La qualité de votre plateforme de connaissances passe d’abord par la qualité de votre contenu

Découvrez la nouvelle fonctionnalité d’approbation d’Elium et assurez-vous que les informations clés sont approuvées avant d’être visibles par tous.

Elium regorge de fonctionnalités qui vous aident, vous et votre équipe, à vous assurer que les connaissances partagées sont toujours pertinentes, à jour et dignes de confiance. Ce mois-ci, nous introduisons dans Elium la fonctionnalité d’approbation, qui permet aux créateurs de contenu, aux coordinateurs d’espace et aux administrateurs de la plateforme de s’assurer qu’un élément de contenu a été vérifié avant d’être publié et rendu visible par tout le monde.

En quoi consiste cette nouvelle fonctionnalité ?

La fonction d’approbation du contenu est là pour vous aider à pré-valider toute information avant qu’elle ne soit publiée sur la plateforme.

En un mot, elle permet aux contributeurs de demander l’approbation de leur contenu avant de le publier sur la plateforme :

Elle permet aux contributeurs de demander l’approbation de leur contenu avant qu’il ne soit publié.
Elle permet également aux approbateurs de demander des corrections et de communiquer avec les contributeurs avant que le contenu ne soit approuvé.

Ainsi, vos équipes peuvent être assurées que chaque élément de contenu rendu public est exact, à jour, digne de confiance et prêt à être utilisé.

À qui s’adresse-t-il ?

Cette fonction d’approbation du contenu est conçue pour les équipes utilisant Elium qui ont de nombreux contributeurs et qui souhaitent assurer un contrôle simple et efficace de la qualité du contenu publié. Cette fonctionnalité est également utile pour les administrateurs, les coordinateurs d’espace, les créateurs de contenu et les lecteurs de contenu.
Voyons comment cela fonctionne pour chacun de ces groupes :

• Les administrateurs et les coordinateurs d’espace disposent de niveaux d’autorisation plus élevés et peuvent donc publier du contenu sans demander d’approbation. Cependant, cette nouvelle fonctionnalité les concerne grandement car elle leur permet de garder un certain contrôle sur la qualité du contenu publié sur la plateforme. Avant qu’une nouvelle information ne soit rendue publique, ils en sont informés et sont invités à la vérifier. Ils peuvent l’approuver ou demander des modifications. Ainsi, aucun contenu ne passe inaperçu.
  
  
• Les créateurs de contenu sont d’une grande utilité pour votre plateforme de connaissances. Ils vous aident à l’alimenter avec des connaissances clés, ce qui enrichit la valeur que les lecteurs obtiennent. Mais il n’est pas toujours facile d’assurer l’exactitude et la fiabilité du contenu. C’est un véritable défi, en particulier pour les contenus de grande importance. Cette nouvelle fonctionnalité ajoute une couche de contrôle simple mais efficace. Les créateurs de contenu peuvent vérifier par recoupement si ce qu’ils partagent est exact ou s’il faut le modifier.
  
  
• Les experts en la matière sont également concernés par cette nouvelle fonctionnalité. Imaginez que votre organisation compte un responsable du recrutement, mais que plusieurs créateurs de contenu publient des mises à jour sur le recrutement dans votre organisation. Cet expert en la matière pourrait vouloir s’assurer que chaque élément de contenu publié relatif au recrutement est vérifié avant d’être mis en ligne. Dans ce cas, il peut agir en tant qu’approbateur de ce contenu.
  
  
• Les lecteurs bénéficient des avantages de cette nouvelle fonctionnalité. Il ne leur est pas demandé d’agir, mais ils sont directement concernés. Tout le contenu qui a été publié par le biais d’un flux d’approbation du contenu est fiable et donc facilement utilisable. Les lecteurs peuvent être rassurés : les connaissances qu’ils assimilent ont été validées et sont prêtes à être utilisées à tout moment.
  
  

Remarque : la vérification du contenu peut être effectuée par un administrateur ou un coordinateur d’espace si ce contenu doit être publié dans un espace pour lequel l’approbation du contenu est obligatoire. De même, la vérification du contenu peut être demandée à une personne spécifique au sein de votre organisation, par exemple le responsable du recrutement pour les sujets liés au recrutement.

Quels sont les défis en matière de gestion des connaissances que cette nouvelle fonctionnalité résout ?

La fonction d’approbation du contenu est essentielle pour maintenir la qualité et la cohérence des connaissances de votre plateforme. Elle permet d’éviter la publication d’erreurs, d’incohérences et de contenus inappropriés.
Elle résout plusieurs problèmes pour vous et votre équipe :

• Tout d’abord, elle garantit que vos équipes ne publient que des connaissances dignes de confiance et validées. Cela élimine le risque de partager des informations obsolètes ou non pertinentes et augmente la confiance et l’engagement de votre équipe envers la plateforme.
• Deuxièmement, il garantit que les connaissances restent pertinentes au fil du temps, car l’approbation de contenu peut également être utilisée pour mettre à jour le contenu, et pas seulement pour le publier.
• Troisièmement, il évite aux membres de votre équipe d’effectuer ces tâches entièrement à la main. Dans certaines entreprises, le Knowledge Manager doit consacrer du temps à la vérification manuelle de l’exactitude des connaissances. C’est une tâche fastidieuse, qui prend du temps et qui est dépassée. Avec la nouvelle Approbation de contenu, ce processus est automatisé et simplifié, quelle que soit la taille de votre équipe et de votre contenu de connaissances.
  
  

Quand pouvez-vous utiliser l’approbation de contenu ?

Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez utiliser l’approbation de contenu dans deux cas différents :

• Premièrement, si un certain contenu est enregistré dans un espace où l’approbation du contenu a été rendue obligatoire. Les administrateurs de la plateforme peuvent définir les paramètres de chaque espace et décider si l’approbation du contenu est obligatoire. Dans ce cas, toute personne souhaitant publier un contenu dans cet espace doit lancer un flux d’approbation du contenu. Par exemple, si vous avez un espace dédié aux politiques et procédures, une telle règle peut être appliquée.
• Deuxièmement, à la demande d’un contributeur qui souhaite que son contenu soit vérifié avant d’être publié. Par exemple, si un membre de votre équipe tente de publier une nouvelle information sur le marché, celle-ci peut d’abord être vérifiée par votre équipe de surveillance du marché. Cela permet de s’assurer que chaque contenu a été sélectionné et qu’il est prêt à être utilisé.

De même, il est important de souligner que l’approbation du contenu peut être utilisée lorsque les connaissances se trouvent à deux stades différents :

1. Les nouvelles connaissances qui sont publiées pour la première fois.
2. Et les connaissances existantes qui ont simplement besoin d’être mises à jour.

Avant de conclure cet article, permettez-nous de souligner rapidement les avantages de l’approbation de contenu.

1. Garantit l’exactitude et la fiabilité : Grâce à la fonction d’approbation du contenu, les créateurs de contenu peuvent demander l’approbation de leur contenu avant qu’il ne soit publié, et les approbateurs peuvent demander des corrections et communiquer avec les contributeurs avant que le contenu ne soit approuvé. Ce processus permet de s’assurer que chaque élément de contenu rendu public est exact, à jour et digne de confiance.
2. Ajoute un niveau de contrôle : Les administrateurs et coordinateurs de l’espace peuvent publier du contenu sans approbation, mais cette fonctionnalité leur permet de garder le contrôle sur la qualité du contenu publié sur la plateforme. Avant que de nouvelles informations ne soient rendues publiques, ils sont avertis et invités à les vérifier, de sorte qu’aucun élément de contenu n’échappe au contrôle.
3. Simplification du contrôle de la qualité : Les créateurs de contenu contribuent à alimenter la plateforme en connaissances essentielles, mais il peut s’avérer difficile d’assurer l’exactitude et la fiabilité du contenu. Cette fonctionnalité ajoute une couche de contrôle simple mais efficace, permettant aux créateurs de contenu de procéder à des vérifications croisées avec les approbateurs afin de garantir l’exactitude de leur contenu.
4. Responsabiliser les experts en la matière : Les experts en la matière peuvent agir en tant qu’approbateurs pour s’assurer que chaque élément de contenu publié en rapport avec leur domaine d’expertise est vérifié avant d’être mis en ligne. Par exemple, un responsable du recrutement peut s’assurer que tout le contenu relatif au recrutement est validé avant d’être publié.
5. Avantages pour les lecteurs : Les lecteurs peuvent être assurés que les connaissances qu’ils assimilent ont été validées et sont prêtes à être utilisées à tout moment, car tout le contenu qui a été publié par le biais d’un flux d’approbation de contenu est considéré comme digne de confiance et utilisable.

Enfin, voici comment vous pouvez commencer à utiliser l’approbation de contenu dès que possible.

Commencez par découvrir son fonctionnement, étape par étape. Notre équipe produit a élaboré un guide expliquant tous les tenants et aboutissants de cette nouvelle fonctionnalité.

Vous pouvez le découvrir ici : https://help.elium.com/en/articles/6980303-approval

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