19 Juil
Lors de la mise en place d’un projet de connaissance collaborative, l’analyse des besoins et des craintes de l’organisation permet d’éviter le développement d’usages qui ne font partie d’aucune problématique. Très vite, notre objectif commun sera de centrer nos efforts pour dégager rapidement de la valeur ajoutée et augmenter la probabilité d’une adoption forte dès le début. Pour assurer un démarrage de projet avec succès, plusieurs facteurs entrent en jeu : le contexte dans lequel s’inscrit votre future plate-forme, l’alignement entre les différentes parties prenantes et le niveau de maturité du partage de connaissances dans l’organisation.
Le contexte de l’organisation
Après plusieurs années d’expérience dans l’implémentation de plate-formes collaboratives, nous avons constaté à quel point la compréhension du contexte en début d’activité est cruciale pour le succès du projet. C’est souvent lorsque cette compréhension est mutuelle entre les membres de l’équipe projet, entre l’équipe projet et l’équipe Customer Success d’Elium que le déroulement de la plate-forme se passe au mieux. Parmi les éléments faisant partie du contexte, nous sommes particulièrement sensibles à la structure et la culture organisationnelle, aux sponsors à l’origine du projet, aux habitudes de travail ainsi qu’aux questions de confidentialité.
Par exemple, si les consultants d’une entreprise sont très souvent hors du bureau et qu’ils mettent énormément de temps à trouver la connaissance existante sur le client et les documents de référence, cet élément devra être précieusement conservé en texte lors de la conception de l’accès aux informations et dans la campagne de communication. Autre exemple, si de nombreux échecs ont été vécus avec la mise en place d’un outil précédent, il sera important d’en comprendre les causes afin de ne pas reproduire les mêmes erreurs.
L’alignement des parties prenantes
Il y a souvent un manque d’alignement entre l’équipe de vente du projet et l’équipe d’implémentation. En effet, les éléments constituant la genèse du projet ont parfois été rédigés par une équipe qui a traité le processus d’avant-vente ou par une personne tierce. Aussi, il n’est pas rare que plusieurs mois s’écoulent entre le démarrage du processus de vente où tout semblait aligné et le début de la préparation de la plate-forme avec l’équipe projet. Un manque d’alignement a pour potentielles conséquences de ralentir la mise en place du projet, créer des tensions au sein de l’équipe, créer une plate-forme ne correspondant pas aux besoins.
Il arrive notamment que les visions divergent. Une équipe projet verra en Elium un outil parfait pour remplacer le système de gestion documentaire vieillissant. Cependant, l’équipe dirigeante y verra plutôt l’occasion d’induire des comportements plus collaboratifs. L’IT, quant à lui, planchera sur une solution intégrée qui sera proposée aux collaborateurs. Dans ce cas, il est primordial d’avoir un alignement complet sur la stratégie de déploiement tant en interne qu’avec l’équipe de support.
Niveau de maturité du partage de connaissance
Il est essentiel de considérer le niveau de partage de connaissance de l’organisation avant d’entamer la mise en place d’une plate-forme. Une évaluation des flux d’informations entre les différentes parties de l’organisation, une vue d’ensemble des outils technologiques existants, une compréhension détaillée des besoins, des usages et des objectifs sont des activités essentielles à effectuer en amont de la réalisation du projet. En effet, plus l’évaluation est détaillée et conforme à la réalité, plus le projet a de chance de succès.
Par exemple, s’il y a énormément d’échanges entre le département marketing et le département commercial mais qu’aucun endroit centralisé ne leur est offert pour échanger, que les emails ne permettent pas de capitaliser l’information et que beaucoup de temps est perdu à rechercher l’information, ce scenario précis qui pourra rapidement apporter de la valeur au projet et aider les fonctions ciblées.
Questionnaire d’évaluation
La mission de notre équipe Customer Success est de construire une plate-forme collaborative correspondant aux besoins des clients afin qu’elle soit utilisée à sa pleine capacité. Nous avons imaginé un questionnaire qui pousse les chefs de projet à se poser les bonnes questions et à entamer les bonnes réflexions. Ce questionnaire d’une vingtaine de questions est envoyé quelques semaines avant la première rencontre.
En le complétant, l’équipe projet va:
- prendre le temps de récapituler et formaliser brièvement le projet et son contexte
- poser les bonnes questions aux personnes les plus susceptibles d’y répondre
être alignée sur le diagnostic de la situation, les besoins et les objectifs - disposer d’un document formalisé des éléments de base du projet facilitant l’implication de la direction
- rentrer dans le vif du sujet plus rapidement dès notre première rencontre; nos réunions futures seront plus efficaces
Evidemment, un questionnaire ne peut expliciter toutes les subtilités et difficultés qui pourraient survenir durant un projet. Il est suivi d’une session de kick-off qui vise à approfondir les réponses, à aller plus loin dans la réflexion grâce à des outils et des exercices plus spécifiques.
7 questions pour évaluer votre organisation
Etes-vous prêt à mettre en place une plate-forme de partage de connaissances ?
Découvrez-le grâce aux 7 premières questions du questionnaire:
- Quels besoins vont être adressés par cette plate-forme?
- Quelle est la priorité ressentie sur ces besoins par les collaborateurs et par le management?
- Pouvez-vous décrire minimum 5 scenari d’usages que vous envisagez sur cette plate-forme?
- Quels sont les objectifs de votre projet à court, moyen et long terme?
- Comment s’articule la solution KP avec les solutions existantes? Quel est le positionnement de ce nouvel outil par rapport aux outils composant le paysage technologique actuel?
- Quelles informations entrantes, internes et sortantes sont nécessaires à l’exercice de l’activité principale?
- Quels groupes cibles sont concernés par ces informations, les produisent ou les utilisent au quotidien?
Si les réponses vous ont paru faciles à formaliser et à rédiger, votre démarche collaborative est en bonne voie, n’hésitez pas à en discuter avec nous !
Si par contre, les réponses ne vous paraissent pas naturelles, nous avons créé un outil qui peut vous guider dans la compréhension de vos usages et cartographier vos flux d’informations de manière globale, pour en savoir plus, découvrez le Knowledge Sharing Canvas.
