Approche stratégique pour favoriser le partage des connaissances au sein de votre organisation

Dans l’économie mondiale actuelle, la connaissance est devenue l’avantage concurrentiel principal d’une entreprise et son outil le plus puissant pour une performance organisationnelle supérieure. Les perturbations sur le lieu de travail au cours des dernières décennies, en particulier au cours des trois dernières années, ont renforcé la demande d’un système organisationnel permettant de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au moment précis. Il est nécessaire de mettre en place une approche qui permette aux individus de partager des informations exploitables pour améliorer l’efficacité globale.

Les organisations qui valorisent et utilisent la connaissance en tant que ressource importante génèrent une productivité favorable et réduisent les coûts opérationnels. Une partie intégrante de la gestion des connaissances est le partage des connaissances. Le partage des connaissances permet d’accéder aux connaissances et de les rendre utilisables au sein et entre les organisations.

Étant donné que la connaissance n’est pas quelque chose de tangible, la transférer d’une source à un destinataire n’est pas si simple. Il n’existe pas de modèle simple permettant de capturer et de partager les différents types de connaissances disponibles. Cependant, des chercheurs ont étudié et indexé les facteurs sociaux, organisationnels et technologiques qui favorisent le partage des connaissances. Une étude a révélé que les caractéristiques des tâches, la culture organisationnelle, les relations sociales, les orientations d’apprentissage et les outils de réseautage social jouent un rôle considérable dans la promotion du partage des connaissances sur le lieu de travail.

Guide gratuit : Partage des connaissances à l’échelle de l’entreprise

Comment favoriser le partage des connaissances en milieu de travail

Dans le contexte d’une organisation et du lieu de travail, les ressources en connaissances sont ce qui permet aux employés d’accomplir des tâches et d’atteindre des objectifs. Un employé doit posséder des connaissances spécifiques pour exécuter une tâche conformément aux spécifications de l’organisation. Pour chaque employé ayant besoin d’acquérir des connaissances distinctes, il existe un employé disposé à transmettre ce qu’il sait. Le partage des connaissances est un phénomène complexe de recherche et de partage des connaissances qui interagissent les uns avec les autres. Comprendre quoi et comment permettre les facteurs qui déclenchent la recherche et le partage des connaissances est crucial pour favoriser le partage des connaissances en milieu de travail.

1. Développer une habitude d’apprentissage continu

Favorisez les attitudes orientées vers l’apprentissage au bureau. En agissant ainsi, vous développez des habitudes d’apprentissage continu et de curiosité parmi les employés. Rappelez-vous que ce sont les apprenants proactifs qui deviennent des partageurs de connaissances hautement motivés au sein de votre organisation.

L’orientation vers l’apprentissage est le potentiel d’une personne à acquérir de nouvelles compétences et connaissances afin d’améliorer sa compétence. Cette capacité à apprendre de manière proactive confère un avantage concurrentiel à la fois à l’employé individuel et à l’organisation dans son ensemble. Chaque organisation acquiert des connaissances uniques au fil du temps grâce à l’expérience. À mesure que les employés effectuent des tâches spécifiques à l’organisation, plus ils apprennent et acquièrent des connaissances organisationnelles. Cette ressource en connaissances est cruciale pour que l’organisation atteigne ses objectifs.

Une habitude d’apprentissage continu alimente le cycle de la recherche de connaissances et du partage de connaissances, dévoilant des opportunités et des innovations pour une recherche de connaissances et un partage de connaissances supplémentaires.

2. Rendre le partage des connaissances informel et amusant

Comment inciter vos experts en connaissances à partager leurs connaissances tacites les plus ennuyeuses tout en maintenant la curiosité et la décontraction de vos nouveaux recrutés ? La réponse réside dans la conception de l’espace de travail de manière à permettre à chacun de se mêler de manière aléatoire dans des espaces communs, loin des oreilles de la direction.

Les études montrent que les gens partagent davantage et sont plus réciproques lorsqu’ils sont détendus et qu’il existe un certain niveau de familiarité. Un bon partage des connaissances dépend de la qualité de la relation entre les chercheurs de connaissances et les détenteurs de connaissances. Les employés ne partageront des connaissances précieuses avec leurs collègues que s’ils se sentent à l’aise avec eux, ce qui dépend d’un niveau de confiance, de réciprocité, d’ouverture et de normes partagées. Une interaction fréquente constitue la base des relations sociales et de la confiance interpersonnelle.

Concevez des espaces conviviaux pour encourager les interactions informelles et renforcer la confiance entre les collègues pour favoriser le partage spontané des connaissances, et établir une familiarité pour des réunions plus formelles :

• Station de la fontaine à eau : Il s’agit d’un classique, un lieu bien connu pour les commérages et les retrouvailles dans l’histoire du travail de bureau. Il a donné naissance à l’expression « conversation à la fontaine à eau » et à un phénomène appelé « l’effet de la fontaine à eau », qui explique une augmentation de 10 à 15 % de la productivité grâce au sentiment de lien entre les employés. Assurez-vous de placer votre fontaine à eau dans un emplacement stratégique pour maximiser les interactions fortuites et les collaborations éventuelles.
• Espaces café et collations : Placez plusieurs stations de café dans le bureau pour étendre davantage l’espace social. Proposez des collations saines et intéressantes pour renforcer l’engagement. Non seulement tout le monde aime le café, mais un espace café convivial est idéal pour des rencontres occasionnelles qui encouragent les gens à partager leurs connaissances et leurs expériences liées au travail, et à discuter des problèmes qu’ils traitent.
• Autres espaces liminaux : Les chercheurs ont étudié et identifié les espaces liminaux comme offrant un « espace de transition pour les conversations sans conventions organisationnelles ». Prenons par exemple le terme « conversations dans le couloir » dans le secteur de la santé. C’est dans les couloirs ou les passages que des collègues aléatoires se retrouvent et finissent par discuter ouvertement de la manière dont ils gèrent les crises et la complexité. Créez des espaces intermédiaires plus confortables pour vos employés – transformez vos toilettes, vos entrées, vos salles de fournitures, votre espace d’impression, votre sous-sol, votre parking, vos escaliers, vos issues de secours, vos coins et d’autres espaces non définis en « poches positives » et en « espaces d’inspiration ». Le sentiment d’informalité et de liberté dans ces espaces offre des ressources spatiales significatives pour des conversations créatives et des échanges de connaissances.
• Fontaine à eau virtuelle : Organiser des discussions numériques informelles au sein des équipes et des projets est un moyen d’incorporer des conversations informelles dans la vie quotidienne au travail. Ces fontaines à eau virtuelles sont une autre option, en particulier pour les environnements de travail hybrides ou à distance.

3. Créer également des espaces et protocoles structurés de partage des connaissances

Outre les « poches positives » que les espaces intermédiaires fournissent, l’environnement idéal de partage des connaissances offre également des « poches de tranquillité » :

• Des salles dédiées à la collaboration formelle et aux discussions privées : cela inclut différents types de salles de conférence, de salles de réunion et de salles de brainstorming pour répondre aux activités de partage des connaissances suivantes.
  
  • Des réunions structurées au niveau de l’entreprise ou du département qui nécessitent une approche plus formelle et des objectifs définis.
  • Des programmes d’intégration et de formation des employés conçus pour transmettre des connaissances spécifiques à des employés spécifiques.
  • Des entretiens d’évaluation des performances et d’autres discussions similaires portant sur des sujets sensibles et privés.

• Des espaces clos pour une digestion d’informations sans distraction et un travail individuel en toute tranquillité :
  
  • Un employé peut s’isoler avec une autre personne pendant la formation ou l’observation de travail, partageant des connaissances tacites de manière intime et sans distractions.
  • Les personnes se rendent dans un espace clos lorsqu’elles ont besoin de passer un appel vidéo ou téléphonique, partageant et recevant des informations à l’abri du bruit.
  • Un employé se retire pour se concentrer profondément tout en se préparant à une réunion.

• Comportements et protocoles pour établir des règles sur les comportements acceptables à des moments ou dans des lieux spécifiques :
  
  • Une organisation peut planifier des rotations de poste à intervalles réguliers, obligeant les employés à rechercher et à partager des connaissances pour faire face à leurs nouvelles fonctions.
  • Des pauses plus fréquentes et plus courtes peuvent être introduites pour permettre des relations plus solides entre les travailleurs.
  • Des périodes désignées par l’entreprise pour un travail tranquille permettent aux employés de se concentrer intensément sur des tâches individuelles qui les pousseraient finalement à rechercher de nouvelles connaissances auprès de collègues concernant des éléments dépendant des connaissances d’autres personnes.

4. Cultiver une culture de partage des connaissances

Tout d’abord, examinons ce que signifie réellement le terme “culture organisationnelle”. En termes simples, il existe trois dimensions notables à prendre en compte :

• Les hypothèses de base, qui sont des valeurs fondamentales invisibles exécutées inconsciemment par les membres de l’entreprise.
• Les normes sont les normes sociales et les attentes auxquelles les employés adaptent leurs actions.
• Les pratiques, qui expriment visiblement la culture organisationnelle à travers la disposition des bureaux, les modèles d’interaction, les styles vestimentaires, les bases de données de connaissances et des éléments similaires découlant des hypothèses de base de l’organisation.

Inclure le partage des connaissances en tant que valeur fondamentale dans la culture d’une organisation amène les employés à adopter des activités de partage des connaissances qui deviennent éventuellement la norme. Et à mesure que le partage des connaissances devient associé à la culture d’entreprise, toute activité liée au partage des connaissances sera considérée avec un sens du professionnalisme et des attentes de la part de la direction et des collègues.

Pour en savoir plus : L’avantage des connaissances : pourquoi la gestion efficace des connaissances est essentielle pour les grandes entreprises

5. Récompenser les initiatives de partage des connaissances

Il va de soi que l’aide aux autres comporte ses propres récompenses intrinsèques. Cependant, lorsqu’il s’agit d’aider les autres en partageant leurs connaissances autogénérées, les individus sont beaucoup moins enclins à le faire sans récompenses. La théorie suppose que les employés considèrent que les connaissances qu’ils ont acquises grâce à leurs expériences font partie de leur identité. Ils estiment que fournir de l’aide en partageant leurs connaissances est plus coûteux.
Étrangement, c’est cette valeur coûteuse liée à l’identité qui favorise la confiance. En partageant une partie de leur identité, les employés estiment qu’ils créent un lien psychologique fort avec les destinataires de leurs connaissances. Ce lien perçu favorise la confiance et facilite la réciprocité de la part de ses destinataires, incitant ces employés à être plus ouverts au partage des connaissances, en particulier lorsqu’une récompense est présentée.

Comment les organisations devraient-elles récompenser le partage des connaissances ? Les experts estiment que les incitations subjectives (un programme de bonus basé sur les évaluations subjectives des collègues) sont les plus efficaces. Lorsque les bénéficiaires participent à la décision des récompenses, cela renforce la confiance et incite les individus à partager leurs connaissances.

6. Favoriser un environnement collaboratif et innovant

Un environnement de partage des connaissances réussi est celui qui offre une variété d’espaces permettant aux employés de choisir où et comment accomplir leurs tâches. Des études montrent de plus en plus que les travailleurs ont besoin d’un certain degré de confidentialité, et les organisations doivent comprendre que cette confidentialité n’interfère pas nécessairement avec la collaboration. Selon la recherche, améliorer la confidentialité renforce en fait la collaboration.

Qu’il s’agisse d’espaces physiques ou virtuels, allouer des espaces “protégés” à vos équipes leur permet de passer facilement du temps en groupe au temps individuel, créant un rythme sain de partage des connaissances. Se réunir pour réfléchir à un problème, puis se séparer pour laisser les idées mûrir, encourage les employés à réfléchir de manière critique et à réfléchir à de nouvelles informations. La prochaine fois qu’ils interagissent ensemble, ils poursuivront dans un cycle enrichi de partage des connaissances et de création.

7. Utiliser l’outil de partage des connaissances le plus approprié

Vous devez trouver une plateforme de gestion des connaissances qui permette toutes les meilleures pratiques de partage des connaissances susmentionnées dans un outil simple. Le logiciel de gestion des connaissances le plus approprié permettra :

• À votre organisation et à vos employés de développer une habitude d’apprentissage continu. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un logiciel de gestion des connaissances qui vous permette de trouver les bonnes informations au bon moment. Créez du contenu intelligent organisé autour de thèmes prédéfinis que tout le monde dans votre organisation peut également rechercher.
• D’encourager des interactions axées sur le partage informel et l’apprentissage léger. Vous avez besoin d’une plateforme de gestion des connaissances qui encourage tout le monde dans votre organisation à contribuer des idées et à rebondir sur les insights.
• De structurer les connaissances centralisées dans des espaces et des groupes qui organisent automatiquement de grandes quantités d’informations en fonction du contexte. Toute personne dans l’organisation peut trouver des informations d’experts, accéder à des formations et des procédures d’intégration, et stocker des informations de haute densité.
• De faire en sorte que toutes les activités d’apprentissage gravitent autour du partage des connaissances. Cela peut se manifester de différentes manières, mais une plateforme adaptée rationalise la création de contenu grâce à des modèles prédéfinis qui permettent une capture plus rapide et plus intelligente des connaissances.
• De plus, elle permet également des fonctions collaboratives telles que le partage, les commentaires et la co-édition.
• De favoriser la collaboration et l’innovation grâce à une plateforme de partage unifiée offrant des informations, des tendances et une intelligence collective. La bonne plateforme facilite l’innovation et la collaboration en agrégeant des insights, des échanges et des retours d’expérience exploitables.

Conclusion

La construction d’une culture de partage des connaissances au sein d’une organisation suit l’approche en sept étapes décrite ci-dessus. Cependant, il est important de se rappeler que cela dépend principalement de deux choses :

1. Des employés hautement motivés engagés dans l’apprentissage continu.
2. Une bibliothèque de connaissances correctement organisée et stockée de manière à faciliter la recherche, l’intégration et le partage faciles des connaissances.

Pour obtenir une lecture plus approfondie sur la mise en place du partage des connaissances dans l’ensemble de votre organisation, téléchargez dès aujourd’hui notre guide d’entreprise. Vous pouvez également demander une démonstration pour voir comment une plateforme de partage des connaissances peut être déployée avec succès. Inscrivez-vous pour un essai gratuit afin de découvrir à quoi ressemble le partage des connaissances au sein d’une plateforme intelligente.