Partage des connaissances et gestion des connaissances : quelle différence ?

La connaissance est la pierre angulaire d’une organisation qui réussit. Dès le recrutement, on cherche à évaluer ce qu’un candidat sait déjà, et parfois, par des exercices, sa capacité à assimiler et appliquer ce qu’il ne sait pas encore.

Une entreprise valorise ce que ses collaborateurs savent. Plus une personne en sait, mieux elle tient son rôle, et mieux elle transmet à ses collègues ce qui fait fonctionner l’entreprise.

Si vous dirigez une équipe ou gérez les connaissances de votre organisation, vous avez forcément croisé les deux expressions : "gestion des connaissances" et "partage des connaissances". Cet article démêle leurs différences, subtiles mais réelles, et montre comment chacune contribue à faire circuler le savoir dans l’entreprise.

Partage ou gestion des connaissances : quelles différences ?

Depuis une trentaine d’années, la "gestion des connaissances" fait partie du vocabulaire des entreprises. À ses débuts, elle était présentée comme une petite révolution : enfin une approche pour assurer un flux régulier de connaissances utiles dans toute l’entreprise. Les chiffres lui donnent raison : 74 % des organisations estiment qu’une gestion des connaissances efficace a augmenté leur productivité de 10 à 40 %.

La gestion des connaissances

Commençons par mesurer l’enjeu : on estime que les entreprises du Fortune 500 perdent 31,5 milliards de dollars chaque année à cause d’une mauvaise gestion des connaissances.

Beaucoup de valeur envolée, simplement parce que les équipes ne savent pas comment se transmettre ce qu’elles savent.

La gestion des connaissances recouvre quatre volets :

• créer
• stocker et retrouver
• transmettre
• appliquer

Les intitulés parlent d’eux-mêmes, mais chacun demande une vraie attention pour que l’ensemble fonctionne. Il faut des personnes chargées de créer les connaissances utiles, de les stocker et de les rendre faciles à retrouver, et des circuits clairs pour transmettre ce savoir au reste de l’organisation avant de l’appliquer sur le terrain.

Un programme efficace fait trois choses :

• montrer le rôle que joue la connaissance dans l’organisation, et la manière dont elle est utilisée
• entretenir une culture qui s’appuie sur la diffusion et l’usage des connaissances partagées
• bâtir une infrastructure de connaissances efficace, sur laquelle il est facile de collaborer

Un exemple de gestion des connaissances

Pensez au mentorat et au shadowing : beaucoup d’entreprises demandent aux nouveaux d’observer leurs collègues expérimentés, pour s’imprégner d’un savoir précieux.

La limite de la gestion des connaissances

Savoir stocker, retrouver et transmettre la connaissance a rendu de grands services aux organisations ces dernières décennies.

Mais une question est restée sans réponse claire, de plus en plus pressante à mesure que les entreprises se développaient à l’international : comment chaque individu, concrètement, accède-t-il au savoir et le partage-t-il efficacement ?

De cette question est née une réponse : le partage des connaissances. Les deux pratiques ne s’opposent pas, elles se prolongent l’une l’autre. Gardez-le en tête chaque fois que le débat "partage ou gestion des connaissances" refait surface.

Le partage des connaissances

Depuis le début des années 2000, les pratiques numériques de partage ont largement pris le relais.

Des décennies de gestion des connaissances n’avaient pas levé une réticence bien connue : beaucoup de collaborateurs gardaient l’information pour eux, convaincus que la détenir renforçait leur position dans l’entreprise. La tendance s’inverse : la plupart contribuent aujourd’hui volontiers à un environnement de savoir partagé.

La messagerie instantanée et la vidéo aidant, il n’a jamais été aussi simple de venir en aide à un collègue directement.

Un exemple de partage des connaissances

Transmettre un savoir-faire implicite a longtemps été un casse-tête : comment montrer à un collègue exactement ce qu’il faut faire ? Aujourd’hui, un enregistrement d’écran suffit, et la vidéo prend une place croissante dans le partage des connaissances : elle montre en deux minutes ce qu’un long document peine à décrire.

Au bureau, autre exemple : réunir régulièrement un petit groupe pour partager ce que chacun a appris. Une équipe marketing soudée tirera un grand profit d’une réunion où chacun partage ses dernières trouvailles pour convaincre de nouveaux clients.

Il vous faut les deux

Face à des concurrents qui avancent vite, les équipes doivent partager l’information plus efficacement que jamais.

Pour beaucoup d’organisations, cela passe par une plateforme dédiée, qui fait gagner des heures à chaque collaborateur, chaque semaine. Elium propose un essai gratuit de sa plateforme de partage des connaissances.

La prochaine fois qu’une information vitale manquera à quelqu’un, une recherche suffira pour la retrouver.