La base de connaissances d’équipe de Microsoft dans SharePoint : fonctionnement, limites et rôle de l’humain

Le 14 octobre 2026, Microsoft a présenté une nouveauté de SharePoint : une base de connaissances d’équipe que Copilot rédige et organise lui-même. L’équipe lui indique ses sources (courriels, réunions, conversations Teams, fichiers) et Copilot en tire un ensemble de pages reliées entre elles, lisibles par les collaborateurs et utilisables par les agents IA.

Pour qui pilote la gestion des connaissances dans une organisation équipée de Microsoft 365, le changement est de taille : un agent IA rédige désormais la première version des pages, et les personnes la contrôlent.

Ce que Microsoft a annoncé

Dans son annonce sur le blog SharePoint, Microsoft décrit une bibliothèque spéciale, ajoutée à un site SharePoint existant. N’importe quel site peut en recevoir une, y compris ceux qui servent de stockage à un canal Teams ou à un groupe Microsoft 365. Les pages sont écrites en Markdown, un format texte simple que les personnes comme les modèles d’IA lisent sans difficulté.

Ce sont les membres de l’équipe qui décident de ce qui entre dans la base : un fil de courriels, une réunion, une conversation ou des documents déjà présents sur leurs sites. Copilot organise ces contenus en pages thématiques. Les collaborateurs peuvent aussi écrire et modifier les pages eux-mêmes, et chaque page dispose d’un historique des versions, selon le guide de prise en main publié par Microsoft (en anglais). Les collaborateurs lisent ces pages, et les agents IA de l’équipe s’appuient sur elles plutôt que sur les fichiers bruts. Microsoft cite trois usages : une équipe juridique qui rassemble des éléments dispersés dans des courriels et des notes personnelles, une équipe d’ingénierie qui donne à ses agents de développement l’historique du projet, et une équipe commerciale qui rassemble le suivi de ses comptes clients.

La fonctionnalité est en préversion Frontier, le programme d’accès anticipé de Microsoft. Elle n’est ouverte pour l’instant qu’aux utilisateurs qu’un administrateur a activés pour la facturation à l’usage, et Microsoft prévient que les conditions de facturation peuvent changer d’ici la disponibilité générale.

Comment se fait la compilation

Les pages sont produites par le moteur de compilation de connaissances de Work IQ, la couche qui donne à Copilot et aux agents accès aux données de travail dans Microsoft 365. Notre guide consacré à Work IQ détaille cette couche. Le principe de la compilation, lui, vaut pour toute base de connaissances lue par des agents IA.

Prenons un projet dont la décision de lancement figure dans un document, le cahier des charges dans un deuxième et l’état d’avancement dans un troisième. Un agent qui cherche dans un dossier trouve chaque document isolément. Rien dans le premier document ne lui signale l’existence du cahier des charges. À chaque question, il doit donc reconstituer les liens entre les documents, et il lui manque souvent une partie de la réponse.

Une prépublication de chercheurs du KAIST et de Microsoft, mise en ligne le 29 septembre 2026, propose une réponse à ce problème. Les auteurs construisent à l’avance une carte du corpus : une page par entité récurrente (une personne, un projet, un produit) avec un lien vers chaque document qui la mentionne. L’agent suit ces liens au lieu de repartir de zéro. Selon les auteurs, sur sept modèles d’IA et trois jeux de données de test, les agents dotés de cette carte trouvent davantage d’éléments, répondent mieux et consomment en moyenne moins de tokens, les unités de texte que traite un modèle. L’article n’a pas encore été relu par des pairs.

Selon ses propres tests internes, Microsoft observe le même effet avec la base de connaissances : des réponses plus rapides, qui consomment moins de tokens. Microsoft n’a pas publié sa méthode de mesure, et les résultats de l’article reposent sur des jeux de données de test, pas sur les contenus d’un client. Ils indiquent une tendance et ne garantissent rien pour votre organisation.

Reste la nature de ces pages, qui compte davantage que ces gains. Elles sont un résumé rédigé par un agent IA, c’est-à-dire une seconde copie de ce que disent les sources. Si ce résumé contient une erreur, elle ne reste pas dans une réponse isolée : elle entre dans ce que liront ensuite tous les agents de l’équipe.

Ce que prévoit la feuille de route

Microsoft annonce les étapes suivantes, qui ne sont pas encore disponibles :

• la base de connaissances dans d’autres outils, dont Cowork, Copilot dans Teams et les agents personnalisés de Copilot Studio ;
• un démarrage facilité à partir des canaux Teams et des courriels de groupe existants ;
• une curation automatique et continue, avec les flux d’agents de Copilot Studio, pour tenir la base à jour quand les contenus changent ;
• la prise en charge de volumes de contenus plus importants ;
• l’accès des outils en ligne de commande et des agents de développement via Work IQ, pour que davantage d’agents puissent lire la base et y contribuer.

Retenez surtout le troisième point. Aujourd’hui, Copilot ne met les pages à jour que si une personne le lui demande, et les pages ne changent pas d’elles-mêmes quand leurs sources évoluent. La mise à jour automatique n’existe pas encore. Dans la même annonce, Microsoft rappelle d’ailleurs que Copilot et les agents donnent leurs meilleurs résultats sur des contenus bien gouvernés.

Cinq questions à trancher avant que vos agents s’appuient sur la base

Les premières réactions portent sur la gouvernance. Vesa Nopanen, dans sa première analyse de la fonction, et Lukas Wünsch, dans son article sur ce qu’elle change pour la gestion des connaissances, saluent tous deux la direction prise et demandent qui reste responsable du contenu. Les cinq questions qui suivent valent pour toute base de connaissances qu’un agent IA rédige ou consulte, chez Microsoft comme ailleurs.

1. Qui en est responsable ?

Une base compilée par un agent a toujours besoin d’une personne qui en répond. Désignez un responsable pour chaque base, comme vous le faites aujourd’hui pour un site SharePoint, et décidez qui choisit les sources qui l’alimentent et qui relit les pages après chaque mise à jour : Microsoft signale qu’une mise à jour par Copilot peut annuler des modifications faites par des personnes. Lukas Wünsch résume le risque d’une formule : "Garbage in, Garbage amplified and automated". Autrement dit, des sources médiocres donnent des pages médiocres, puis des réponses médiocres à grande échelle.

2. D’où vient chaque affirmation ?

Si une page indique qu’un projet a été approuvé, le lecteur doit pouvoir retrouver le courriel ou la réunion d’où vient l’information. Vérifiez qu’on remonte facilement d’une phrase à sa source, et que les pages signalent ce qu’un agent IA a rédigé. Sans cela, personne ne peut contrôler une page rapidement, et la confiance s’effrite.

3. Comment reste-t-elle à jour ?

Un agent sait réorganiser ce qu’on lui donne, mais il faut toujours quelqu’un pour remarquer que les pratiques ont changé, et pour demander la mise à jour. Une règle, un processus ou une décision peuvent être remplacés lors d’une réunion que personne n’a versée dans la base. Fixez pour chaque page, ou au moins pour chaque thème, une date à laquelle quelqu’un confirme que le contenu est toujours juste.

4. Quels agents peuvent écrire, lesquels seulement lire ?

Copilot ne montre à une personne que les contenus qu’elle a déjà le droit de consulter, comme l’explique la documentation de Microsoft sur la confidentialité de Copilot. La base de connaissances change la donne sur un point : ses pages n’héritent pas des droits de leurs sources. Toute personne qui a accès à la base voit ce qui a été ajouté depuis une source, même si elle ne peut pas ouvrir la source elle-même. Les étiquettes de confidentialité des fichiers sources ne sont pas reprises non plus. Un contenu sensible ne devrait donc y entrer qu’après une décision explicite. À mesure que d’autres agents pourront contribuer, il faudra décider lesquels ont le droit de modifier les pages. Vesa Nopanen le formule simplement : pouvoir lire un contenu ne donne pas le droit de le modifier.

5. Que faire des connaissances qui se trouvent hors de Microsoft 365 ?

La base compile ce que l’équipe y verse depuis Microsoft 365. Selon la vue d’ensemble de Work IQ publiée par Microsoft, Work IQ lit aussi les données métier de Dynamics 365 et de la Power Platform. Faites la liste des endroits où se trouvent vos connaissances importantes : un outil de ticketing, un système qualité, une plateforme spécialisée ou la mémoire de vos collaborateurs les plus expérimentés. Ce qui n’est pas versé dans la base n’apparaîtra pas dans les pages.

Compléter ou remplacer ?

La plupart des organisations répondront différemment à ces questions selon le type de connaissances. Le contexte de travail d’une équipe projet peut se contenter de la base d’équipe. Les procédures qu’une équipe support applique à chaque client demandent en général, en plus, des responsables, des dates de révision et des approbations.

Comment les équipes s’organisent aujourd’hui à côté de SharePoint

Dans nos échanges avec des organisations équipées de Microsoft 365, les mêmes situations reviennent. Certaines équipes alimentent déjà à la main un site SharePoint pour qu’un agent Copilot dispose de contenus propres : exactement le travail que Microsoft veut confier à Copilot. La question la plus fréquente porte sur les droits : quand un agent répond via Copilot, les permissions SharePoint s’appliquent-elles toujours ? Pour les documents, oui : Copilot ne montre que ce que la personne peut consulter. Pour les pages d’une base de connaissances d’équipe, l’accès suit la base et non les sources d’origine. Pour les autres sources qu’un agent consulte, il faut le vérifier source par source.

Un exemple de couche gouvernée, tiré de notre propre produit : Elium, la plateforme européenne de gestion des connaissances que nous développons. Chaque article y a un responsable et peut recevoir une date de révision et passer par un flux d’approbation. Les agents créés dans Copilot Studio peuvent utiliser Elium comme source de connaissances grâce au Model Context Protocol (MCP), un standard ouvert qui relie les agents IA aux données. Chaque requête s’exécute avec les droits Elium de la personne connectée. La mise en place est décrite dans notre documentation MCP et sur la page consacrée aux agents Microsoft 365. Pour une comparaison plus large, consultez Elium et SharePoint.

FAQ

Questions fréquentes

Microsoft propose-t-il un outil de base de connaissances ?

Oui. Depuis le 14 octobre 2026, SharePoint peut accueillir une base de connaissances d’équipe : une bibliothèque de pages reliées que Copilot rédige et organise à partir des contenus versés par l’équipe. Elle est en préversion Frontier. Avant cela, les équipes construisaient leur base à la main dans SharePoint, avec des pages, des bibliothèques de documents et des listes.

Peut-on utiliser SharePoint comme base de connaissances ?

Oui, et beaucoup d’organisations le font. SharePoint stocke bien documents et pages, et Copilot répond à partir de ces contenus dans le respect des droits de chacun. Il faut y ajouter la gouvernance : qui est responsable de chaque page, quand elle a été vérifiée, qui l’a approuvée. Les cinq questions ci-dessus aident à décider quand une couche dédiée devient nécessaire.

Qu’est-ce que Work IQ ?

Work IQ est la couche qui donne à Copilot et aux agents accès aux données de travail de Microsoft 365 (courriels, réunions, fichiers, conversations, sites) dans la limite des droits de chacun. Son moteur de compilation rédige les pages de la base de connaissances d’équipe. Notre guide sur Work IQ l’explique en détail.

La base de connaissances d’équipe est-elle accessible à tous ?

Non. En octobre 2026, elle est en préversion Frontier, et sa disponibilité peut varier d’une organisation à l’autre. Microsoft annonce la curation automatique continue pour plus tard.

Respecte-t-elle les permissions SharePoint ?

En partie. Copilot ne montre à chacun que les contenus qu’il a le droit de consulter. Mais les pages de la base n’héritent pas des droits de leurs sources : toute personne qui a accès à la base voit ce qui a été ajouté depuis une source, même sans accès à la source elle-même. Décidez de ce qui y entre avant de l’y verser.

Remplace-t-elle une plateforme de gestion des connaissances ?

Pour le contexte de travail d’une équipe, elle peut suffire. Pour les connaissances que plusieurs équipes appliquent, comme les procédures ou les réponses aux clients, la plupart des organisations auront aussi besoin de responsables, de dates de révision et d’approbations. Les cinq questions ci-dessus aident à trancher.

Sources

• Blog Microsoft SharePoint, Introducing a team knowledge base, curated by Copilot and agents (en anglais), 14 octobre 2026.
• Soyeong Jeong, Sujay Kumar Jauhar, Sung Ju Hwang et Andrew Joohun Nam (KAIST et Microsoft), Follow the Entities : A Corpus Map for Agentic Search (en anglais), arXiv, 29 septembre 2026.
• Vesa Nopanen, SharePoint Knowledge Base : Team Memory, Curated by AI (en anglais), Future Work today, 15 octobre 2026.
• Lukas Wünsch, Back to the Future ? Microsoft’s Team Knowledge Base Could Mean More for Knowledge Management Than Its Name Suggests (en anglais), LinkedIn, 15 octobre 2026.
• Microsoft Learn, Vue d’ensemble de Work IQ, mise à jour le 25 septembre 2026, et Données, confidentialité et sécurité pour Microsoft Copilot.
• Support Microsoft, Get started with SharePoint Knowledge Base (preview) (en anglais), consulté le 15 octobre 2026.