Dédier une équipe interne au projet

10 facteurs essentiels pour une mise en place d’une plateforme collaborative – 2/10

Le succès de l’équipe interne au projet dépend de plusieurs paramètres: le nombre et la motivation des personnes qui la compose, leur diversité, le temps qu’ils peuvent dédier au projet ainsi que la reconnaissance du projet par leur hiérarchie notamment.

Composition de l’équipe

Les équipes pour la mise en place d’une plateforme collaborative que nous avons accompagné ayant le plus de facilité étaient composées de minimum 2 personnes et maximum 4-5 personnes. Ne laissez pas tout reposer sur une seule personne car la charge peut être lourde en terme d’expertise et de temps et peut être problématique lorsqu’aucun remplacement n’est possible. Lorsque les équipes projets sont de taille importante, il est primordial d’être attentif à l’alignement de toutes les parties prenantes pour avancer au rythme souhaité.

Il est absolument clé que les membres de l’équipe soient motivés par le projet car ils vont avoir des rôles de porte-parole pour le reste de l’organisation. Plus l’équipe est hétérogène, plus leurs réseaux personnels vont leur permettre de toucher de personnes dans l’organisation. Ils seront les instigateurs du changement culturel nécessaire à l’adoption la plus massive et génératrice de succès de la plate-forme.

Diversité

La diversité de l’équipe projet est essentielle pour le succès de la mise en place de la plate-forme. En effet, les domaines d’expertise et les départements d’origine des participants incite à une approche pluri-disciplinaire, conduisant à une meilleure compréhension des besoins organisationnels et à une mise en place alignée avec la culture de l’entreprise.

Le département à l’origine du projet donne d’emblée une orientation au projet. L’énergie ne va pas être déployée sur les mêmes problématiques. Par exemple:

  • IT: approche très technologique, inquiétude sur la sécurité et la compatibilité de l’outil, peu d’inquiétude quant à l’engagement et à l’adhésion des utilisateurs. La communication aura tendance à mettre davantage l’accent sur la mise à disposition d’un nouvel outil que sur les changements d’usages et de pratiques
  • Communication: beaucoup d’effort mis sur la communication de l’initiative, messages clés bien diffusés et forte attention à l’engagement des utilisateurs, peut manquer de structure et/ou de solutions pour les freins technologiques
  • Veille: importance accordée à la gestion documentaire et au partage de l’information, tendance à être trop structuré et à ne pas répondre aux véritables besoins des utilisateurs (taxonomie très étoffée, détails des fonctionnalités avancées d’archivage, de recherche avancée, etc.)

Les équipes les plus fonctionnelles sont celles qui réussissent à mélanger ces différents profils (pair composée d’un responsable KM avec un responsable communication ou pair composée d’un IT avec un responsable communication ou une équipe de veille avec un IT, etc.)

Temps

Le temps à dédier pour la mise en place d’une plate-forme collaborative dépend de plusieurs paramètres tels que le périmètre du projet, de la taille de l’organisation et de la maturité des comportements collaboratifs. Il est possible d’accélérer la mise en place grâce à une prise de conscience stratégique, à un engagement de la direction, une analyse des besoins en profondeur et une réflexion détaillée autour de la gouvernance (quel contenu dans quel espace, quelle règle pour qui, quelle taxonomie autour de l’information, etc.).

La mise en place de plate-forme avec l’équipe de projet prend habituellement entre 3 à 6 mois. Même si cette équipe ne dispose pas toujours de ressources dédiées à plein temps, il est essentiel que les rôles et le temps alloué des membres soient reconnus par la hiérarchie afin de maximiser les chances de succès. Une technique ayant fait ses preuve consiste à dédier un temps établi chaque semaine au projet avec régularité.

Si les besoins sont clairs et que la maturité du projet est là, en estimation large, nous estimons à 1-1,5 jour/homme par semaine l’investissement pour une équipe projet de 2 personnes (un peu moins par personnes si elle est composée de 3 ou 4 personnes) pendant les 6 premiers mois pour des projets de grande envergure. Pour des projets aux périmètres restreints, 1 J/H sur 3 mois est suffisant. Ceci inclut la mise en place de la plate-forme, sa préparation et les décisions importantes qui doivent être prises en concertation (réunion stratégique, etc.). L’exercice peut prendre beaucoup plus de temps si l’analyse des besoins est à refaire, si le périmètre est à redéfinir, si l’IT est opposé à ce projet, si les efforts en terme de communication doivent être gérés par l’équipe, etc.

Enfin, la mise en place d’une plateforme collaborative est souvent considérée comme un projet avec un début, un milieu et une fin alors que la maintenance et l’animation de cet espace vont rester une mission constante. Prévoir des ressources sur la durée sera un des facteurs déterminant du succès de la plate-forme sur le long terme.

Reconnaissance

Les plateformes de collaboration sont souvent vendues comme facile d’accès, technologiquement abordable avec une interface utilisateur simple. Les équipes projets tendent à sous-estimer les obstacles en interne lié au changement des habitudes de travail et la création de nouveaux usages initiés par un changement d’outil. Ces activités sont chronophages et nécessitent une énergie particulière. Le succès de la démarche dépendra donc de la reconnaissance de l’équipe projet par le reste de l’organisation, favorisée par la facilitation de leurs démarches par la direction.

Nos autres facteurs