Connaissance explicite : 3 clés pour une documentation utile

Votre organisation sait beaucoup de choses. La connaissance explicite en est la part la plus simple : une information déjà formulée, facile à transmettre d’un collaborateur à l’autre. Elle prend la forme :

• de documents
• de manuels
• de SOP
• de spécifications produit
• de rapports
• de tableurs

Autrement dit, il y a connaissance explicite dès qu’une information est écrite ou enregistrée, à la disposition de l’équipe. Pas besoin de formation ni d’explication : elle se comprend d’elle-même.

Elle n’est qu’une des formes du savoir de l’entreprise, la plus visible. Les autres, la connaissance implicite, la connaissance tacite et la connaissance procédurale, demandent plus d’efforts pour être capturées.

Pourquoi gérer la connaissance explicite ?

Transformer des données brutes en connaissance explicite (traiter, organiser, structurer) représente déjà un gros travail. Reste à définir la stratégie qui mettra réellement cette connaissance au service de vos équipes.

Prendre le temps de penser la manière dont vous produisez, structurez, relisez, partagez et utilisez le savoir rend l’entreprise plus solide. Une bonne gestion de la connaissance explicite vous aide à :

• Partager l’information : aucun collaborateur ne devrait être le gardien exclusif d’une information. Que se passe-t-il s’il démissionne, ou s’absente du jour au lendemain ? Bien gérée, l’information dont chacun a besoin pour travailler se partage instantanément.
• Accélérer les équipes : les goulots d’étranglement et les retards vous épuisent ? Un plan clair pour la connaissance explicite fait avancer les équipes plus vite, avec moins de frictions.
• Préparer la croissance : votre entreprise va grandir et se complexifier. Mettez de l’ordre dans votre connaissance explicite aujourd’hui, pas dans deux ans.

Prise isolément, la connaissance explicite paraît simple. Les entreprises qui réussissent ne la laissent pourtant pas au hasard : elles investissent dans une stratégie pour grandir sans heurts.

3 clés pour bien gérer la connaissance explicite

La gestion des connaissances peut ressembler à un chantier intimidant. Ces trois clés suffisent à la mettre en œuvre dans votre entreprise.

1. Sachez pourquoi vous documentez

Les bonnes raisons de gérer son savoir ne manquent pas, mais quelle est la vôtre ? Accélérer les projets, réduire la confusion, améliorer l’expérience client ? La réponse varie d’une organisation à l’autre : clarifiez votre "pourquoi" avant d’avancer.

Quand le résultat attendu est clair, vous pouvez construire une stratégie qui permettra vraiment de l’atteindre. Et construisez-la avec vos équipes : chaque département mérite une place autour de la table. Pour cadrer la réflexion, posez-vous les bonnes questions dès le départ.

2. Partagez depuis une plateforme dédiée

Enfouir l’information dans un labyrinthe de dossiers ne fait qu’entretenir le désordre. Vos collaborateurs doivent accéder vite à la bonne information, au moment où ils en ont besoin.

Gérer sérieusement son savoir demande une plateforme spécialisée, pensée pour l’organiser et le structurer. La plateforme de partage des connaissances d’Elium met plus vite l’information entre les mains des équipes, avec le contexte qu’il leur faut pour bien faire leur travail.

3. Construisez une culture de la documentation

La meilleure stratégie ne vaut rien si vos équipes ne l’appliquent pas. Pour tirer le meilleur de votre connaissance explicite, installez la culture avant de déployer l’outil.

À quoi ressemble votre culture aujourd’hui ? Comment vos collaborateurs aiment-ils travailler ? Quelles sont leurs habitudes ? Faites d’abord un état des lieux, pour voir précisément ce qui doit changer.

Faire évoluer une culture n’est pas simple. Il faut pourtant embarquer tout le monde. Cela peut passer par :

• Former à nouveau toute l’équipe : posez le principe que personne ne démarre un travail sans consulter le savoir existant.
• Faire de la gestion des connaissances une priorité : vos managers et dirigeants doivent porter le sujet. Si vous en avez les moyens, confiez à un responsable la supervision de vos pratiques.
• Reconnaître les contributions : un mot devant l’équipe ou une prime, peu importe la forme. Encouragez celles et ceux qui jouent le jeu.

Le savoir, vous l’avez. Utilisons-le.

La connaissance explicite permet aux équipes d’aller vite et de mieux décider. Une stratégie pour l’organiser n’est donc pas un luxe, c’est la clé.

Mais ce n’est pas facile. Le manque de temps, de formation ou de constance peut transformer la gestion des connaissances en bataille permanente.

Gagnez du temps, dissipez le flou et évitez de faire deux fois le même travail : Elium vous y aide.