01 Nov
Depuis la pandémie, les organisations ont constamment remixé les processus de travail et les opérations pour maintenir la productivité malgré le passage du lieu de travail à un modèle à distance. Lorsque tout le monde travaillait depuis chez soi pendant les confinements, il est devenu évident que notre dépendance à la communication en temps réel n’était qu’une illusion de structure et de visibilité. Les calendriers surchargés des réunions vidéo en ligne et l’urgence de répondre instantanément à chaque message à travers les fuseaux horaires n’ont laissé aucune place pour le travail réel, nous laissant tous épuisés.
À mesure que le bureau est passé d’un espace clos à quatre murs à une étendue mondiale non confinée, il est devenu clair qu’il faudrait plus que des réunions synchrones obligatoires pour gérer une équipe. Lorsqu’un membre d’une équipe à distance est censé tout laisser tomber pour participer à une séance de remue-méninges en vidéo ou répondre à des messages non urgents, le rythme pour se plonger dans un travail profond est toujours perturbé. Ce type de travail réactif crée un cycle d’improductivité, occupant les membres de l’équipe sans réel progrès sur leurs priorités principales.
Nous apprenons lentement à adapter le travail aux heures de productivité maximale de chaque personne, leur permettant de contrôler quand s’engager et dans quoi s’engager afin de concevoir leur meilleur moment pour un travail concentré et une collaboration. Cette approche asynchrone optimise l’efficacité personnelle et, lorsqu’elle est utilisée de manière stratégique, débloque la productivité globale de l’organisation.
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Qu’est-ce que la communication synchrone ?
Tout d’abord, apprenons ce qu’est la communication synchrone. Comme le suggère le mot, la communication synchrone implique une correspondance exacte dans le temps. Qu’il s’agisse en personne ou virtuellement, la communication synchrone a lieu entre deux personnes ou plus à un moment précis.
Les exemples courants incluent les réunions en personne, les appels téléphoniques, les visioconférences et les conversations directes en bureau. Dans des contextes à distance, nous pouvons également inclure les messages textuels en temps réel et les discussions sur Slack ou Microsoft Teams. La communication synchrone est idéale pour discuter de questions sensibles ou de projets confidentiels, fournir des évaluations critiques, remuer les idées, lancer des projets et gérer des crises en raison des réponses immédiates et des retours en temps réel.
Avantages vs inconvénients
La communication synchrone a été notre mode de communication par défaut et la façon la plus naturelle de communiquer en tant qu’êtres humains. La raison en est qu’elle offre l’opportunité d’interactions approfondies. Le simple fait de laisser de la place à l’équipe pour parler ensemble et en tant qu’individus, et d’offrir et de recevoir des retours avec une communication visuelle, permet d’atteindre des résolutions démocratiques en temps réel.
Cependant, la communication synchrone ne se traduit pas bien dans le travail à distance. Dans un bureau traditionnel, lorsque quelqu’un passe demander une question, il est facile de donner une réponse rapide et de retourner travailler grâce à la structure “formelle” contenue d’une cloison. Cependant, en travaillant à domicile et en recevant une notification inattendue, cela perturbe davantage la concentration, en particulier lorsque l’employé manque de compétences en gestion de soi. Comme elle privilégie la connexion à la productivité, les résultats sont généralement des réponses de moindre qualité lors de discussions plus longues au lieu d’une solution optimale et complète.
La communication synchrone peut entraîner des épuisements en raison de son accent sur les délais stricts et le temps de réponse urgent. Parmi les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires, cela peut perturber l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour ceux qui sont censés réagir à des heures indues simplement parce que le reste de leurs collègues travaille dans un autre fuseau horaire.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
En revanche, la communication asynchrone est simplement un échange qui ne se produit pas en temps réel. Au contraire, il se produit au moment qui convient à chaque employé individuellement.
La communication et la collaboration asynchrones peuvent être trouvées dans le partage de documents, les fils de courrier électronique, les systèmes de gestion de projets, les systèmes de gestion des connaissances, les forums, les tableaux blancs et carnets en ligne, les outils de capture ou d’enregistrement de médias, les captures d’écran, les vidéos pédagogiques, les wikis ou les guides de référence, et les applications de messagerie.
Ce type de communication permet des délais entre l’envoi d’un message et sa réception. Comme il n’y a pas d’urgence à répondre immédiatement, il est utile pour les collaborations impliquant des collègues dans différents fuseaux horaires, pour fournir du contexte avant une activité planifiée et pour documenter des tâches ou des concepts complexes afin de les utiliser comme référence ou ressource pour d’autres membres de l’équipe.
Avantages vs inconvénients
Sans dépendre de la messagerie et des réunions synchrones, la communication asynchrone offre beaucoup plus de flexibilité et moins de stress. Un membre de l’équipe peut effectuer son travail indépendamment de l’emplacement et du fuseau horaire, et à l’heure qui lui convient le mieux, ce qui se traduit par une meilleure productivité, un travail plus approfondi et des réponses réfléchies.
Cela dit, il y a aussi des inconvénients à prendre en compte. Parce qu’il n’y a pas de sens de l’immédiateté dans la correspondance, des retards peuvent survenir. De plus, les employés peuvent se sentir détachés et isolés lorsqu’ils collaborent principalement de manière asynchrone. Les notifications en cascade des mises à jour de projets peuvent sembler froides et conduire à des sentiments de déconnexion par rapport aux collègues.
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Meilleures pratiques de communication pour optimiser les équipes à distance
La connaissance des avantages et des inconvénients ci-dessus peut orienter votre organisation dans l’établissement de règles normalisées pour imposer la communication synchrone et asynchrone. Tenez compte des meilleures pratiques suivantes.
Meilleures pratiques de communication synchrone
Limitez les réunions à un petit groupe. Que la réunion ou la discussion soit en personne ou via une visioconférence, il est idéal d’avoir un petit nombre de participants qui comprennent leur rôle afin d’éviter toute confusion et de maintenir la concentration.
Enregistrez toutes les réunions. Enregistrer votre réunion est un moyen sûr de corroborer l’information et de clarifier les points. Avoir des enregistrements garantit que le contenu de la réunion ne se brouille pas et ne s’oublie pas avec le temps. C’est également un document pratique à partager avec des collègues qui n’ont pas pu assister.
Suivez un ordre du jour. Lors de réunions en personne ou en ligne, il est important de définir l’ordre du jour et ses objectifs. En suivant un ordre du jour, vous pouvez organiser une réunion productive sans passer trop de temps.
Identifiez les outils de communication synchrone. Spécifiez les outils à utiliser pour la collaboration synchrone et encouragez vos employés à se familiariser avec les fonctionnalités pour une interaction virtuelle plus efficace.
Envoyez des suivis. Après toute conversation synchrone, il est idéal d’envoyer un message de suivi rapide aux participants contenant les points clés et les résultats de la réunion. Cela vient en complément de la discussion et peut être envoyé par e-mail, message de chat de groupe ou comme mise à jour dans un logiciel de gestion de projet ou de gestion des connaissances.
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Meilleures pratiques de communication asynchrone
Communiquez de manière efficace en excédant les détails. En l’absence de mises à jour synchrones, une communication efficace des détails complets prévient les malentendus, maintient les informations clés claires et garantit leur compréhension. Communiquez clairement les attentes, les objectifs et les priorités.
Définissez les délais de réponse. Établissez des attentes claires qui donnent une structure pour les délais de réponse sur différents types de messages ou environnements de messagerie, afin que les employés puissent mieux gérer leur temps et leurs tâches. Par exemple, vous pouvez exiger que les membres de l’équipe répondent à un commentaire dans une plateforme de gestion des connaissances dans les 48 heures.
Fournissez un espace de ressources. Comme tout le monde s’adapte encore à la collaboration asynchrone, il serait judicieux de fournir un espace d’information où vos employés peuvent en apprendre davantage sur les outils asynchrones que l’entreprise utilise, y compris des documents de lecture, des vidéos et des guides de formation.
Autorisez la transparence et la découvrabilité. Rendre les fichiers, les documents, les mises à jour ou les processus accessibles à tous permet aux employés de trouver de nouvelles informations pertinentes pour leur travail actuel à leur propre rythme. L’ouverture aux commentaires ou aux messages permet également à chacun dans une équipe de consommer des informations supplémentaires, de poser des questions et de donner leur avis.
Désactivez les notifications. Utilisez des canaux asynchrones pour la communication asynchrone. Évitez de répondre immédiatement et d’attendre des réponses immédiates. Les messages asynchrones peuvent attendre, alors laissez-les attendre. Pendant ce temps, désactivez les notifications par e-mail, les chats et autres canaux asynchrones pendant les plages horaires de travail intensif et après les heures de travail. Allouez des plages horaires spécifiques au cours de la journée pour répondre à toutes les notifications afin de maximiser la productivité.
Trouver l’équilibre
Les équipes à distance les plus performantes alternent habilement entre la collaboration synchrone et asynchrone. Beaucoup d’activités synchrones peuvent être déplacées vers des canaux asynchrones, et beaucoup de travail asynchrone peuvent bénéficier d’apports synchrones. Selon Laurel Farrer, le travail devrait être organisé en trois catégories :
Synchrones et collaboratives. Il s’agit d’activités nécessitant des interactions en temps réel entre les collègues pour produire un résultat ensemble (évaluations de performance, construction de la confiance, remue-méninges).
Asynchrones et collaboratives. Communication asynchrone bidirectionnelle ouverte à travers des outils, des canaux, des tâches et des projets avec des mises à jour accessibles à tous pour l’échange d’informations et de retours (réunions de suivi).
Asynchrones et indépendantes. Messages destinés à ne pas avoir de réponse mais pouvant servir de références (mises à jour de statut routinières, informations pour votre information, wikis).
Outil de partage des connaissances en tant que colonne vertébrale de la communication efficace
La communication synchrone et asynchrone à distance dépend fortement d’outils en ligne. Il est impératif que les organisations soient intentionnelles quant aux applications à utiliser pour éviter le bruit de multiples canaux de communication.
Avoir une plateforme de partage des connaissances au cœur de votre organisation rend l’information facilement accessible et constitue une excellente colonne vertébrale à la fois pour la communication synchrone et asynchrone. Voici quelques façons dont le bon outil de partage des connaissances simplifie l’accès à l’information et la rend prête à être partagée avec vos collègues dès que quelqu’un en a besoin.
- Mettez la connaissance en contexte avec des blocs de contenu riches, des modèles prédéfinis, des liens intelligents et un contenu externe intégré, ou des téléchargements directs depuis le référentiel de fichiers de votre entreprise pour consulter des documents existants (Sharepoint, OneDrive, Google Drive).
- Trouvez les bonnes informations au bon moment grâce à des balises intelligentes qui structurent le contenu des connaissances autour de sujets prédéfinis et à une recherche entièrement indexée qui déniche la réponse appropriée à votre question, même si elle se trouve dans des fichiers intégrés.
- Ne manquez jamais les mises à jour importantes pour les sujets ciblés en les rendant visibles à des collègues spécifiques grâce à des cascades d’informations automatiques (par e-mail et sur des réseaux sociaux d’entreprise comme Slack et Teams).
- Permettez la collaboration avec vos collègues en les mentionnant pour obtenir des retours ou en les invitant à éditer un document ensemble.
Trouver le bon système de gestion des connaissances qui s’intègre à vos flux de communication vous préparera certainement au succès. Elium dispose de toutes ces fonctionnalités et plus encore.
Efficacité plutôt que communication constante
La communication synchrone et asynchrone ont leur place dans le contexte du bureau à distance. Comme nous l’avons appris, un système asynchrone est idéal pour un travail concentré et une production maximale. Il s’agit simplement d’utiliser un mélange d’outils qui peuvent combiner la communication synchrone et asynchrone de manière fluide pour un flux de travail optimisé.
Pour en savoir plus sur la manière de mettre en place un bureau à distance qui facilite à la fois la collaboration synchrone et asynchrone, téléchargez notre guide d’entreprise. Nous pouvons vous aider à trouver l’équilibre. Inscrivez-vous pour un essai gratuit ou demandez une démonstration aujourd’hui.
