Elium développe des solutions de partage des connaissances depuis plus de dix ans. Fort de notre étroite collaboration avec nos clients, nous avons pu constater par nous-mêmes ce qui se produit lorsque les connaissances sont partagées efficacement au sein d’une organisation. Dans ce blog, nous partageons 15 façons dont nous avons vu des entreprises bénéficier de la gestion intelligente des connaissances.

La ressource la plus précieuse d’une organisation réside dans les connaissances de son personnel. Quelle que soit la spécificité de votre concept commercial, ce qui rend votre entreprise unique, ce sont les personnes qui la concrétisent. Lorsque les employés partagent leurs connaissances, votre organisation bénéficie de l’intelligence de chacun. C’est pourquoi la gestion des connaissances joue un rôle fondamental dans la réussite des entreprises.

Pourquoi le partage des connaissances est-il important ?

Des acteurs de premier plan comme Google et Microsoft connaissent l’importance de la cohésion des équipes, de l’engagement des employés et de la collaboration créative. Ces processus nécessitent tous les mêmes fondements : un partage efficace des connaissances.

Les bureaux open-floor des années 1990 étaient entièrement consacrés à l’apprentissage partagé et à la créativité collective dont il a été prouvé qu’ils contribuaient au succès des entreprises les plus prospères du monde. Toutefois, au début des années 2000, les manages ont compris qu’il en faut plus pour favoriser la collaboration.

Aujourd’hui, l’accent est mis sur le soutien au partage des connaissances et à l’interaction productive. Compte tenu du développement du télétravail, des processus de partage des connaissances efficaces revêtent plus d’importance que jamais. Les gestionnaires doivent veiller à ce que la collaboration et la créativité s’épanouissent, même au sein d’un personnel dont les membres sont dispersés.

Récolter les bénéfices

À l’heure actuelle, la plupart des gestionnaires connaissent les statistiques : la gestion des connaissances est essentielle. Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Eh bien, l’expert David J Skyrme la décrit comme « la gestion explicite et systématique des connaissances vitales et des processus connexes… l’action de transformer la connaissance personnelle en connaissance d’entreprise qui peut être largement partagée à travers toute une organisation et appliquée de manière adéquate ».

Selon la société mondiale d’intelligence économique, IDC, les entreprises du Fortune 500 perdent au moins 31,5 milliards de dollars par an en ne partageant pas leurs connaissances.

Lorsqu’une structure de partage des connaissances fonctionne bien, les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations au bon moment. Ils savent également où chercher et comment partager. Du point de vue de la gestion, cela signifie qu’il faut diffuser les informations de manière judicieuse, afin de maximiser leur valeur sans déborder votre personnel.

Types de connaissances

Il est évident que toutes les connaissances ne se valent pas. En fait, dans toute organisation, il existe deux types de base : les connaissances explicites et les connaissances tacites.

Les connaissances explicites comprennent des éléments factuels tels que des données, des guides pratiques et des mémos. Les connaissances tacites sont plus difficiles à communiquer. Elles comprennent les croyances, les valeurs et les attitudes culturelles. Mais lorsqu’il s’agit de réaliser des avancées majeures sur le lieu de travail, explique Jerry L. Wellman, expert en apprentissage organisationnel, les connaissances tacites sont encore plus importantes que les connaissances explicites.

C’est pourquoi des services comme Elium encouragent les clients à inclure tous les employés dans leur plateforme, et à joindre toutes les équipes, quel que soit leur rôle. Ces plateformes organisent les connaissances et les orientent vers ceux qui en ont besoin. Tout aussi important est le fait qu’elles facilitent l’échange d’idées et d’opinions. En effet, beaucoup d’entre elles disposent également d’un processus intégré pour recueillir les réactions directement des employés et même des clients. Elles constituent également un espace de travail centralisé, en ligne, pour articuler et diffuser clairement l’éthique, les objectifs et les convictions de votre organisation.

Elles transforment ainsi les connaissances tacites en connaissances explicites, écrites et faciles à communiquer.

Mais alors, sur quoi se base notre expertise ?

Depuis 13 ans, le service de logiciels d’Elium a évolué au rythme des besoins de ses clients. Les développements numériques ont permis d’améliorer considérablement la facilité d’utilisation ainsi que la complexité de ces systèmes. Nous avons vu des entreprises traverser une récession majeure et constaté qu’elles obtenaient des résultats spectaculaires en renforçant leur efficacité en matière de partage des connaissances. Les relations étroites que nous entretenons avec nos clients, de même que l’importance que nous accordons au fait de s’adapter à leurs diverses exigences, nous ont permis de mieux comprendre ce qu’une gestion efficace des connaissances peut apporter à une entreprise.

Avantages du partage des connaissances

Les méthodes de gestion des connaissances deviennent de plus en plus sophistiquées. Les plateformes actuelles sont souvent collaboratives, et conçues pour promouvoir la connaissance sociale et circulaire des entreprises. Il existe de nombreuses options, et il est important de trouver celle qui vous convient le mieux. Mais une chose est sûre : le partage des connaissances est essentiel.

Voici quelques-uns des avantages du partage des connaissances que nos clients ont obtenus au cours des 13 dernières années.

1. Innovation et développement

Les clients viennent nous voir parce qu’ils savent que les travailleurs de la connaissance doivent comprendre leur organisation et la concurrence (STEEP). Nous les aidons à créer un système efficace de partage des connaissances qui rassemble tous les employés. Cela permet de sensibiliser le personnel à la situation de l’entreprise et de l’informer sur le marché et la concurrence. Ainsi, les travailleurs sont en mesure de suivre ce qui se passe sur le terrain et sont inspirés à penser plus grand.

2. Engagement

L’engagement des employés consiste à faire en sorte que chacun se sente partie intégrante de son organisation. Nous savons que 80 % des travailleurs estiment qu’ils devraient être mieux informés sur la manière dont les décisions de l’entreprise sont prises. Il ne fait aucun doute que le partage des connaissances procure du pouvoir aux employés. Ils restent informés et savent que leur voix et leur expertise comptent. En effet, lorsqu’un employé se sent écouté, valorisé et impliqué, il est plus investi dans ses tâches.

3. Cohésion

Une communication interne bien structurée permet aux employés de mieux collaborer ainsi que de mieux répartir leur charge de travail commune.Un système efficace, cohésif, permet aux équipes d’affiner constamment leurs priorités. Lorsque les communications sont claires et automatiques, tout le monde est tenu au courant et rien ne passe à travers les mailles du filet.

4. Une réflexion rapide

En concentrant un éventail d’opinions diverses dans un endroit facile d’accès, les stratégies de partage des connaissances font gagner du temps aux responsables. En un coup d’œil, les responsables peuvent identifier les changements nécessaires pour répondre aux besoins de leurs employés.

5. Des délais de livraison rapides

De même, une communication efficace permet de répondre plus rapidement et plus facilement aux besoins des clients. Lorsque les connaissances sont partagées efficacement, les améliorations procédurales s’intègrent de façon transparente dans le fonctionnement de l’entreprise.

6. Une communication rapide

En outre, en centralisant les informations, les systèmes de partage des connaissances permettent de communiquer largement et rapidement des faits importants.

Par exemple, lorsque la pandémie de COVID a atteint l’Europe, nombre de nos clients ont constaté que leurs systèmes de partage des connaissances permettaient de passer au télétravail au pied levé. Fondamentalement, leurs systèmes ont pu diffuser des décisions importantes et des informations de procédure, tout en distribuant des ressources pertinentes aux travailleurs individuels.

7. Des contraintes claires

Il va sans dire que lorsque les expériences d’une entreprise sont partagées, les erreurs sont moins susceptibles de se répéter. C’est-à-dire que les employés sont clairement à même d’identifier et d’éviter tout blocage ou contrainte.

8. Retour d’information direct

Un système de gestion des connaissances robuste centralise qui met instantanément à jour les connaissances pertinentes. Il peut s’agir de résultats d’études de marché, de l’impact de la presse et des campagnes publicitaires, et de documents commerciaux.

Par exemple, chez Ortis Laboratories, les représentants commerciaux affichent des photos des présentations de produits sur la plateforme de partage des connaissances de l’entreprise, ce qui permet de partager instantanément les meilleures pratiques.

9. Un forum ouvert

Un bon système de partage des connaissances permet à toutes les voix de se faire entendre. Ce qui enrichit la culture de l’entreprise. Il crée un espace pour la créativité et le développement du personnel.

10. L’histoire

Il est important de noter qu’en enregistrant les succès et les échecs d’une entreprise, les plateformes de partage des connaissances créent des trajectoires d’entreprise claires. Non seulement cela permet aux employés de tirer les leçons des erreurs des autres, mais cela les aide également à mieux percevoir leur rôle dans l’histoire de l’entreprise.

11. Des pionniers proactifs

Bien sûr, il n’est pas toujours possible de savoir précisément de quelles informations chaque travailleur aura besoin. Si un bon partage des connaissances oriente les informations vers ceux qui en ont besoin, il rend également toutes les informations accessibles. Idéalement, les employés devraient être libres de rechercher dans une base de données facile à consulter les documents, présentations et vidéos pertinents. De cette manière, les stratégies de partage des connaissances favorise une exploration proactive et autonome des contenus.

12. Pratiques et procédures

Le partage des connaissances constitue un moyen de normaliser les procédures et les processus, afin que les employés se sentent à l’aise et en sécurité en les utilisant.

Un client d’Elium, Bouygues Construction, est actif dans 80 pays et compte 53 500 employés. Le département des ressources humaines utilise un système de communication et de partage des connaissances pour créer un flux de travail plus social dans toute l’entreprise. Ce système offre un environnement très structuré. Il permet de partager l’expertise et la reconnaissance entre pairs, et est devenu le lieu de référence pour les politiques d’entreprise.

13. Des salariés rassurés

Lorsqu’ils sont correctement informés, les nouveaux arrivants se sentent bienvenus et peuvent travailler efficacement dès le départ. Lorsque les membres de l’équipe changent de poste, ils savent qu’ils laissent derrière eux un héritage. Leur connaissance restera au sein de l’organisation.

En effet, chez Elium, notre système de partage des connaissances nous a permis d’embarquer de nouveaux employés et de procéder à des transferts en cas de maternité, même durant le confinement. Notre système a en effet rationalisé, stocké et partagé toutes les informations pertinentes.

14. Améliorations internes

Les employés disposent de toutes les informations nécessaires pour optimiser les méthodes, les outils et les techniques, ainsi que la liberté de questionner et d’améliorer leur utilisation.

15. Créer des experts

Lorsque l’expertise est partagée, elle améliore le niveau de la force de travail. Les employés peuvent mettre à profit leurs compétences et gagner en confiance, en réduisant le déficit de compétences et en élargissant la réserve de talents.

L’agilité est la clé

Il n’existe pas de solution unique en matière de partage des connaissances. Cela dit, les avantages du partage des connaissances sont profonds et peuvent changer la donne.

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