7 stratégies pour développer le partage des connaissances dans votre organisation

La connaissance est devenue le premier avantage concurrentiel d’une entreprise. Le travail à distance et hybride a rendu son partage plus difficile : ce qui passait d’un bureau à l’autre doit désormais passer par un système. Il faut donc un système qui apporte la bonne information à la bonne personne, pendant qu’elle compte encore.

Les organisations qui valorisent et utilisent la connaissance en tant que ressource importante sont plus productives et dépensent moins pour fonctionner. Une partie intégrante de la gestion des connaissances est le partage des connaissances. Le partage des connaissances permet d’accéder aux connaissances et de les rendre utilisables au sein et entre les organisations. Les bénéfices concrets sont documentés, études à l’appui.

Étant donné que la connaissance n’est pas quelque chose de tangible, la transférer d’une source à un destinataire n’est pas si simple. Il n’existe pas de modèle simple permettant de capturer et de partager les différents types de connaissances disponibles. Cependant, des chercheurs ont étudié et indexé les facteurs sociaux, organisationnels et technologiques qui encouragent le partage des connaissances. Une étude retient cinq facteurs : la nature des tâches, la culture, les relations entre collègues, le goût d’apprendre et les outils.

Comment développer le partage des connaissances au travail

Dans le contexte d’une organisation et du lieu de travail, les ressources en connaissances sont ce qui permet aux employés d’accomplir des tâches et d’atteindre des objectifs. Un employé doit posséder des connaissances spécifiques pour exécuter une tâche conformément aux spécifications de l’organisation. Pour chaque employé ayant besoin d’acquérir des connaissances distinctes, il existe un employé disposé à transmettre ce qu’il sait. Le partage, c’est deux mouvements qui se répondent : quelqu’un cherche, quelqu’un transmet. Toute la suite de cet article porte sur ce qui déclenche l’un et l’autre.

1. Développer une habitude d’apprentissage continu

Faites de la curiosité une habitude au bureau : l’apprentissage continu suit. Ceux qui apprennent d’eux-mêmes sont aussi ceux qui transmettent le plus.

L’orientation vers l’apprentissage est le potentiel d’une personne à acquérir de nouvelles compétences et connaissances afin d’améliorer sa compétence. Cette capacité à apprendre de manière proactive confère un avantage concurrentiel à la fois à l’employé individuel et à l’organisation dans son ensemble. Chaque organisation acquiert des connaissances uniques au fil du temps grâce à l’expérience. À mesure que les employés effectuent des tâches spécifiques à l’organisation, plus ils apprennent et acquièrent des connaissances organisationnelles. Cette ressource est ce qui permet à l’organisation d’atteindre ses objectifs.

Les curieux posent plus de questions. Ceux qui y répondent découvrent ce que l’entreprise n’a pas encore documenté.

2. Rendre le partage des connaissances informel et amusant

Comment inciter vos experts en connaissances à partager leurs connaissances tacites les plus ennuyeuses tout en maintenant la curiosité et la décontraction de vos nouveaux recrutés ? En concevant l’espace de travail pour que chacun se croise au hasard des espaces communs, loin des oreilles de la direction.

On partage plus volontiers avec des collègues qu’on connaît déjà et avec qui on se sent à l’aise. Un bon partage des connaissances dépend de la qualité de la relation entre les chercheurs de connaissances et les détenteurs de connaissances. Les employés ne partageront des connaissances précieuses avec leurs collègues que s’ils se sentent à l’aise avec eux, ce qui dépend d’un niveau de confiance, de réciprocité, d’ouverture et de normes partagées. Une interaction fréquente constitue la base des relations sociales et de la confiance interpersonnelle.

Concevez des espaces conviviaux pour encourager les interactions informelles et renforcer la confiance entre les collègues pour encourager le partage spontané des connaissances, et établir une familiarité pour des réunions plus formelles :

• La machine à café : le classique. C’est là que se disent les choses qu’aucune réunion ne fait remonter, et l’effet mesuré va jusqu’à 10 à 15 % de productivité en plus grâce au sentiment de lien entre collègues. Placez-la à un endroit stratégique pour multiplier les rencontres fortuites.
• Espaces café et collations : Placez plusieurs stations de café dans le bureau pour étendre davantage l’espace social. Proposez des collations saines et intéressantes pour renforcer l’engagement. Non seulement tout le monde aime le café, mais un espace café convivial est idéal pour des rencontres occasionnelles qui encouragent les gens à partager leurs connaissances et leurs expériences liées au travail, et à discuter des problèmes qu’ils traitent.
• Les autres espaces de passage : les chercheurs ont étudié ces espaces liminaux comme des lieux de conversation sans conventions organisationnelles. Dans le secteur de la santé, on parle de conversations de couloir : c’est là que des collègues qui ne se croisent jamais finissent par comparer leurs façons de gérer les crises. Rendez ces lieux de passage plus accueillants : l’entrée, les couloirs, le coin impression, la cage d’escalier.
• La machine à café virtuelle : des fils de discussion informels au sein des équipes et des projets, pour garder ces conversations dans le quotidien des équipes hybrides ou à distance.

3. Créer également des espaces et protocoles structurés de partage des connaissances

Outre les "poches positives" que les espaces intermédiaires fournissent, l’environnement idéal de partage des connaissances offre également des "poches de tranquillité" :

• Des salles dédiées à la collaboration formelle et aux discussions privées : salles de conférence, de réunion et de brainstorming, pour les activités qui en ont besoin.
  • Des réunions structurées, au niveau de l’entreprise ou du département, avec une approche formelle et des objectifs définis.
  • Des programmes d’intégration et de formation conçus pour transmettre des connaissances précises à des personnes précises.
  • Des entretiens d’évaluation et d’autres discussions portant sur des sujets sensibles.
• Des espaces clos pour lire sans distraction et travailler au calme.
  • Une personne s’isole avec une autre pour du mentorat ou de l’observation, et transmet un savoir tacite sans être dérangée.
  • On s’enferme pour un appel vidéo ou téléphonique, à l’abri du bruit.
  • Un collaborateur se retire pour préparer une réunion en profondeur.
• Des règles claires sur ce qui se fait, où et quand.
  • Des rotations de poste à intervalles réguliers, qui obligent à chercher et à transmettre pour tenir le nouveau rôle.
  • Des pauses plus courtes et plus fréquentes, pour laisser les relations se construire.
  • Des plages de calme désignées pour le travail individuel.

4. Cultiver une culture de partage des connaissances

Tout d’abord, examinons ce que signifie réellement le terme "culture organisationnelle". En termes simples, il existe trois dimensions notables à prendre en compte :

• Les hypothèses de base, qui sont des valeurs fondamentales invisibles exécutées inconsciemment par les membres de l’entreprise.
• Les normes sont les normes sociales et les attentes auxquelles les employés adaptent leurs actions.
• Les pratiques, qui expriment visiblement la culture organisationnelle à travers la disposition des bureaux, les modèles d’interaction, les styles vestimentaires, les bases de données de connaissances et des éléments similaires découlant des hypothèses de base de l’organisation.

Inclure le partage des connaissances en tant que valeur fondamentale dans la culture d’une organisation amène les employés à adopter des activités de partage des connaissances qui, avec le temps, deviennent la norme. Et à mesure que le partage des connaissances devient associé à la culture d’entreprise, toute activité liée au partage des connaissances sera considérée avec un sens du professionnalisme et des attentes de la part de la direction et des collègues.

Pour en savoir plus : Pourquoi les grands groupes ont besoin de la gestion des connaissances

5. Récompenser les initiatives de partage des connaissances

Il va de soi que l’aide aux autres comporte ses propres récompenses intrinsèques. Cependant, lorsqu’il s’agit d’aider les autres en partageant leurs connaissances autogénérées, les individus sont beaucoup moins enclins à le faire sans récompenses. La théorie suppose que les employés considèrent que les connaissances qu’ils ont acquises grâce à leurs expériences font partie de leur identité. Ils estiment que fournir de l’aide en partageant leurs connaissances est plus coûteux. Ce coût est aussi ce qui crée la confiance. Celui qui partage un savoir durement acquis se sent lié à celui qui le reçoit, et attend quelque chose en retour. Une récompense facilite le premier pas.

Comment les organisations devraient-elles récompenser le partage des connaissances ? Une étude sur les incitations conclut que les incitations subjectives (un bonus fondé sur l’évaluation des collègues) sont les plus efficaces. Lorsque les bénéficiaires participent à la décision des récompenses, cela renforce la confiance et incite les individus à partager leurs connaissances.

6. Encourager un environnement collaboratif et innovant

Un environnement de partage des connaissances réussi est celui qui offre une variété d’espaces permettant aux employés de choisir où et comment accomplir leurs tâches. Chacun a besoin d’un peu de tranquillité pour travailler, et cette tranquillité ne nuit pas à la collaboration : elle la nourrit. Les équipes qui peuvent s’isoler reviennent avec quelque chose à apporter.

Qu’il s’agisse d’espaces physiques ou virtuels, allouer des espaces "protégés" à vos équipes leur permet de passer facilement du temps en groupe au temps individuel, créant un rythme sain de partage des connaissances. Se réunir pour réfléchir à un problème, puis se séparer pour laisser les idées mûrir, encourage les employés à réfléchir de manière critique et à réfléchir à de nouvelles informations. À la conversation suivante, chacun revient avec quelque chose de neuf à y mettre.

7. Utiliser l’outil de partage des connaissances le plus approprié

Vous devez trouver une plateforme de gestion des connaissances qui permette toutes les meilleures pratiques de partage des connaissances susmentionnées dans un outil simple. Le logiciel de gestion des connaissances le plus approprié permettra :

• À votre organisation et à vos employés de développer une habitude d’apprentissage continu. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un logiciel de gestion des connaissances qui vous permette de trouver les bonnes informations au bon moment. Créez du contenu intelligent organisé autour de thèmes prédéfinis que tout le monde dans votre organisation peut également rechercher.
• D’encourager des interactions axées sur le partage informel et l’apprentissage léger. Vous avez besoin d’une plateforme de gestion des connaissances qui encourage tout le monde dans votre organisation à contribuer des idées et à rebondir sur les insights.
• De structurer les connaissances centralisées dans des espaces et des groupes qui organisent automatiquement de grandes quantités d’informations en fonction du contexte. Toute personne dans l’organisation peut trouver des informations d’experts, accéder à des formations et des procédures d’intégration, et stocker des informations de haute densité.
• De faire en sorte que toutes les activités d’apprentissage gravitent autour du partage des connaissances. Cela peut se manifester de différentes manières, mais une plateforme adaptée accélère la création de contenu grâce à des modèles prédéfinis.
• De plus, elle permet également des fonctions collaboratives telles que le partage, les commentaires et la co-édition.
• De soutenir la collaboration et l’innovation sur une plateforme commune. La bonne plateforme réunit idées, échanges et retours d’expérience au même endroit.

Conclusion

La construction d’une culture de partage des connaissances au sein d’une organisation suit l’approche en sept étapes décrite ci-dessus. Cependant, il est important de se rappeler que cela dépend principalement de deux choses :

1. Des employés hautement motivés engagés dans l’apprentissage continu.
2. Une bibliothèque de connaissances correctement organisée et stockée de manière à faciliter la recherche, l’intégration et le partage faciles des connaissances.

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