Avant que le COVID-19 n’ait mis à l’arrêt la majeure partie du monde, de nombreuses entreprises n’avaient même pas envisagé de travailler à distance.

Celles qui n’ont pas pu s’adapter rapidement se sont vite retrouvées à bout de souffle. Beaucoup ne s’en sont d’ailleurs jamais remises. L’une des principales causes de cette situation est l’incapacité des collègues à communiquer et à partager leurs connaissances entre eux.

Chez Elium, nous savons à quel point le partage efficace des connaissances est crucial. Nous simplifions intrinsèquement le partage d’informations fiables, sensibles et critiques, ce qui peut faire la différence entre rester à flot et couler en temps de crise.

Voici l’histoire d’Elium.

Une communication forte dès le départ

Lorsque la pandémie a frappé, Elium était déjà bien équipé avec l’ensemble des outils nécessaires à l’accomplissement des tâches. Sans compter que nous avions une culture de travail bien définie et solidement ancrée.

En tant qu’entreprise qui conçoit des solutions de gestion des connaissances, nous avons l’habitude de communiquer de manière désynchronisée. Nous posons des questions rapides sur Slack, tandis que nos discussions plus approfondies ont lieu sur notre propre plateforme de partage des connaissances Elium. 

Un grand changement 

En regardant l’année écoulée, nous avons remarqué un changement dans l’utilisation de nos outils de communication. Depuis mars 2020, le nombre de messages publiés sur Elium et Slack a augmenté de manière impressionnante.

Le nombre de messages publiés sur Elium en 2020 est passé d’une vingtaine en février à 125 en juin.

Par rapport à la période pré-COVID, nous envoyons maintenant trois fois plus de messages via Slack.

En comparant les deux graphiques, vous pouvez vous apercevoir qu’avant le COVID, de nombreuses discussions et décisions étaient prises hors ligne. Mais lorsque la pandémie a frappé, les employés n’ont eu d’autre choix que de commencer à communiquer presque exclusivement via des plateformes de messagerie.

Un défi pour notre culture d’entreprise

Chez Elium, notre culture est faite de gentillesse, de convivialité, de partage et de transparence. L’une de nos plus grandes craintes était de perdre cette culture lorsque les gens ont commencé à travailler à domicile.

L’implication de l’environnement de travail à distance signifie que les collègues n’ont que des communications transactionnelles – ne discutant que de ce qui est pertinent par rapport à la tâche à accomplir.

Si cela permet de gagner en efficacité, cela peut aussi avoir des conséquences désastreuses.

La réalité de la pandémie du coronavirus est vite apparue : cette crise n’était pas prête de disparaître. En l’absence de conversations sans intérêt, les travailleurs à distance risquent de se sentir extrêmement seuls. 

Pourquoi ? Il s’avère que ces conversations rapides et aléatoires au travail sont en fait tout sauf dénuées de sens : Elles sont la colle qui relie les gens.

Préserver nos liens

Pour répondre à cela, nous avons pris quelques initiatives. Par exemple, nos réunions quotidiennes commencent 10 minutes plus tôt. Pendant ce temps, nous pouvons discuter de tout et de rien – de tout sauf du travail.

Depuis l’introduction de ce changement, petit mais significatif, tout le monde est présent pendant ces 10 minutes, pratiquement tous les jours. Cela peut sembler peu, mais cela fait une grande différence.

Nous avons également une session mensuelle appelée “Elium’s Got Talent”. Durant celle-ci, les gens partagent leurs passe-temps et leurs talents, dont beaucoup nous sont inconnus. Cela ouvre un nouveau canal de communication et aide à construire des relations durables.

Un changement dans notre façon de travailler 

Un manque de satisfaction chez les travailleurs étouffe généralement la motivation. C’est incroyablement risqué et finalement nuisible au bien-être de l’entreprise dans son ensemble.

Pour lutter contre ce phénomène et accroître l’engagement, nous avions mis en place un excellent système (avant COVID, bien sûr). Nous testions les prototypes et les fonctionnalités en direct avec nos collègues de travail. Cela se passait à peu près comme suit :

• Esquissez quelques maquettes.
• Levez-vous de votre bureau, promenez-vous dans l’espace de travail et repérez quelqu’un qui fait une pause dans la cuisine.
• Demandez-lui cinq minutes de son temps pour évaluer les maquettes.

La spontanéité de ce système était quelque chose que nous avons tous apprécié et dont nous avons bénéficié.

Les choses sont différentes aujourd’hui : nous devons inscrire une réunion dans l’agenda des gens. Cela signifie qu’il faut trouver un créneau, ce qui peut être immédiatement perçu comme une interruption ou une distraction de notre “vrai travail”.

Malgré cela, la programmation de ces sessions permet aux collègues de participer plus tôt à la phase de développement du produit, ce qui les fait se sentir plus impliqués et plus autonomes.

Maintenir notre élan grâce à Scrum

Juste avant la fermeture, nous avons commencé à intégrer la méthodologie Scrum, en mettant toute l’entreprise sur le même sprint.

Chaque département s’engageait à accomplir une série de tâches toutes les deux semaines. Les débuts étaient incertains et un peu désordonnés, mais en peu de temps, nous avons fait de grands progrès. 

Nous avons identifié des dépendances cachées entre les départements qui pouvaient être résolues. Cela a également montré la quantité de travail qui pouvait être accomplie dans cette période de temps, ce qui a facilité la planification réaliste à moyen terme.

C’est alors qu’est survenu le confinement en Belgique. Le gouvernement l’a annoncé à la fin d’une semaine pour le lundi suivant.

Pendant que d’autres se démenaient pour rester organisés, nous avons continué à travailler. Grâce à notre passage à la méthode de développement agile Scrum, tout s’est déroulé comme d’habitude. L’un des rares changements que nous avons dû faire est que nous avons commencé à tenir nos réunions sur Zoom plutôt qu’en face à face.

Il ne s’agit pas seulement de travail

Après quelques semaines de confinement, il était évident qu’Elium ne perdait pas en productivité. En fait, la productivité a explosé parce que les employés ne prenaient pas les pauses nécessaires – la productivité est importante, mais pas au détriment de l’épuisement des employés.

En gardant nos valeurs de partage et d’entraide à l’esprit, notre responsable RH et communication, Florence, a organisé une enquête rapide parmi les Eliumers et a recueilli les meilleures pratiques et habitudes à avoir. Elle a ensuite créé une Story sur notre propre plateforme Elium afin d’inspirer tout le monde afin de mieux organiser ses journées et surtout, à garder tout le monde en bonne santé mentale et physique à long terme.

La beauté du travail à distance

Fondamentalement, cette expérience nous a rendus plus forts et a renforcé notre confiance. Elle a également débloqué une nouvelle vision, une vision tournée vers l’avenir.

Serait-ce le chemin vers notre futur ? Certaines entreprises technologiques ont annoncé qu’elles ne retourneraient plus jamais dans leurs bureaux traditionnels.

Cela soulève la question : pourrions-nous faire de même ?

Cette pandémie nous a appris que chez Elium, nous pouvons non seulement nous adapter à une situation de travail à distance, mais que nous nous y épanouissons. Alors, comment avons-nous fait pour que cela fonctionne pour nous ? L’une des options est de commencer par le travail à distance.

Nous envisageons une reconfiguration de nos bureaux actuels. Les membres de l’équipe travailleraient à domicile, avec la possibilité de se réunir en personne, en face à face, dans des salles de création aménagées pour leur permettre de partager, de discuter et de collaborer quand ils en ont besoin.

Le pouvoir transformateur d’un grand partage des connaissances

Si nous avons appris quelque chose durant cette période perturbée, c’est que la communication et l’engagement des employés sont encore plus importants qu’avant et qu’ils permettent aux entreprises de travailler de la même manière que lorsqu’elles ne travaillaient pas à distance. 

Avec Elium, chaque membre de votre équipe se voit offrir la possibilité d’optimiser ses performances professionnelles grâce à des informations essentielles et des connaissances partagées. Vous ne voulez pas faire de compromis sur la satisfaction ou la performance de vos employés ? Avec Elium, vous n’avez pas à le faire. 

Vous voulez découvrir comment Elium peut préparer vos communications pour l’avenir ? Commencez dès aujourd’hui votre essai gratuit de 14 jours.