Prendre en compte l'environnement technologique

Prendre en compte l’environnement technologique

Etat des lieux de votre organisation

A moins de lancer un projet entrepreneurial, il est fort à parier que votre environnement de travail est déjà constitué de plusieurs solutions informatiques (IT) répondant à des différents besoins métier. Certaines dont vous avez connaissance, d’autres pas.

Certaines d’entre elles sont peut-être des vestiges de technologies performantes en leur temps (e.g. IBM Lotus Notes, logiciels de GED, forums, intranets traditionnels), mais aujourd’hui vouées à disparaître ou à se transformer. Cela peut représenter des gains de coûts parfois cachés et non-négligeables.

Des plateformes plus modernes sont peut-être quant à elles déjà déployées en Software-as-a-Service (SaaS) et offrent une rapidité de mise en oeuvre et des caractéristiques proches des besoins-clé que vous avez pu identifier au préalable.

Quelques questions-clé qui vous feront avancer :

• Quel écosystème technologique mon entreprise privilégie-t-elle ?
  Google, Microsoft, IBM, Apple ou autre?

• Quelles sont les différentes familles solutions existantes ?
  En matière de communication (intranet, e-mail, chat), documentaires (SharePoint, Documentum, Lotus Notes, arborescences partagées, etc.), communautaires (Yammer, Jive, etc.), ou métiers (Salesforce, HubSpot comme CRM, Odoo comme ERP, outils de collecte de veille, etc.) déjà présentes dans mon entreprise? Comment sont-elles utilisées et par qui?

• Certaines de ces plateformes ont-elles vocation à être remplacées?
  Dans ce cas-ci, il convient d’en approfondir les utilisations actuelles pour identifier s’ils peuvent être

• Certaines de ces plateformes sont-elles vouées à coexister?
  Dans ce cas-là, il est essentiel d’illustrer des intégrations pertinentes au travers de scénarios concrets et qui apportent de la valeur.

Un exemple de tableau d’état des lieux:

Une forme alternative consiste à réaliser un mindmap de toutes les solutions et d’y relier les usages propres à chacun. Cela permet par la suite de se rendre compte visuellement de l’étendue de l’offre, et éventuellement de rassembler en “bulles” ou en “clusters” pour remplacer certains outils ou pour trouver un bon positionnement pour la nouvelle solution.

L’importance d’une gouvernance IT équilibrée

Offrir à l’ensemble de ses collaborateurs un portefeuille équilibré de services aussi simples d’utilisation, que performants, évolutifs, sécurisés et maitrisables en terme de coût ou de gestion, voilà le rêve de toute direction informatique. Seulement la réalité est loin d’être aussi simple pour de nombreuses raisons technologiques, humaines, financières, etc.

“Je rêve de pouvoir utiliser des solutions aussi simples, agréables et efficaces au travail que celles de mon quotidien (et souvent gratuites) à la maison.”

D’un côté, il est essentiel d’entendre ces questions de gouvernance qui se veulent assurer la cohérence, la sécurité et l’intégrité de l’ensemble du socle technologique dont la direction informatique (DSI) est garante. Le phénomène de shadow IT est bien réel à l’heure de la mobilité et du BYOD, d’une accessibilité en un clic à de nombreux services gratuits qui nous facilitent notre quotidien, mais dont les risques sont difficilement évaluables par les métiers.

D’un autre côté, il faut garder à l’esprit que les technologies digitales et l’informatique sont au service des métiers et de la performance de l’entreprise. Elles doivent idéalement agir en tant que facilitateur et catalyseur. Une excellente pratique observée chez nos clients est celle de pratiquer une culture du droit à l’expérimentation et du droit à l’erreur

En SaaS, il est aisé et rapide de mener des projets pilote ayant pour objectif d’illustrer la valeur ajoutée (ainsi que la sécurité) d’un nouveau service sur un périmètre restreint. Servir de terrain d’innovation peut présenter un intérêt fort pour l’IT pouvant venir ensuite inspirer des initiatives plus globales – pour autant qu’une proximité et une relation de confiance rythment le projet et reflète un juste équilibre.

Voici quelques questions qui vous aideront à anticiper vos échanges avec l’informatique:

• Quel est le processus ou qui sont les équipes impliquées dans le choix d’une solution IT dans mon entreprise? Comment les choix passés ont-ils été effectués? Mon département achat et juridique dispose-t-il de recommandations?
• Existe-t-il une charte de critères à respecter telle une grille de solutions acceptées en fonction de leur degré de confidentialité? (SaaS, sur-site, etc.)
• Notre informatique dispose-t-elle d’un service de “single-sign-on” (SSO) permettant de gérer la sécurité des accès à une solution SaaS et l’absence de besoin de login/mot de passe pour les utilisateurs?
• Quel niveau de transparence mon fournisseur SaaS donne-t-il sur son infrastructure, sur la localisation de mes données, sur leur restitution si je souhaite arrêter notre projet? Quelle est son expérience à gérer des niveaux de confidentialité ou de criticité similaires?