25 Jan
La transition digitale des entreprises a apporté de nouveaux outils, une modification des organisations et une plus grande mobilité des collaborateurs. Mais si la mise en place des outils digitaux est relativement rapide, le changement induit par leur utilisation ne l’est pas.
La rapidité de l’innovation pousse à une prolifération d’outils dont la gouvernance reste floue et dont les usages et bonnes pratiques ne sont pas clairement définis, avec pour conséquence une sur-sollicitation des usagers et une déperdition de la connaissance.
Le choix d’un outil de gestion de la connaissance et l’accompagnement au changement est un enjeu principalement humain. Au-delà du calcul d’un ROI, il y a toute la dimension immatérielle du capital intellectuel qu’il faut valoriser.
Instaurer une culture du partage de la connaissance pour gagner en productivité
Instaurer une culture du partage des connaissances dans une organisation, c’est faciliter et promouvoir les bonnes pratiques de transmission des informations et du savoir-faire en
- identifiant les différents média de transmission, digitaux et analogues, en fonction des objectifs à atteindre
- organisant les flux d’information, descendante, ascendante, formelle et informelle en fonction des cibles et de leurs besoins
- contextualisant la connaissance dans des écosystèmes pour encourager le dialogue et la collaboration
- mettant à disposition les bons outils en fonction des usages.L’expérience et les savoir-faire sont ainsi partagés au profit de tous, permettant une plus grande réactivité. Les connaissances présentes dans l’entreprise sont valorisées et sécurisées indépendamment de qui les porte, elles sont immédiatement disponibles pour optimiser le temps de recherche et de formation, permettant à chacun d’exceller dans ce qu’il fait de mieux, son métier.
En identifiant un point de rencontre unique avec une approche collaborative et dynamique de la connaissance, on instaure un système d’amélioration continue et autonome par l’échange de retours d’expérience. Les experts deviennent des modérateurs et ne partagent leurs connaissances qu’une seule fois pour le bénéfice de tous.
L’autonomisation du partage des connaissances permet la valorisation des connaissances individuelles et une responsabilisation dans la façon dont on partage les informations de l’organisation. En d’autres termes, la culture de partage de la connaissance, contribue à plus d’engagement des collaborateurs dans la réussite des objectifs de l’entreprise.
Choisir les bons outils pour capitaliser sur les connaissances
La transition digitale pousse les entreprises à se réorganiser. Les structures jusque-là pyramidales deviennent horizontales et les outils digitaux deviennent de plus en plus transversaux, poussant à leur rationalisation ainsi qu’à la mise en place d’une gouvernance informatique claire.
Outil générique vs. outils spécifiques
Le choix des outils de partage de la connaissance ne se fait donc plus uniquement par « métier », mais par type d’usage. Leur transversalité permet d’éviter la déperdition de contenus, de promouvoir la collaboration transversale et de capitaliser sur les connaissances.
Si la collaboration fait partie d’une culture de partage des connaissances, les outils facilitant cette dernière ne sont cependant pas des outils de gestion de projet. Les contenus à capitaliser sont ceux qui sont destinés à être retrouvés et réutilisés.
Contenus émotionnels vs. contenus pratiques
Les outils de partage des connaissances s’inspirent des applications que nous utilisons tous au quotidien, tant dans leur ergonomie que dans les fonctionnalités qu’elles offrent, ce qui facilite grandement leur adoption.
Les interfaces sociales apportent plus de convivialité dans la façon de travailler, fédèrent et encouragent le partage et la collaboration. Ces outils n’en demeurent pas moins des outils professionnels qui doivent répondre à des objectifs de productivité et de rentabilité. En codifier l’utilisation permet de préserver leur efficacité et leur pérennité.
Arborescence vs. structuration matricielle des contenus
Alors que l’arborescence hiérarchique traditionnelle se prête parfaitement à des contenus très techniques et peu collaboratifs, elle devient ingérable lorsqu’on a affaire à des milliers de contenus internes et externes de veille collaborative. Dans ce cas, la base de connaissances est plutôt structurée par sujet, ou story, et accessible à tous facilement par recherche thématique ou par mots clés.
La capitalisation des connaissances, un avantage compétitif
Étant donné la rapidité avec laquelle les attentes des clients et le paysage concurrentiel évoluent, être capable de proposer la bonne information à la bonne personne au bon moment est plus critique que jamais.
Une stratégie efficace de gestion des connaissances permet une culture d’amélioration continue qui place l’entreprise à l’avant-garde des tendances et des innovations et lui permet de garder une longueur d’avance sur ses concurrents en anticipant les attentes de ses clients.
En matière de capitalisation des connaissances, le vrai avantage compétitif demeure les hommes et des femmes qui ont la connaissance. Gérer la connaissance, c’est valoriser les talents, encourager l’autonomie et la responsabilisation dans des organisations plus horizontales et par là favoriser la rétention.
