Partoo: Quand grandir de 50 à 400 collaborateurs impose de repenser sa gestion des connaissances
Partoo, entreprise française dynamique, accompagne les entreprises dans la maîtrise de leur présence en ligne et de leurs interactions clients. Leur solution logicielle de pointe permet aux entreprises de gérer efficacement leurs fiches locales, leurs avis clients et leur référencement local.
La plateforme Partoo aide les entreprises à améliorer leur visibilité dans les résultats de recherche locaux tout en renforçant leur réputation numérique. Leur mission tient en une phrase : « Nous aidons les entreprises à se rapprocher de leurs clients en s’adaptant au nouveau parcours d’achat, grâce à un produit simple. »
Pour soutenir cette ambition et leur croissance remarquable, Partoo a décidé de repenser entièrement ses outils et pratiques de gestion des connaissances. L’équipe avait besoin d’une approche nouvelle pour répondre aux besoins croissants de leurs collaborateurs.
Secteur d'activité
SaaS
Solution
Gestion des connaissances
Effectif
400 collaborateurs
Implantation
France (QG) avec une présence dans 150 pays
Le challenge à relever
Partoo cherchait une nouvelle solution de gestion des connaissances pour répondre aux besoins évolutifs de son équipe grandissante et dépasser les limites de son système existant.
L’entreprise utilisait jusqu’alors un wiki hébergé sur WordPress, conçu pour centraliser les connaissances et encourager le partage d’informations. Mais un problème majeur est apparu : la confiance dans le contenu s’était érodée. Les informations devenaient rapidement obsolètes, l’origine des contenus restait floue, les dates de publication manquaient, et les commentaires étaient difficiles d’accès.
Par ailleurs, mesurer et évaluer l’impact de leurs initiatives de gestion des connaissances représentait un véritable casse-tête administratif.
Face à ces obstacles, Partoo a pris conscience de l’importance d’un système de gestion des connaissances performant, capable de garantir la fiabilité, l’accessibilité et la mesure de l’efficacité de leurs actions de partage.
Approche globale et choix d'une solution complète
Partoo a adopté une démarche méthodique pour repenser sa gestion des connaissances, articulée autour de trois niveaux d’intervention :
- Au niveau des processus : définition de procédures et de directives claires pour la gestion des connaissances.
- Au niveau de la culture d’entreprise : développement d’un état d’esprit orienté partage de connaissances dans toute l’organisation.
- Au niveau de la vision : transmission et communication de cette approche à l’ensemble des équipes.
Pour identifier l’outil technologique le mieux adapté à cette stratégie, la Knowledge Manager de Partoo a mené une exploration minutieuse des différentes options, guidée par le principe « un outil, une mission ».
Quatre pistes distinctes ont été étudiées :
- Personnaliser WordPress avec une série de plugins
- Déployer une solution intranet
- Mettre en place une base de connaissances dédiée
- Explorer des outils combinant base de connaissances et fonctionnalités complémentaires
L’analyse a également porté sur les outils utilisés par d’autres scale-ups françaises confrontées à des défis de croissance similaires et partageant les mêmes ambitions.
Au terme de cette évaluation complète, l’équipe Partoo a choisi Elium comme nouvelle solution de gestion des connaissances.
L’ensemble de ces initiatives a été orchestré par une Knowledge Manager dédiée, pilote expérimentée de cette transformation d’envergure.
Ce qui a fait la différence
Recherche intelligente
Les fonctionnalités de recherche d’Elium rendent l’accès à l’information rapide et intuitif. Recherche avancée, filtres et suggestions automatiques permettent de localiser instantanément le bon contenu. Pour Partoo, obtenir des réponses fiables en quelques secondes était essentiel.
Gestion fine des accès
Chaque personne accède au bon niveau d’information. Cette flexibilité s’avère particulièrement précieuse pour une organisation en croissance comme Partoo, qui doit pouvoir adapter facilement les niveaux d’autorisation.
Dates de validité automatisées
Partoo souhaitait absolument indiquer des dates de validité sur ses articles pour rassurer les utilisateurs, notamment ceux en contact avec les clients. Elium automatise ce processus et envoie des rappels aux créateurs de contenu, garantissant des informations toujours actuelles.
Analytics de pilotage
Avec une équipe en pleine expansion et des besoins de connaissances accrus, mesurer les interactions avec le contenu devenait crucial. Les analyses d’Elium – contenu, utilisateur, espace et plateforme – sont accessibles en un clic.
Expertise reconnue du partenaire
Plus de 15 ans d’expérience auprès d’entreprises françaises et internationales, de L’Oréal à BNP Paribas en passant par Savencia. Cette expertise éprouvée a rassuré Partoo sur la solidité de la solution et sur la capacité d’Elium à les accompagner méthodologiquement, tant pour la mise en œuvre immédiate que pour l’expansion future de leur plateforme de connaissances.
« Beaucoup parlent de Notion et Confluence. Chez Partoo, nous avons choisi Elium pour gérer les connaissances de notre entreprise en croissance. Plus simple, mieux adapté à nos besoins. »
Thibault Renouf, CEO
Un déploiement méthodique
L’implémentation d’Elium chez Partoo s’est déroulée en plusieurs phases soigneusement orchestrées.
Phase pilote avec un noyau de contributeurs clé
Pour garantir le succès du projet, l'équipe a d'abord testé la solution auprès des contributeurs clés, récoltant leurs retours pour assurer l'adoption côté création de contenu.
Ouverture à un périmètre restreint
Lancement auprès d'un groupe d'utilisateurs restreint pour un déploiement rapide et une collecte de retours efficace. Formation des administrateurs, structuration des espaces, migration du contenu WordPress. Les équipes championnes (RH, Stratégie, Opérations, Support client) ont donné le coup d'envoi.
Déploiement global
Lancement pour l'ensemble des utilisateurs avec une stratégie marketing complète : logo dédié, raccourcis sur tous les postes, communication par email officielle, notifications Slack personnalisées, annonces en réunion plénière, gamification et affiches avec QR codes pour maximiser l'engagement.
Notre mantra chez Partoo était simple : donner accès à la bonne information, au bon moment, au bon endroit. Cette philosophie a guidé toute notre approche.
Célia Alessandri, ancienne Knowledge Manager Partoo, aujourd’hui consultante KM et responsable ProKnow Club
Des résultats tangibles
L’équipe Partoo avait défini des métriques précises, qualitatives et quantitatives, pour évaluer le succès du projet. Les résultats dépassent les attentes.
80 % des articles sont consultés
Le défi principal de Partoo – maintenir une base de connaissances fiable et à jour – a été relevé avec brio.
Grâce aux capacités d’Elium, le processus manuel chronophage a été remplacé par des mises à jour automatisées.
100% des utilisateurs connectés
Stimuler l’engagement était un objectif majeur.
L’interface intuitive d’Elium a facilité l’adoption : la totalité des collaborateurs utilise aujourd’hui la plateforme, preuve d’une appropriation réussie.
Collaboration renforcée
Les interactions entre utilisateurs revêtaient une importance capitale pour l’équipe Partoo.
Grâce aux fonctionnalités collaboratives d’Elium – likes, commentaires, partages – chaque collaborateur peut s’impliquer activement et faire entendre sa voix.
Popularité croissante de l'outil
L’adoption s’est révélée rapide et naturelle. Cette transformation est visible à travers plusieurs indicateurs : réflexe d’utilisation accru, intégration du wiki dans les présentations officielles, et partage spontané d’informations dans les conversations Slack. L’outil fait partie intégrante du quotidien des équipes.
Une architecture pensée pour l'entreprise
La plateforme de gestion des connaissances Partoo reflète parfaitement la structure organisationnelle et les besoins sectoriels spécifiques de l’entreprise.
Structure alignée sur l'organisation
Les espaces et groupes d’espaces correspondent à l’organisation actuelle de l’entreprise, rendant la navigation et l’accès parfaitement intuitifs. Cette architecture miroir facilite l’appropriation par les équipes et garantit une logique d’usage naturelle.
Espaces majoritairement publics, certains privés
Cette approche garantit l’accès de tous aux connaissances importantes tout en protégeant les informations sensibles. Elium propose des outils simples pour gérer et modifier les niveaux de confidentialité selon les besoins évolutifs de l’organisation.
Lecteurs et contributeurs clairement définis
Principe d’autonomie maîtrisée : accès en lecture pour tous, contribution pour les membres de chaque équipe/espace correspondant. Cette approche favorise la responsabilisation dans la documentation tout en maintenant la qualité et la pertinence des contenus.
Conclusions et perspectives
Partoo a réussi sa transformation numérique en matière de gestion des connaissances. Le choix d’Elium, appuyé par une méthodologie rigoureuse – tests approfondis, déploiement par phases, stratégie marketing soignée – a porté ses fruits.
Les résultats parlent d’eux-mêmes : hausse des consultations d’articles, connectivité utilisateur optimale, collaboration renforcée, popularité croissante de l’outil.
Cette plateforme structurée, alignée sur l’organisation de l’entreprise, concilie parfaitement accessibilité et confidentialité. Un atout décisif pour accompagner la croissance future de Partoo dans la gestion efficace de ses connaissances.
