Quoi de neuf chez Elium ? Voici un récapitulatif des mises à jour produit les plus importantes de 2022.

Chez Elium, notre objectif est de soutenir la croissance des entreprises grâce à un partage efficace de connaissances. Nous sommes convaincus que lorsque les connaissances sont facilement disponibles et accessibles, les équipes deviennent plus productives et les projets plus performants.

Pour honorer cette promesse et enrichir Elium, nous lançons régulièrement de nouvelles fonctionnalités ou en améliorons d’autres.

Voici les mises à jour les plus importantes de 2022 !

1. Nous avons lancé une nouvelle interface éditeur ✍️. Voici ce qui a changé :

Les blocs sont plus visibles sur la gauche de l’éditeur. Faites un glisser-déposer ou cliquer dessus pour les ajouter au contenu.

Le bloc dessin a été ajouté. Créez des sketchs ou des graphiques.

Le formatage est maintenant plus accessible depuis le panneau de droite. Changez le texte, les couleurs ou l’alignement en quelques clics.

Les commentaires sont visibles depuis l’éditeur. Ceci peut vous aider à inclure le feedback de vos collègues.

Les raccourcis clavier peuvent être affichés à tout moment sur l’écran. Très utile pour améliorer votre productivité.

Rafraîchissement du bloc de code – Le bloc de code a subit un petit relifting. Il supporte maintenant mieux certains langages et est plus lisible qu’avant.

2. La page d’accueil de la plateforme a été repensée. Voici ce qui est nouveau :

Rafraichissement de la navigation (page d’accueil)

Nous avons introduit des icônes colorées pour les principaux éléments afin d’en améliorer l’apparence, mais ce n’est pas tout.

Il y a désormais un lien permettant d’accéder à la page listant tous les espaces de la plateforme. Il y avait déjà un moyen d’accéder à cette page via la navigation, mais le lien était bien trop caché.

L’affichage des espaces rejoints a également été modifié. Ils apparaissent désormais en minuscules et en gras. Globalement, nous avons voulu apporter un peu de fraîcheur à l’interface d’Elium avec cette mise à jour.

Espace groupé dans la page d’accueil – La page d’accueil affiche maintenant les espaces par groupes dans l’onglet “Mes espaces”. C’est un pas de plus vers une meilleure cohérence entre la page d’accueil et la nouvelle page affichant tous les espaces.

Retirez l’annuaire du menu principal – Si vous n’utilisez pas l’annuaire d’Elium, vous avez maintenant la possibilité de le retirer du menu principal. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Apparence et couleurs” du panneau d’administration.

Switch entre le flux de contenu et les espaces rejoints (page d’accueil) – Ce composant prendra en compte les préférences de votre plateforme. Pour rappel, vous pouvez afficher soit le flux de contenu, soit les espaces rejoints par défaut sur votre plateforme via les préférences de “Apparences et couleurs” dans le panneau d’administration.

Le but de ce nouveau composant est de donner l’opportunités aux utilisateurs d’explorer ce qui se trouve sur leur plateforme. Si la plateforme affiche les espaces rejoints par défaut, ils ont toujours la possibilité de regarder rapidement les nouveaux contenus, et inversement.

Espaces Favoris – En observants les usages, nous avons remarqué qu’une fois que les utilisateurs avaient un certain nombre d’espaces dans leur navigation, il devenait fastidieux de retrouver ceux qu’ils utilisaient le plus souvent.

C’est pour cela que nous introduisons la possibilité pour chaque utilisateur de mettre en favoris un ou plusieurs espaces. Ces espaces apparaissent alors dans la barre de navigation principale au-dessus des autres espaces.

Un moyen efficace d’accéder rapidement aux espaces qu’on utilise le plus souvent !

Espaces promus – Certains espaces sont globalement plus importants que d’autres et devraient être mis en avant pour être plus facilement accessibles et visibles.

De manière similaire aux favoris, les administrateurs de plateforme et d’espace pourront placer les espaces les plus importants dans la barre de navigation. Ceux-ci prennent alors place juste au-dessus des favoris.

Déactivation de flux d’activité – Le flux d’activité peut maintenant être désactivé pour être remplacé par les flux intelligents (à venir). Le paramètre se trouve dans la page “Apparence et couleur” du panneau d’administration.

Les flux intelligent sont là – Vous pouvez désormais créer vos propres flux intelligents depuis la page d’accueil. Pour débuter, cliquez sur le nouveau bloc se trouvant entre la boite d’accueil et le flux d’activité. N’hésitez pas à consulter la documentation pour en savoir plus.

3. Le Story a également évolué. Voici comment :

Stories protégées – Désactivez le téléchargement de contenu pour les lecteurs d’espaces avec cette nouvelle option. L’objectif de cette nouvelle fonctionnalité est de supprimer tous les moyens de télécharger les contenus d’une Story.

Lorsque vous activez cette option à partir de la nouvelle interface de l’éditeur de contenu, les boutons de téléchargement seront supprimés des fichiers et des images. Les options d’impression ou de diffusion de la Story par email seront également supprimées du menu.

Le temps de lecture d’une Story en un clin d’oeil – Souvent lire une Story ne prend que quelques minutes. Pour inciter à sa lecture, Elium affiche maintenant une estimation du temps de lecture du contenu dans son entête.

Recadrer vos images facilement – Nous testons un nouvel outil d’upload d’image sur Elium. Celui-ci vous permet de recadrer vos images directement dans Elium, sans devoir passé par des logiciels complexes. Afin d’éprouver l’outil, nous avons décidé de commencer par le logo de la plateforme.

Suppression d’une langue d’un contenu – S’il fallait auparavant ouvrir un ticket pour faire cette opération, c’est maintenant possible pour n’importe quel contributeur. Un clic sur le sélecteur de langue vous permettra également de la supprimer. Pratique lorsqu’une langue n’est plus maintenue.

Affichage des contributeurs effectifs – Seuls les utilisateurs qui ont réellement contribué à un contenu en le modifiant apparaissent maintenant en tant que contributeur du contenu. Auparavant, les personnes qui avaient été invitées à contribuer apparaissaient également. Ce qui pouvait porter à confusion. Surtout lorsque ces personnes n’avaient finalement pas contribué au contenu. C’est désormais plus clair !

4. La recherche 🔎 a été également améliorée.

Visibilité des feedbacks de recherche – Depuis quelque temps déjà, les utilisateurs pouvaient envoyer leurs feedbacks lorsqu’ils ne trouvaient pas de contenu satisfaisant leurs besoins.

Nous pensons que ces feedbacks sont une excellente opportunité pour en savoir plus sur ce que vos utilisateurs ont besoin dans votre base de connaissance. Et c’est pourquoi nous les avons rendus consultable directement dans les statistiques plateforme, sous l’onglet “Recherche”.

Recherche SharePoint (beta)

Cette fonctionnalité est bien entendue très intéressante si vous avez des bases de connaissance SharePoint que vous ne pouvez pas transférer sur Elium, mais qui aurait toute leur utilité à être accessible depuis un point central.

Une fois activée, des onglets supplémentaires apparaitront dans la recherche. Lorsque l’utilisateur fait une recherche, les onglets avec résultats sont marqués d’une gommette.

Les utilisateurs peuvent alors consulter les résultats des Sites SharePoint liés.

5. Elium est officiellement un Office 365 Cloud Storage Partner! 🎉

Concrètement ce partenariat nous donne la possibilité technique de modifier des documents Office directement depuis Elium. Et c’est d’ailleurs ce que nous avons fait ! Dans les coulisses, notre équipe engineering s’est attelé à l’intégration d’Office 365 avec Elium. Depuis maintenant queluqes temps, nous avions déjà intégré la possibilité de prévisualiser n’importe quel document Word, PowerPoint our Excel depuis Elium. Avec ce partenariat, nous passons à l’étape supérieure.

Auparavent, lorsque vous deviez modifier un document Word se trouvant dans une Story, vous deviez avoir le programme adéquat installé sur votre ordinateur.

Un nouveau bouton fait son apparition sur les fichiers Office : “Modifier dans Office Online”.

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le document dans Word, Excel ou PowerPoint Online. Toutes vos modifications sont directement et immédiatement enregistrées dans le fichier sur Elium.

Cerise sur le gateau : Plusieurs personnes peuvent modifier le document en même temps.

6. Vous pouvez désormais vous attendre à une meilleure assistance pour les applications mobiles personnalisées.

Pour ceux ayant leur propre application mobile au nom de leur plateforme, plusieurs choses ont été mis en place pour améliorer leur support :

Les liens vers l’application Elium ont été retiré des emails comme le digest
La page faisant la promotion de l’application mobile est maintenant personnalisable

7. Nous avons également appliqué deux changements clés aux 📂 Espaces.

Mise à jour des entêtes des espaces – Afin de gagner en lisibilité, nous avons fait évoluer l’entête des espaces. Auparant, le nom de l’espace ainsi que les diverses informations et boutons se trouvaient sur l’image de fond. Ceci était très problématique pour l’accessibilité et la lisibilité.

Nous avons fait le choix de découpler les informations de l’espace de son image. Les informations apparaissent maintenant sous la bannière et les boutons sont également plus définis sur la droite

We made a choice to decouple the information about the space from its image.

Votre plateforme en un clin d’oeil – Nous avons entièrement remanié la page répertoriant tous vos espaces.

Avec cette refonte, notre ambition était de résoudre deux choses :

Créer une page qui fonctionne, que vous ayez 10 ou 1000 espaces
Donner la possibilité à vos utilisateurs de d’avoir un aperçu rapide de l’ensemble de la plateforme

Par défaut, cette nouvelle page vous montre tous vos espaces et groupes. Chaque ligne représente un groupe, et l’utilisateur peut faire défiler les espaces horizontalement à l’intérieur d’un groupe.

Le principal avantage de ce design est que la navigation reste aisée, même lorsque vous avez énormément d’espace dans un groupe ou que vous avez beaucoup de groupes.

8. Le contenu vérifié a lui aussi évolué ✅.

Deux nouvelles choses concernant les contenus vérifiés :

1) Le badge d’expiration apparait maintenant dans les cartes de contenus. Auparant le badge apparaissait seulement lorsque le contenu était bien à jour.

2) Lorsqu’un contenu vient à expiration, vous recevez maintenant une notification par email également. Toujours dans l’objectif de garder vos contenus à jour.

9. Petit, mais puissant ! 🎉💪 🎉💪

Trouvez tous vos doublons – Une bonne pratique lors de la construction de votre base de connaissances est d’éviter les doublons. Elium vous fournit maintenant un aperçu de tous les fichiers en double sur la plateforme.

Pour accéder à cet aperçu, rendez-vous dans le panneau d’administration, dans le menu “Contenu dupliqué” de la nouvelle section “Gestion du contenu”.

Modernisation des pages d’administrations – Nous continuons l’effort de modernisation des pages d’administration. Après la page de gestion des raccourcis, c’est cette fois-ci c’est au tour de la page des emails pipelines. Cette modernisation nous permettra d’ajouter des nouvelles fonctionnalités dans un second temps.

Gérez la cadence du digest – Le digest est un outil très puissant pour inciter vos utilisateurs à se rendre sur votre plateforme.

Vous pouvez maintenant en choisir la cadence directement depuis le panneau d’administration. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Alertes partagés” de la section “E-mails”.

Vous avez là le choix entre plusieurs options : Une fois par jour, tous les lundis, tous les lundis et mercredis, une fois par mois ou jamais.

Téléchargez facilement vos exports –Nous offrons la garantie à nos clients de pouvoir récupérer l’intégralité des contenus stockés par leurs utilisateurs dans leur environnement. Soit à des fins d’archivage interne durant la vie du projet, soit en fin de vie de celui-ci, soit à des fins de réinjection dans un autre dispositif.

Afin de faciliter le processus, nous avons ajouté une deuxième page dans le panneau d’administration pour télécharger les exportations de votre plateforme.

Nouveau centre d’aide. Certains d’entre vous l’auront sans doute déjà remarqué, mais le centre d’aide d’Elium fait peau neuve. La navigation est plus aisée, mais ce n’est pas tout ! Ce nouvel outil nous permet de mettre à jour la documentation plus rapidement. Le but est d’avoir une documentation plus vivante et utile pour tout le monde.

10. Et ce n’est pas tout.

Voici d’autres développements clés liés à la sécurité et à notre ADN européen. 🇪🇺🔐

Meilleure gestion de fin de vie des certificats

Toutes les plateformes ayant un SSO ont besoin d’un certificat valide sur leur plateforme Elium. Lorsque ce certificat expire, les utilisateurs ne peuvent plus s’authentifier sur la plateforme.

L’enjeu est donc de renouveler ce certificat avant son expiration. Malheureusement, par le passé, il est arrivé que ceci ne soit pas fait à temps.

Nous avons donc mis un système préventif en place.

L’état du certificat est maintenant clairement visible depuis l’onglet sécurité.
Dix jours avant l’arrivée de la date d’expiration du certificat, un email est envoyé aux administrateurs de la plateforme. Cet email est renvoyé chaque jour, jusqu’à ce qu’un nouveau certificat soit mis en place. Dès que vous le recevez, veuillez contacter la personne responsable afin de le renouveler au plus vite.

Changement de l’encodeur vidéo 🇪🇺

Chez Elium, nous priviliégeons au maximum des partenaires européens. Nous avons donc décidé de changer de prestataire pour l’encodage des vidéos (l’encodage se fait lorsque vous uploadez une vidéo dans une Story) pour un acteur pouvant faire la transformation en Europe.

Récemment, nous avons changé toute une série de prestataires afin de garantir que vos données ne quitte pas le sol Européen. Ceci en est le dernier exemple.

Sortie de l’antivirus de la phase beta

Elium embarque un antivirus pouvant scanner tous les fichiers uploadés sur votre plateforme. Après une longue phase de test, nous l’avons maintenant officiellement intégré à la page sécurité du panneau d’administration.