Conduire une campagne de communication interne ciblée

10 facteurs essentiels pour une mise en place d’une plateforme collaborative – 9/10

Le succès d’une plateforme de collaboration et son taux d’engagement sont directement liés à la mise en oeuvre d’une stratégie de communication avant, pendant et après le lancement.

Cibler les messages en fonction des interlocuteurs choisis

Commencez par identifier les différents interlocuteurs pour la mise en place de la plateforme. A qui la communication va elle-être destinée ? Uniquement les collaborateurs d’une région géographique particulière ? Un département particulier ? Un niveau hiérarchique ?

Ensuite, définissez le message à communiquer en fonction de la cible. Quel usage doit être mis en avant pour le groupe de personnes sélectionné? Souhaitez-vous promouvoir certaines actions sur la plateforme? Des nouveaux processus à mettre en place ou uniquement un changement d’outil?

Par exemple, MSLGROUP a introduit un aspect de “Gamification”, la mission de la première connexion avait pour but de découvrir les talents cachés des membres du conseil d’administration. Avec des affiches savamment illustrées et subtiles, plusieurs profils étaient ainsi à retrouver sur la plateforme. En rupture avec la communication traditionnelle, ces “teasers” ont fait transparaitre avec humour une utilisation centrale de la plateforme: retrouver facilement des expertises.​

Privilégier la communication à travers plusieurs canaux

Une communication qui allie communication en ligne et communication hors ligne multiplie les chances d’atteindre sa cible.

Informez les collaborateurs du projet, de son avancée afin de créer un réelle prise de conscience. Le projet peut être présenté brièvement lors de nombreuses réunions générales et de courtes réunions peuvent être organisées pour parler du projet, faciliter des sessions de Questions/Réponses et de récolter les feedbacks. Une newsletter récurrente sur ce thème uniquement avec des exemples de tâches pouvant être effectuées sur la plateforme, des petites vidéos peut venir supporter l’initiative.

Le jour du lancement, faites-le savoir! Chez MSLGROUP, des cupcakes ont été placés sur les bureaux des collaborateurs avec un slogan signalant de prendre le temps de se connecter sur la plateforme pendant la pause café. Difficile à éviter!
En sélectionnant différents canaux et en alternant les messages, une curiosité et répétition s’installent et se sont révélées une stratégie payante chez nos clients.​

Mettre l’accent sur un usage particulier de la plateforme

Pour insuffler de nouveaux comportements, il faut créer des nouvelles habitudes; et c’est en général là où le bât blesse. Sélectionner un usage clé (ou une famille d’usage) facilite la focalisation de l’attention des collaborateurs. En commençant par changer un seul mécanisme (et non 25 d’un coup), en mettant en avant le manque que la plateforme comble et la réelle valeur ajoutée, l’adoption de l’outil est favorisée car les collaborateurs ne se sentent pas submergés.

MSLGROUP a mis l’accent sur la recherche car c’est une fonctionnalité de base qui remplit un des objectifs premiers de la plateforme: donner accès aux études de cas réalisées par d’autres collaborateurs du groupe. En levant ainsi le voile sur les mines d’or de connaissances “endormies” sur des disques durs ou dans les messageries individuelles, MSL a mis l’accent sur la transparence. Incitant ainsi ses collaborateurs à partager, à contribuer et à créer une base de connaissance globale, le groupe stimule l’échange et l’innovation future.

Enfin, il est essentiel de garder en tête que la communication est un travail de longue haleine et doit être fait avant, pendant et après le lancement du projet. La communication suivant le lancement de la plateforme repose en partie sur les animateurs. C’est eux qui serviront de points de contact, faciliteront les échanges et seront les relais de la communication.

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