27 Sep
Le taux d’innovation dans le monde moderne augmente de manière exponentielle. Notre monde connecté superpose continuellement des personnes de différents horizons et augmente constamment le flux d’informations. L’étincelle constante d’idées provenant de nombreuses combinaisons perturbe les perspectives et les pratiques, accélérant le rythme des changements dans tous les secteurs.
Les entreprises sont plus que jamais contraintes de s’adapter à des situations émergentes, qu’il s’agisse de changements dans le paysage économique, la technologie, la réglementation, les lois ou les concurrents. L’incapacité d’une entreprise à évoluer face à ces défis ne conduit qu’à deux voies horribles : la stagnation ou l’effondrement. Nous avons pu le constater au cours des deux dernières années, les entreprises qui n’ont pas su s’adapter pendant la pandémie de Covid ont toutes été laissées pour compte.
Une organisation générique a mis en place au moins cinq changements importants à l’échelle de l’entreprise au cours des trois dernières années. Environ la moitié de ces initiatives de changement échouent, ce qui souligne l’importance d’une base de connaissances pour la planification, la coordination et la mise en œuvre des changements. Que la nouvelle solution soit le déploiement d’un petit outil ou une restructuration complète, il est nécessaire de disposer d’un processus efficace de gestion du changement.
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Parlons de la gestion du changement
La gestion du changement est le processus stratégique et systématique de guider tout type de changement organisationnel jusqu’à sa réalisation. Pour comprendre le concept de gestion du changement, examinons d’abord le terme “changement organisationnel” et explorons les raisons courantes qui rendent ce changement impératif.
Le changement organisationnel est un terme large qu’il convient de considérer comme un spectre d’incrémentations et de complexités. D’un côté, il y a les petits changements au fil du temps, et de l’autre, il y a les grands changements perturbateurs :
- Les changements adaptatifs, qui sont de petits changements graduels qu’une organisation entreprend pour améliorer ses services, ses produits, ses systèmes et ses processus au fil des années. Un exemple pertinent et actuel de changement adaptatif est la mise en place d’une politique de bureau à distance ou hybride pour s’adapter à la norme post-pandémique et réduire les coûts pendant la récession.
- Les changements transformationnels, quant à eux, incluent des changements radicaux qu’une entreprise doit opérer en réponse à des facteurs principalement externes, tels qu’une perturbation technologique ou environnementale. Un exemple serait de trouver de nouvelles sources d’approvisionnement pour les fournitures de l’entreprise actuellement touchées par le goulot d’étranglement de la chaîne d’approvisionnement.
L’importance d’un processus de gestion du changement
Qu’il s’agisse d’un changement adaptatif ou transformationnel dans une méthode opérationnelle, une infrastructure technologique, un cadre commercial, une culture d’entreprise ou un objectif, les organisations échouent presque toujours dans la mise en œuvre lorsqu’il n’y a pas de processus de gestion du changement adéquat en place.
Une mauvaise gestion du changement entraîne toujours une faible adoption, une mauvaise mise en œuvre, de l’anxiété au travail et un retour en arrière vers de vieilles habitudes de travail. Pensez aux coûts et aux efforts que vous avez dû initialement investir, aux retards et aux temps d’arrêt qu’une mauvaise mise en œuvre précipite, et à l’absence de retour sur investissement. Ce sont des conséquences coûteuses que vous voulez éviter, et ce sont précisément les choses que vous avez prises en considération et pour lesquelles vous avez lancé le changement en premier lieu. Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre d’échouer dans la mise en œuvre d’un changement. Rappelez-vous que ces changements sont à l’échelle de l’entreprise, donc lorsque vous échouez continuellement, les employés finiront par ne plus croire qu’un quelconque changement sera effectué et ignoreront toutes vos tentatives. C’est à ce moment-là que votre organisation stagne et cesse d’être pertinente. Atténuez le risque et évitez de vous enliser dans une spirale de stagnation grâce à un processus efficace de gestion du changement.
Le secret de la gestion du changement
La pensée moderne en matière de gestion a émergé dans les années 1930, une époque marquée par de grandes turbulences économiques et politiques qui ont conduit à la Seconde Guerre mondiale. Notre idée de l’organisation moderne est basée sur l’histoire militaire, qui était le modèle démontré pour coordonner des groupes et des réseaux de personnes afin d’atteindre des objectifs tactiques. Bien que les êtres humains se soient auto-organisés tout au long de l’histoire, c’est la guerre qui a introduit la première mobilisation de ressources à grande échelle de manière organisationnelle.
Pendant l’industrialisation, nous avons utilisé le même modèle pour coordonner d’énormes groupes de personnes vers un objectif de production commun. Le modèle militaire s’est avéré efficace pour ce type de structure organisationnelle d’entreprise. C’est ce qui a façonné notre vision des organisations comme des entités mécaniques, l’organisation étant perçue comme une machine dont l’importance primordiale était accordée aux besoins de l’entreprise. Les individus responsables du bon fonctionnement de la machine n’étaient rien d’autre que des “ressources humaines” que l’entreprise pouvait remplacer lorsqu’elles n’étaient plus utiles.
Notre mauvaise compréhension de la gestion du changement est enracinée dans cette vision mécaniste de la gestion. Lorsqu’un changement doit être mis en œuvre, les discussions organisationnelles tournent autour du “quoi” du changement. Les gestionnaires et les chefs d’entreprise peuvent parler des processus opérationnels, des flux de travail, des structures organisationnelles, des systèmes et des cadres pendant des heures. Cette approche axée sur le processus les fait oublier l’élément le plus crucial d’une mise en œuvre réussie : les individus impliqués.
À la fin du XXe siècle, le concept de concurrence s’est éloigné de la productivité, de l’efficacité et de la production. Pour être compétitives à l’ère de l’information, la créativité, l’innovation et la finalité sont devenues la monnaie d’échange. La réflexion et la structuration des entreprises ont alors adopté une approche davantage axée sur les employés. Pour capitaliser sur la créativité et l’innovation, les organisations devaient créer un environnement qui favorisait et autonomisait la débrouillardise des employés, la résolution imaginative des problèmes et l’inventivité collaborative.
Cela nous amène aux éléments “pourquoi” et “comment” de la gestion du changement. Pour tout changement à l’échelle de l’organisation, comprendre les détails de ce qui doit changer n’est qu’une partie de l’histoire. Savoir “pourquoi” et “comment” est la partie la plus importante. Lorsque vos employés comprennent pourquoi un changement se produit et comment leurs rôles jouent un rôle important dans la transition, vous êtes déjà en bonne voie pour réussir le changement.
Un processus de gestion du changement axé sur l’équipe garantit que vous avez des employés engagés prêts à s’aligner pour atteindre des objectifs communs. Quels que soient les changements que vous pourriez rencontrer en cours de route, vous avez une équipe capable de naviguer dans des situations dynamiques et de s’adapter en conséquence.
Gestion du changement axée sur l’équipe : les sept étapes
1. Créez un référentiel pour votre processus de gestion du changement
Disposez d’un centre centralisé pour toutes les connaissances importantes liées au changement organisationnel. Assurez-vous que cet endroit central permet de documenter et de créer un inventaire des différents changements organisationnels passés, en cours et futurs, ainsi que des processus impliqués. Définissez la finalité de la plateforme et détaillez les changements que vous facilitez. Idéalement, prévoyez un espace pour chaque changement en cours qui détaille les raisons du changement et les modifications ou transformations en cours. Pour garantir que les changements sont suivis et mis en œuvre, il est important de rendre ce référentiel accessible à toute l’entreprise.
2. Mettez l’accent sur votre “pourquoi”
Comme le terme “l’âge de la finalité” est devenu un mot à la mode ces dernières années et que nous entrons dans son ère, vous avez probablement entendu le cliché “n’oubliez jamais votre pourquoi”. En ce qui concerne votre processus de gestion du changement, ce dicton s’applique également. Les humains sont des créatures d’habitude, et lorsque confrontés au changement, leur réaction ne dépend pas de la logique. Même les plus rationnels d’entre nous auront une réaction émotionnelle et instinctive. Pour que vos équipes puissent traiter les changements que vous avez besoin que l’organisation réalise, il est essentiel d’expliquer pourquoi vous effectuez ces changements. Documentez clairement votre “pourquoi” dans un espace désigné de votre référentiel auquel tout le monde peut accéder et partager pour une meilleure compréhension des raisons des changements.
3. Alignez vos messages
Pour que le changement soit réalisé et accepté à l’échelle de l’entreprise, les messages doivent être alignés dans tous les départements et équipes. À la sortie d’une réunion, il serait facile de supposer que tous les gestionnaires et leaders comprennent un message particulier. Cependant, nous avons tous vécu l’expérience d’au moins un chef d’équipe qui s’écarte et délivre un message à son département de manière complètement différente. Une manière intelligente de réduire ce risque est d’exiger que vos leaders utilisent un modèle pour partager le message.
4. Fournissez un espace sûr pour que vos équipes partagent et discutent de leurs opinions
Offrir à vos équipes un espace désigné où elles peuvent partager ouvertement leurs préoccupations et poser des questions réduit les anxiétés et les craintes associées aux incertitudes perçues pendant une période de changement. Cela favorise un environnement d’inclusion tout en offrant des opportunités de rétroaction et de proactivité.
5. Mettez l’accent sur les opportunités d’innovation
Le changement peut présenter des opportunités malgré les conséquences indésirables. Lorsque le monde est passé au travail à distance pendant l’urgence sanitaire mondiale, nous avons pu observer comment les technologies conçues pour la collaboration à distance ont donné naissance à une génération d’idées plus riches et ouvert la voie à l’ère de l’hyper-innovation. Rappelez à vos équipes qu’il existe des idées d’innovation à découvrir dans chaque obstacle rencontré lors d’un changement.
6. Soyez attentif et réactif aux situations “en cours de changement”
Le changement organisationnel se produit lorsque les chefs d’équipe surveillent activement et perçoivent les changements qui se produisent au sein de l’équipe et de l’organisation, et s’adaptent en conséquence dans leurs actions. De cette manière, le changement est géré de manière agile et efficace.
7. Soyez le changement
En tant que leader, vous êtes la boussole de votre équipe lorsqu’il s’agit de réagir aux nouvelles situations en milieu de travail. Si vos actions ne sont pas conformes à la nouvelle vision, vous ne pouvez pas exiger qu’elles le soient. Attendez-vous à ce que le changement échoue.
Armez-vous de compétences en gestion du changement
Pour qu’un processus de gestion du changement soit efficace, gardez toujours à l’esprit la valeur de ce en quoi vous croyez, le comportement de vos équipes et les outils disponibles pour tout mettre en œuvre. Savoir ce qui doit changer et pourquoi est important afin de pouvoir instaurer la confiance au sein de votre équipe.
Un logiciel de gestion des connaissances comble le fossé entre le pourquoi, le quoi et le comment de votre changement organisationnel. Il vous permet de conserver toutes les connaissances liées à la gestion du changement, auxquelles tout le monde peut accéder pour rappeler et innover sur les informations concernant le “quoi” et le “pourquoi” de l’entreprise. Il offre également un espace de communication et de rétroaction. Vous pouvez utiliser des modèles pour la diffusion et le reporting standardisés. L’utilisation d’un outil de gestion des connaissances tel qu’Elium motivera et facilitera l’engagement de vos équipes à l’égard du changement.
