04 Août
Dans nos bureaux hybrides et à distance de l’après-pandémie, les problèmes de communication en milieu de travail peuvent créer un environnement de travail négatif et coûter financièrement à votre organisation. Les équipes et les employés individuels ont différents styles de communication et ont besoin de différentes façons de partager et de collaborer. Lorsque les canaux appropriés font défaut, les employés peuvent se sentir exclus, non impliqués et non valorisés. Une mauvaise communication pourrait limiter vos employés dans leurs efforts pour aller au-delà de leurs responsabilités. Aujourd’hui, examinons la mauvaise communication en milieu de travail et découvrons comment nous pouvons résoudre ces problèmes de communication.
À quoi ressemble une mauvaise communication
Une mauvaise communication dans un cadre organisationnel est le manque de compréhension mutuelle de ce qui se passe entre collègues et au sein de l’entreprise. Il existe de nombreuses façons dont elle se manifeste, mais voici des exemples de mauvaise communication qui se cachent en plein jour :
- Un environnement de travail instable
- Un moral des employés bas
- Des échéances manquées
- De la confusion ou des conflits en milieu de travail
Une mauvaise communication se manifeste dans diverses situations au bureau. Bien que certaines puissent sembler cachées et d’autres plus faciles à repérer, elles peuvent démotiver vos employés, réduire le moral de l’entreprise, augmenter le roulement du personnel et finalement nuire à votre entreprise.
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Reformuler la bonne communication
Après la pandémie, les entreprises ont décidé de passer en mode télétravail en premier lieu ou ont adopté un modèle de travail hybride. La dépendance du lieu de travail moderne à l’égard des outils numériques a considérablement augmenté, avec une abondance de plateformes de collaboration. Certains utilisent la messagerie instantanée comme Slack, tandis que d’autres préfèrent l’email classique. Plusieurs se tournent vers les outils de gestion de projet, tandis que quelques-uns privilégient toujours les appels vidéo. Avec d’innombrables options, un outil reste un simple outil à moins qu’il n’y ait une stratégie de communication globale et une gestion de toutes ces informations en un seul endroit.
Une communication claire est plus importante que jamais. Les entreprises doivent s’assurer que leur flux de communication est rationalisé, structuré et automatiquement documenté pour que les connaissances critiques soient organisées et partagées de manière claire et efficace. Cela favorise la confiance et l’engagement parmi les employés, renforçant l’alignement et la collaboration au sein des équipes.
Quelles sont les causes des problèmes de communication en milieu de travail ?
La première étape pour résoudre les problèmes de communication en milieu de travail commence par reconnaître leurs causes profondes.
Barrières à une communication efficace
Dans les études de gestion, les barrières à la communication sont des difficultés lors du partage ou de la réception d’informations. Elles sont classées en quatre catégories et comprennent des exemples clairement applicables au lieu de travail moderne.
Barrières de codage
Ces obstacles se produisent lors de la transformation des informations en un message significatif, entravant une communication efficace.
- Lorsque le partage d’informations n’est pas adapté ou ajusté à son public cible, une rupture de communication est à prévoir. Reconnaître la connaissance du sujet par le destinataire et son rôle dans l’entreprise prépare l’expéditeur à composer un message réussi.
- Les différences dans les compétences et les styles de communication peuvent entraîner des frustrations parmi les employés et les équipes.
- Une connaissance insuffisante d’un sujet entraîne une confusion parmi le personnel.
- Une surcharge d’informations conduit à la fatigue de la communication. Lorsqu’une organisation communique trop d’informations de manière répétée, les messages importants se perdent tandis que les employés ignorent l’afflux massif d’informations.
Barrières de transmission
Il s’agit des perturbations qui entravent la transmission des informations.
- Les distractions physiques telles que les e-mails et rapports mal formatés ou une mauvaise connexion Internet lors d’un appel vidéo peuvent détruire la communication – le focus sur le message est perdu.
- Les différences linguistiques et culturelles peuvent entraîner une communication incomplète ou contradictoire. L’utilisation de jargon ou d’argot peut ne pas se traduire facilement pour ceux qui ne sont pas familiers.
- La préférence pour différents canaux ou plateformes de communication peut interrompre la communication ou créer des écarts de communication.
- Les longues chaînes ou fils de communication déforment et altèrent le message original.
Barrières de décodage
Lorsque l’information n’est pas traitée correctement à l’extrémité réceptrice, le cycle de communication peut s’arrêter complètement.
- Un manque d’intérêt d’un employé désengagé conduit à des informations incomplètes qui pourraient entraîner une mauvaise communication.
- L’absence de communication directe entre les membres d’une équipe à distance crée des écarts de communication qui engendrent des hypothèses et des malentendus.
- Les employés qui ne savent pas où chercher les informations collectées ou documentées causent des retards et des ruptures de communication.
Barrières de réponse
Lorsqu’une organisation ne crée pas d’espace sûr pour partager les préoccupations et les commentaires, il n’y a pas de cycle de communication.
- Lorsque les membres de l’équipe ont peur de s’exprimer, les informations et les idées sont retenues.
- Un retour d’information insuffisant et intempestif nuit à une bonne communication. Les performances des employés peuvent en souffrir lorsqu’ils sont laissés dans l’ignorance de ce qui est attendu d’eux.
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Principaux problèmes de communication en milieu de travail
Après avoir appris les barrières à la communication et pourquoi elles se produisent, voici les problèmes de communication auxquels il convient de prêter attention, surtout à mesure que le monde évolue vers un travail à distance et hybride plus important :
Incompréhensions provoquées par les styles de communication individuels
Les individus ont des styles et des niveaux de compétences en communication différents, ainsi que des préférences pour la communication verbale et écrite. Certains peuvent être très doués pour transmettre des idées verbalement et avoir besoin d’aide pour les mettre par écrit, ou vice versa. Lorsqu’il est nécessaire de documenter et de partager dans un style ou une compétence qui n’est pas leur point fort, certaines informations peuvent être perdues et causer confusion ou malentendu. Un exemple éloquent serait des courriels ou des rapports mal formatés pour les membres de l’équipe ayant besoin de compétences plus développées en rédaction. Il est devenu un défi d’aligner les employés sur un style organisationnel unique et une tonalité de communication.
Confusions liées aux différences de langue et de culture
À mesure que les organisations deviennent plus diversifiées et inclusives, il est devenu de la plus haute importance de s’assurer que tout le monde communique d’une manière que tout le monde peut comprendre. Le manque de contexte et de nuances, ainsi que l’utilisation d’expressions idiomatiques et de jargon, peuvent être une source de confusion et de mauvaise interprétation.
Fatigue due à la surcharge d’informations
La surcommunication peut être bénéfique, mais uniquement pour les superviseurs ou les gestionnaires qui doivent mobiliser des équipes réparties dans plusieurs endroits de manière adéquatement structurée. Cependant, pour un membre régulier de l’équipe, recevoir de nombreux messages sans rapport avec son travail conduit à un désengagement. À mesure que les employés perdent de l’intérêt, des informations cruciales sont également perdues.
Perte de temps précieux dans les messages empilés et non cohésifs
La régurgitation d’informations à travers des messages empilés et plusieurs canaux de communication gaspille du temps et des efforts, et néglige ce qui est essentiel. De plus, le message original ou les données sont modifiés. De plus, la communication éparse conduit à une connaissance de l’entreprise éparpillée. Les employés perdent du temps à rechercher les informations dont ils ont besoin, ce qui ajoute plus de retards au cycle de communication, voire provoque des ruptures.
Écarts de communication dus à la distance physique et aux fuseaux horaires variés
L’absence d’interaction personnelle régulière entre les membres d’une équipe situés dans différents fuseaux horaires peut entraîner une rupture de la communication, à moins que les équipes ne soient équipées des bons outils. Lorsque votre configuration de travail ne parvient pas à aligner vos équipes et ne parvient pas à maintenir l’engagement des employés, la communication en pâtit, tout comme votre performance et votre productivité.
Silo d’information
Lorsque la communication est toujours verticale et dirigée vers certaines personnes au sein d’une organisation, des silos se forment, limitant le partage et la communication de l’information. Ces silos d’information entraînent des problèmes de communication et de collaboration consécutifs.
Système de feedback fragmentaire et méprisant
Le manque de feedback significatif et opportun crée la confusion parmi les membres de l’équipe. Un superviseur qui n’autorise pas les questions ou les dialogues lors de la discussion des tâches conduit à des employés confus qui ont besoin de clarifications sur ce qu’ils doivent faire. Une organisation qui n’offre pas d’espace sûr aux membres de l’équipe pour exprimer leurs préoccupations ou partager des perspectives alternatives finit par passer à côté d’idées potentiellement formidables.
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Aborder les problèmes de communication en milieu de travail
Créez des modèles de communication et soyez cohérent
Les modèles sont un excellent moyen de simplifier et de standardiser la communication au sein d’une organisation. Quel que soit le style ou la compétence, vous donnez à vos équipes les moyens de partager les informations nécessaires tout en leur donnant la confiance qu’elles communiquent les détails corrects et envoient les mises à jour appropriées de la manière la plus efficace. Une plateforme de gestion des connaissances qui prend en charge et organise des modèles personnalisés est le moyen le plus simple de concevoir des processus de communication et d’aligner tout le monde sur un style typique qui minimise les malentendus.
Fournir du contenu multilingue et des glossaires de jargon
Un glossaire des termes professionnels et industriels contribue à réduire la confusion liée au langage familier et au jargon. Un autre moyen puissant serait de permettre un contenu multilingue et des traductions automatiques. Si votre entreprise utilise plus d’une langue et que vos équipes sont réparties dans différents pays, disposer d’un outil de partage des connaissances qui surmonte les barrières linguistiques permet aux employés de recevoir des informations dans leur langue préférée, où qu’ils se trouvent. Vous économisez ainsi beaucoup en réduisant les problèmes de communication, le temps et les efforts associés aux problèmes de traduction.
Simplifiez les flux de communication
Pour atténuer la fatigue liée à la surcharge d’informations causée par la surcommunication, une manière intelligente de procéder consiste à concevoir des flux de communication qui filtrent les messages pour les transmettre aux bonnes personnes au bon moment. De cette manière, personne n’envoie d’informations inutiles à quelqu’un qui n’en a pas besoin. Une bonne plateforme facilite l’intégration avec d’autres outils de communication numériques pour connecter et centraliser les interactions.
Fournir une expérience de recherche facile et puissante
En plus d’un flux de communication intelligent, une fonction de recherche permettant à tous les membres de votre entreprise de rechercher des informations et des documents précédemment partagés vous fait gagner beaucoup de temps et renforce votre efficacité. Un outil de partage des connaissances adapté vous permet de naviguer et de coordonner les informations provenant de communications éparpillées.
Centraliser les interactions et aligner les employés
La bonne approche peut synchroniser et aligner les équipes dans différents espaces et fuseaux horaires. L’outil numérique approprié permet une communication et des processus de travail significatifs et efficaces sans partager le même bureau. La clé réside dans la capacité à centraliser les interactions et à les lier aux documents et procédures pertinents qui préparent chaque membre de l’équipe à réussir individuellement.
Dissoudre les silos d’information
Une stratégie efficace pour contrer les silos d’information consiste à structurer une communication en cascade, où les canaux de communication sont intentionnels et les informations précises sont envoyées aux bonnes parties prenantes. Pendant ce temps, les informations sont automatiquement stockées dans un endroit central accessible à tous. Ce référentiel central de connaissances et de communication permet une intégration et une désintégration faciles. Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’entreprise, l’intégration est efficace et accélérée. Les employés peuvent transférer la propriété des connaissances à quelqu’un d’autre pour préserver des idées spécifiques et les maintenir en vie lorsqu’ils partent. Les connaissances de l’entreprise sont alors transversales, permettant à tous d’y accéder et de les améliorer au profit de l’organisation.
Fournir un espace de feedback positif
Maintenir un espace sûr ou encourager le partage de commentaires comble les écarts de communication et sert d’incubateur pour des idées alternatives et des solutions créatives. Un feedback opportun et constructif communique aux employés ce qu’ils font bien ou ce qu’ils doivent améliorer.
Instaurer une culture de confiance et améliorer votre communication
Les organisations qui n’ont pas de directives standard finissent généralement avec des employés manquant d’engagement. Sans attentes ni meilleures pratiques définies, les membres de l’équipe ne font aucun effort et envoient des rapports incomplets, des messages mal rédigés ou des courriels mal formatés. Il est fort probable que les mêmes employés finissent par désactiver leurs caméras et leurs microphones lors des réunions Zoom. Ce désengagement engendre une mauvaise collaboration et une main-d’œuvre peu enthousiaste.
Minimiser les malentendus et résoudre les problèmes de communication en milieu de travail sur tous les canaux encourage les employés à être pleinement informés et renforce la confiance en milieu de travail. Elium peut vous aider à atteindre cet objectif avec une plateforme de partage de connaissances dynamique axée sur une communication ouverte et forte qui favorise la connexion entre les employés et l’alignement sur les objectifs organisationnels.
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