Expérimenter vos scénarios sur un périmètre restreint

10 facteurs essentiels pour une mise en place d’une plateforme collaborative – 8/10

En plein coeur de la transformation digitale, la phase pilote joue un rôle clé dans la réussite d’un projet. Le cahier des charges rédigé, le choix des solutions effectué, l’expérimentation de scénarios sur un périmètre restreint est souvent conseillée. C’est d’ailleurs un fait observé chez le plupart de nos clients : les plate-formes les plus efficaces et profitables sont celles qui ont d’abord été élaborées lors d’une phase pilote.

L’entreprise ne peut choisir un outil uniquement sur base d’une simple démonstration de ses fonctionnalités ou de son coût. Elle doit prendre en considération les besoins de ses collaborateurs en vue de concevoir et développer les processus afin de faciliter la compréhension de la technologie choisie, de ses usages et de ses bénéfices par les utilisateurs finaux. C’est là qu’entre en jeu le pilote.

En quoi consiste un pilote ?

A la différence d’une maquette qui consiste en une première analyse des objectifs stratégiques et des besoins opérationnels en vue de créer une personnalisation visuelle de ce à quoi pourrait ressembler la future plate-forme, le pilote est l’opportunité de renforcer ou challenger la vision et les préconceptions.

Une plate-forme de test est mise à disposition de l’entreprise pour adresser les usages initialement imaginés (voire de nouveaux usages), comprendre les fonctionnalités et applications du dispositif, en mesurer la logique et le potentiel d’adoption. Cet environnement personnalisé donne souvent lieu à une transition immédiate et transparente vers un passage en production.

Mettre en place la phase pilote

La mise en oeuvre rapide de l’outil présente l’avantage pour l’entreprise d’en valider l’alignement stratégique, de découvrir en profondeur ses fonctionnalités et de vérifier que la plate-forme corresponde bien aux objectifs du projet avant de s’engager sur une collaboration à plus long terme avec l’éditeur.

En moyenne, un à trois mois suffisent à l’entreprise pour confirmer la bonne adéquation de la technologie. Durant cette période, il sera question de mesurer l’ergonomie de la plate-forme et sa capacité à répondre de manière efficace aux objectifs visés par l’organisation au travers de son projet de transformation. L’évaluation de son potentiel à effectuer de manière satisfaisante les actions pour lesquelles elle est dédiée permettra de redimensionner le projet en fonction des besoins utilisateurs exprimés par la suite.

L’éditeur travaille en étroite collaboration avec l’entreprise grâce à des réunions de travail mensuelles lors desquelles le mode de fonctionnement de l’entreprise en matière de gestion des connaissances est remis en question. Les flux d’informations sont analysés, facilités, voire optimisés pour aboutir à un schéma de fonctionnement simple, adopté par tous et à une structuration de l’information qui ait du sens. Ces flux sont retranscrits dans la plate-forme. Ces séances structurantes sont très vite suivies par une formation administrateur pour que l’équipe projet soit rapidement autonome et ait la gestion opérationnelle de la mise en place de l’outil.

Sélectionner un groupe pilote

Même si le pilote est un moyen de mieux préparer le déploiement à plus large échelle, d’en évaluer l’effort humain et d’identifier en amont les principales difficultés rencontrées, il a pour principal objectif l’appropriation de l’outil par l’ensemble des collaborateurs.

A cette fin, il est plus que conseillé de mettre sur pied un groupe pilote, composé de personnes aux profils et expériences divers et variés. Ce groupe ne doit pas être principalement constitué d’”early adopters” mais au contraire représenter de façon réaliste toute les populations. Il arrive parfois même que l’équipe projet découvre des profils au sein de l’entreprise qui semblaient à la base plus réfractaires vis-à-vis de la nouvelle technologie. Ils peuvent se révéler être de véritables ambassadeurs de l’outil lors de la phase de déploiement car ils en ont validé les concepts et se sont rendus compte qu’il apportait une réelle valeur ajoutée à la réalisation de leur travail quotidien.

Cette diversité des profils dans le groupe est également l’occasion de déceler les éventuels freins à l’utilisation de le plate-forme ainsi que les dysfonctionnements, de manière à mieux les anticiper et à favoriser ensuite l’adoption.

L’équipe projet centralise les retours durant la phase pilote

Quant à l’équipe projet, elle a pour rôle de récolter les remarques, commentaires et recommandations des premiers utilisateurs pour ajuster l’outil à la meilleure utilisation possible pour les collaborateurs. L’organisation de sessions de feedbacks, la mise en place de réunions, d’enquêtes et sondages, voire la simple rencontre à la machine à café sont tant de moyens préconisés pour capitaliser sur ces premières communautés. D’ailleurs, l’outil peut lui-même y contribuer. Par exemple chez un client, un espace dédié à la récolte de feedbacks a été créé durant la phase pilote afin d’encourager l’équipe pilote à partager leurs expériences de la plate-forme.

L’équipe projet va pouvoir ajuster les scénarios d’usage , la stratégie de déploiement et l’architecture en fonction des retours et comportements observés qui confirmaient ou infirmaient les hypothèses de lancement. Le pilote redynamise la réflexion pour déboucher sur une révision du plan de communication et une consolidation du plan d’animation pour accompagner de manière pragmatique le projet en phase de déploiement.

Rares sont les phases pilotes qui échouent. Bien au contraire, la démarche projet et le comité de pilotage s’en trouvent renforcés, les utilisateurs sont rassurés car leur implication est valorisée et ils disposent dès lors d’un outil véritablement adapté à leurs besoins, qui a déjà fait ses preuves sur un périmètre restreint.

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