au bon moment. La documentation existante souffrait de problèmes tels que du contenu obsolète, et il y avait un manque de reporting clair sur l’utilisation des procédures et des informations critiques.
La Solution
L’objectif global des équipes de support informatique était de relever ces défis en homogénéisant les connaissances existantes, en assurant leur accessibilité rapide et en établissant un système permanent et efficace pour la diffusion de l’information.
À cette fin, leur équipe recherchait une solution de gestion des connaissances polyvalente qui leur permettrait d’atteindre deux objectifs :
- Centraliser la totalité des connaissances informatiques en un seul endroit central.
- Faciliter le partage des ressources informatiques avec le reste de l’équipe.
Les équipes de support informatique ont commencé à chercher la bonne solution informatique pour atteindre ces deux objectifs et ont examiné 11 outils logiciels. Une étape supplémentaire a été franchie : elles ont choisi deux outils finalistes et ont commencé à les tester, Elium étant celui retenu.
Les plans étaient ambitieux : Elium devait héberger toutes les connaissances informatiques, être utilisé par plus de 500 utilisateurs, héberger plus de 1000 articles, répartis dans plus de 100 espaces. Tout a commencé par une migration massive des documents existants et un positionnement clair d’Elium au sein de l’entreprise.
Pourquoi Elium?
Dates d'expiration associées aux documents
Dans ce contexte, il est crucial pour les équipes de support de garantir de manière cohérente la validité et la fiabilité des connaissances qu’elles accèdent et utilisent.
Elium facilite ce processus en permettant aux créateurs de contenu d’attacher des dates de validité et d’expiration aux connaissances. Cette fonctionnalité dynamique garantit que, lorsque des mises à jour sont nécessaires, les créateurs de contenu reçoivent des notifications en temps utile.
Cette approche systématique non seulement rationalise le processus de mise à jour, mais garantit également que la base de connaissances reste impeccablement à jour en tout temps.
Le département des systèmes d'information chez VINCI Energies travaille avec des équipes du monde entier
Dans ce contexte, l’accès à l’information dans la bonne langue, au bon moment, était essentiel.
Elium permet aux créateurs de contenu de partager des connaissances dans plusieurs langues et offre même une traduction automatique d’un simple clic.
Cela accélère l’accès à l’information et garantit que chacun a accès aux bonnes connaissances, au bon moment.
Arborescence logique et droits d'accès
Avec une équipe diversifiée et des besoins variés, le département des systèmes d’information chez VINCI Energies recherchait une solution capable d’offrir un cadre systématique pour organiser des informations cruciales.
Elium s’est révélé être l’outil idéal, permettant de structurer
les connaissances de manière fluide au sein d’espaces désignés qui s’alignent avec l’organigramme de l’entreprise.
L’équipe a particulièrement apprécié la capacité d’Elium à gérer facilement les droits d’accès pour chaque espace, garantissant ainsi la flexibilité de garder certains espaces privés ou même secrets.
Outil de gestion des connaissances expérimenté et équipe avec une empreinte mondiale
Fort de plus d’une décennie d’expérience, Elium a collaboré avec succès avec des entreprises mondiales telles que L’Oréal, Savencia et BNP Paribas, gagnant leur confiance dans la facilitation des initiatives de partage de connaissances.
Le département des systèmes d’information chez VINCI Energies a puisé sa confiance dans notre vaste expérience, reconnaissant que des années d’expérience et la surmontée de défis ont renforcé nos capacités à réaliser des projets de gestion des connaissances réussis.
Le succès d’une base de connaissances dépend principalement de l’implication du personnel, qui doit rédiger, corriger et mettre à jour les articles de manière très régulière. Nous avions donc besoin d’un outil dynamique, convivial et facile à utiliser. Elium répond parfaitement à ces critères !
Emma HURTEAUX – Digitalisation & Service Quality team lead
Comment veillons-nous à faire de votre projet un succès ?
Le processus de mise en œuvre d’Elium pour la gestion des connaissances a inclus plusieurs étapes différentes.
Identifier et clarifier les besoins des équipes de support informatique
Analyser 11 solutions logicielles potentielles
Tester 2 solutions finalistes, y compris Elium
Sélectionner Elium comme outil de choix
Migration massive de tous les documents pertinents du département de support
Mise en service avec un groupe sélectionné d'utilisateurs
Après la quatrième phase, durant laquelle Elium a été sélectionné, l’équipe projet a veillé à l’implication active des futurs utilisateurs de la plateforme dans des démonstrations de l’outil et de ses fonctionnalités. Ils ont également fourni une explication détaillée du calendrier du projet.
De plus, l’équipe a organisé des ateliers pour mieux comprendre les besoins et les usages potentiels, en plus de coordonner plusieurs sessions de test. Ce n’est qu’après cette période de préparation approfondie que l’équipe a lancé l’outil, le rendant disponible pour les utilisateurs.
Cette approche a été essentielle pour garantir une adoption généralisée de la plateforme, et Elium a été proactif dans le soutien de ces efforts.
Quels ont été les résultats?
En ce qui concerne les résultats observés, l’équipe signale d’excellents indicateurs d’utilisation et une amélioration globale de la performance et de la satisfaction de l’équipe de support.
500+ utilisateurs connectés et actifs
Petit à petit, la plateforme a rassemblé plus de 500 utilisateurs, qui interagissent désormais quotidiennement avec le contenu de la plateforme afin d’effectuer efficacement leurs tâches de support.
4 000+ articles publiés
Plus de 4 000 articles ont été publiés à ce jour, illustrant la manière dont cette plateforme parvient à centraliser efficacement les connaissances clés nécessaires à l’équipe informatique.
110 espaces créés pour chaque sujet clé
Plus de 100 espaces ont été créés pour stocker les connaissances au bon endroit. Elium a rendu cela facile, car la création et la gestion de nouveaux espaces est rapide et fiable.
Efficacité accrue de l'équipe
Dans l’ensemble, après plusieurs années d’utilisation du nouvel outil, l’équipe a signalé une efficacité accrue et la confiance d’être en mesure de fournir un excellent support.
La plateforme
La plateforme du département des systèmes d’information chez VINCI Energies a été conçue pour répondre de manière optimale aux besoins de l’équipe de support informatique, les renforçant dans leurs efforts quotidiens pour fournir une assistance rapide et précise à l’équipe.
Une équipe - un espace. Un manager - un groupe d'espaces
Chaque équipe a son propre espace. Et pour les équipes qui partagent le même manager, les espaces sont regroupés en groupes d’espaces. Cela facilite et accélère la recherche de connaissances.
Les droits d'utilisation sont personnalisés par espace
Les droits d’utilisation sont facilement définis pour chaque espace. Les utilisateurs peuvent contribuer et créer du contenu dans leur propre espace, tandis que dans les autres, ils se limitent à lire les connaissances existantes. Cela garantit que les nouvelles contributions préservent l’intégrité du contenu de la plateforme.
Étiquettes utilisées pour des onglets intelligents
Chaque équipe définit des étiquettes et des modèles dédiés. Cela aide ensuite les administrateurs à configurer automatiquement les Smart Tabs – des widgets intelligents qui regroupent et affichent des connaissances liées à un sujet spécifique.
La communauté Elium - un espace d'apprentissage
Afin d’assurer une bonne adoption de la plateforme et d’accompagner les équipes dans leur utilisation d’Elium, la direction des systèmes d’information de VINCI Energies a créé un espace dédié qui sert désormais de communauté de partage et d’apprentissage pour l’ensemble des utilisateurs.
Conclusions et perspectives.
En conclusion, le département des systèmes d’information chez VINCI Energies utilise avec succès Elium pour fournir un support informatique de premier ordre.
L’équipe s’efforce maintenant d’améliorer la compréhension des besoins des utilisateurs. À travers une série d’ateliers menés avec notre équipe, elle positionne stratégiquement Elium au sein de son écosystème existant. Une enquête de satisfaction complète impliquant tous les utilisateurs a également été réalisée, révélant des insights précieux et ouvrant la voie à divers axes de développement futur de l’outil.
Dans l’ensemble, l’équipe continue de viser l’amélioration de la satisfaction des utilisateurs en leur fournissant les bonnes solutions au sein d’Elium.
