Cinq façons d’y arriver

La crise du COVID-19 nous a soudainement tous transformés en télétravailleurs !

Jusqu’il y a peu, vous vous retrouviez peut-être habituellement sur votre lieu de travail avec des centaines d’autres collègues ? Désormais, votre «lieu de travail» se compose de centaines de bureaux à domicile. Au lieu de nous rendre systématiquement tous les jours au bureau, nous travaillons depuis nos lits, nos tables de cuisine, nos abris de jardin… nous travaillons pendant les siestes et entre les sessions d’école pour nos enfants ou nos tâches ménagères.

Bien évidemment, ce n’est pas une situation idéal ! Mais prenons le temps d’un instant pour jeter un regard sur ceci :

Il y a quelques dizaines d’années, le confinement aurait vraiment eu raison de sa signification !

Entre-temps, n’est-il pas remarquable que bon nombre d’entre-nous continuent à travailler efficacement ?

Aujourd’hui, nous utilisons nos ordinateurs et téléphones portables pour assurer les connexions dont nous avons besoin – Vous savez-quoi ? Ca se passe plutôt bien !

Accrochez-vous – vous voulez dire un environnement de travail numérique ?

Fondamentalement, oui.

Les entreprises fonctionnent sur un réseau de technologies connectées aboutissant à une place centrale connectée de partage des connaissances pour les employés: un environnement de travail numérique.

Grâce à une transformation digitale des entreprises déjà bien entamées et une augmentation rapide de la croissance de la flexibilité au travail, de nombreuses entreprises sont entre-temps équipées d’infrastructure numérique – maintenant, elles utilisent ces plateformes pour prendre en charge les communications de crise et maintenir en vie un environnement de travail centralisé

En raison de son potentiel de réduction de l’empreinte carbone, de réduction des coûts de l’industrie et de création d’emplois plus accessibles, le travail à distance a longtemps été présenté comme une solution à une myriade de problèmes modernes. Comme toute personne habituée au travail à domicile vous le dira, la réalité est plus ambiguë et comprend également des difficultés de communication, des moments de solitude et des cauchemars de gestion du temps, qui sont uniquement atténués par un certain nombre de stratégies de communication et d’organisation.

Certaines études démontrent que la majorité des télétravailleurs citent les outils de communication numérique comme la clé du succès. Pour ceux qui n’ont pas l’habitude de travailler à domicile, il n’est peut-être pas aisé de savoir par où commencer.

C’est pourquoi, nous vous proposons de nous attarder sur comment chez Elium, nous faisons bouger les choses :

Soyez visuel

Personne ne contestera le fait qu’il y a une grande différence entre écouter la radio et regarder la télévision. Nous savons tous que toutes les communications ne sont pas verbales. Les réunions en face à face sont un élément essentiel du travail de nombreuses personnes. Théoriquement, les informations peuvent être transférées par e-mail et les conversations menées par téléphone, mais il est important de ne pas tomber dans l’écueil de simplement «téléphoner» lors de nos réunions de travail.

Psychologiquement, sortir de son pyjama et mettre ses habits pour se préparer à un appel vidéo est important pour être dans le bon état d’esprit!

Nos clients nous disent souvent que les outils vidéo s’avèrent essentiels pour la poursuite des réunions planifiées et l’entretien de ces, au combien, importantes relations humaines!

Pour ceux qui utilisent Microsoft Teams, leur groupe de travail peut être liée à leur espace Elium afin que chacun puisse se tenir informé de toutes les évolutions et les progrès liés à leurs activités.

Les petites choses

Toutes les communications ne sont pas semblables. Les choses que vous teniez pour acquises – une question rapide pour votre patron, vérifier quelque chose avec un collègue – impliquent maintenant un effort conscient. La rédaction d’un e-mail est assez lourde comparé à une petite pige auprès d’un collègue, qui sera plus immédiate. Il est donc nécessaire de chercher une alternative pour remplacer ses interactions moins formelles.

«Nous utilisons Slack», explique Diana, responsable de la communication chez VIVAQUA, «nous avons l’habitude de beaucoup nous parler, c’est donc pour nous un moyen important d’entrer rapidement en contact.» Diana a un groupe Slack composé de quatre collègues travaillant tous sur le même projet. Cela signifie qu’elle peut lancer un message rapide et il est immédiatement contextualisé sous une rubrique et vu par son groupe de base.

Check-in

Sans nos déplacements quotidiens et face aux diverses distractions auxquelles nous devons faire face à la maison, il peut être difficile de passer du mode domicile au mode travail.

Les télétravailleurs aguerris ont bien souvent une routine matinale. Cela peut être aussi simple qu’une courte promenade, un café sur le balcon ou une séance d’entraînement – tout ce qu’il faut pour entrer dans la «zone». Il est également utile de définir une heure pour vérifier vos e-mails et prendre des pauses-café – autrement, vous risquez de vous surprendre à vous spammer et rester camper près du réfrigérateur toute la journée!

Certaines entreprises ont un système de check-in et de check-out en ligne. “C’est un peu comme dire, je monte dans ma voiture pour aller au bureau et en revenir”, explique Nicolas, notre administrateur système chez Elium, “C’est comme le cérémonial qui nous permet de passer du mode travail au mode détente”.

Assurez-vous d’être présent dans l’environnement de travail numérique: s’il existe un système de check-in, faites en usage. Entrez en contact quotidiennement avec votre équipe et informez régulièrement vos collègues de l’évolution de vos travaux.

Centraliser

Une gestion efficace de l’information est la clé du succès de l’entreprise. Au cours de la dernière décennie, les technologies sur les lieux de travail ont rapidement évoluées et permettent de briser les silos d’informations et de créer un portail pour toutes les données et communications internes.

Le personnel étant désormais dispersé et plus restreint, les entreprises ont besoin d’un lieu central de connaissances, d’un système qui leur permet d’organiser, de numériser et de centraliser les ressources d’information ainsi que leurs informations importantes.

Alors qu’une plate-forme comme Elium permettait peut-être par le passé de donner un coup de pouce aux entreprises, elle est devenue soudainement avec la crise une pierre angulaire pour soutenir les équipes disséminées – Elium, a vu une augmentation de 70% de son utilisation par jour!

VIVAQUA a commencé à utiliser Elium en octobre dernier. Lorsque la pandémie Covid-19 s’est soudainement intensifiée, l’outil s’est avéré inestimable pour aligner toutes les équipes.

«Nous avons eu beaucoup de communications urgentes au début du confinement, pour mettre les choses en place pour travailler à domicile…», explique Diana, «l’outil nous est très précieux, à ce moment-ci.»

Étant donné que les utilisateurs d’Elium ont accès à tous les liens importants tels que les procédures de télétravail et les applications numériques utiles, les managers peuvent mettre à disposition de leurs équipes toutes les informations dont ils ont besoin, où qu’ils se trouvent.

Innover

La nécessité est la mère de l’invention ! Certains de nos clients utilisent nos solutions numériques de manière surprenante.

Chez l’assureur DAS Belgium, le personnel utilise un espace Elium comme helpdesk. Ils ont créé un modèle de «questions techniques» qui peut être partagé. Si un collègue a un problème technique à la maison, l’équipe informatique peut l’aider à le résoudre grâce aux informations captées de manière structurée à l’aide du modèle.

Nous n’avions pas conçu cet éditeur de modèles pour cette finalité, mais ce qui marche pour nos clients, marche évidemment pour nous!