Comment l'EFUS fait travailler 250 villes ensemble entre deux conférences

Un réseau qui n'existait que lorsque tout le monde était réuni

Le Forum Européen pour la Sécurité Urbaine est le seul réseau européen de collectivités locales dédié à la sécurité urbaine. Sa mission : aider 250 villes et régions membres à concevoir, mettre en œuvre et évaluer leurs politiques de sécurité, ensemble. C'est un problème de gestion des connaissances déguisé en question de politique publique.

• À cette échelle, rien ne circule tout seul. 250 collectivités, 16 pays, des langues, des contextes politiques et des réalités opérationnelles différents. L'information ne circule pas d'elle-même.
• Les liens ne vivaient qu'au rythme du calendrier. Les échanges avaient lieu pendant les événements et les rencontres. Entre deux dates, le réseau se taisait et le travail repartait de zéro.
• Un annuaire n'est pas une communauté. Sans endroit où les connaissances s'accumulent, l'EFUS risquait de n'être plus qu'une liste de membres.
• Les membres ne sont pas derrière un bureau. Ils travaillent d'une ville à l'autre, sur plusieurs fuseaux horaires. Un outil pensé pour l'ordinateur du bureau en aurait écarté la plupart.

Trois types d'espaces, une conversation continue

Il fallait un outil assez simple pour n'importe quel membre, assez riche pour montrer ce que le réseau sait réellement, et utilisable depuis un téléphone. Contenu et communauté devaient vivre au même endroit : pour ce réseau, c'est précisément le va-et-vient entre les deux qui crée la valeur.

• Les espaces réseau portent la vie de l'organisation. Relations publiques, revues d'activité, actualités de la sécurité : les membres suivent ce qui se passe à l'EFUS sans attendre une newsletter.
• Les espaces thématiques portent le fond. Gestion de crise, radicalisation, outils de prévention, et les cadres sociaux et politiques internationaux qui façonnent les politiques locales.
• Les espaces ressources font office de bibliothèque permanente. Bonnes pratiques, vidéos de communication, résolutions politiques, manifeste de l'EFUS : de quoi bâtir une politique dans sa propre ville.
• La discussion se tient à côté des documents. Les membres réagissent et commentent là où vit le contenu : une question posée après une conférence reste attachée au support qui l'a suscitée.
• Les espaces projet survivent à la réunion. Un groupe de travail garde un environnement partagé actif entre deux rencontres, et reprend le travail là où il s'est arrêté plutôt qu'à son point de départ.

Les mois entre deux événements ont cessé d'être du temps mort

La coordination de projet a progressé la première. Les espaces projet virtuels permettent aux membres de prolonger les discussions entamées en présentiel : le travail collaboratif continue au lieu de se mettre en pause jusqu'à la prochaine date dans l'agenda.

Le volume d'e-mails a baissé. L'e-mail servait de fourre-tout pour des échanges complexes à plusieurs, entre 16 pays, ce qu'il fait le plus mal. Ces échanges ont migré vers un espace où l'on peut chercher, et où la réponse reste accessible au membre suivant qui posera la même question.

Les membres ont aussi gagné un accès mieux organisé aux connaissances sur la sécurité urbaine, ce qui change concrètement leur capacité à agir sur le terrain.

Grâce à la plateforme, l'EFUS connecte 250 collectivités locales et régionales à travers l'Europe qui peuvent partager leurs pratiques et leur fournit également une riche base de connaissances sur laquelle elles peuvent développer leurs politiques et actions.

Un réseau n'est qu'une liste de membres tant que sa connaissance ne s'accumule nulle part. L'EFUS a donné à 250 villes une bibliothèque commune et un lieu pour en discuter : ce qu'une ville trouve reste disponible pour la suivante un an plus tard.