3 conseils pour préserver le savoir quand un collaborateur quitte l’entreprise

Quand un collaborateur quitte l’entreprise, vous ne perdez pas seulement sa contribution quotidienne. Vous risquez de perdre tout le savoir qu’il a accumulé pendant toutes ses années dans l’entreprise. Même avec un préavis, impossible de transférer des années d’expérience en quelques semaines. Beaucoup d’entreprises ne mesurent la perte qu’une fois la personne partie.

Si vous dirigez une équipe, cette perte peut sembler inévitable. Elle ne l’est pas. Votre rôle est de capturer ce savoir bien avant les départs, pour que l’entreprise reste efficace et résiliente au fil des mouvements d’équipe.

Voici pourquoi la mémoire de l’entreprise mérite une vraie gestion, et trois conseils pour la préserver de manière proactive.

Pourquoi préserver la mémoire de l’entreprise

Vos collaborateurs connaissent vos processus, vos opérations, vos fournisseurs et vos clients sur le bout des doigts. Si cette expérience n’est documentée nulle part, elle part avec eux.

Préserver la mémoire de l’entreprise, c’est documenter ce savoir subtil, peu tangible, logé dans la tête des équipes. Les entreprises qui s’en donnent les moyens mettent en place des processus et une plateforme pour recueillir ce savoir longtemps avant les départs. Elles conservent beaucoup plus de connaissances et s’épargnent les situations de crise.

Le jeu en vaut-il la chandelle ? Une SOP et un peu de formation sur le tas ne suffisent-ils pas ?

Non, et une statistique suffit à le montrer : le taux de rétention moyen des collaborateurs est d’environ 90 %. Autrement dit, vous perdez chaque année 10 % de votre équipe. Changer d’employeur est naturel. Perdre à chaque départ le savoir accumulé ne l’est pas.

Quand vos meilleurs éléments décident de partir, une bonne gestion de la mémoire de l’entreprise fait vivre leur expertise après leur départ.

3 conseils pour mieux préserver le savoir de l’entreprise

Le départ d’un collaborateur expérimenté peut faire basculer une équipe en mode crise. Réagir après coup est difficile : c’est bien pour cela qu’il faut agir avant.

Personne ne reste éternellement. Préparez chaque départ, et gardez le savoir critique là où il doit être, dans l’entreprise, en suivant ces trois conseils.

1. Faites l’inventaire du savoir de vos équipes

Commencez par un état des lieux. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels collaborateurs détiennent le savoir le plus précieux ?
• Quelle est la probabilité que chacun s’en aille ?
• D’autres membres de l’équipe ont-ils une expérience ou un savoir comparables ?

L’objectif est d’identifier les personnes qui ont beaucoup d’ancienneté, qui risquent de partir ou de prendre leur retraite prochainement, ou dont le poste n’est compris par personne d’autre. Un court questionnaire envoyé aux équipes suffit souvent à repérer qui détient un savoir critique.

L’inventaire fait, capturez le savoir de vos profils les plus à risque. Si une seule personne tient les finances et qu’elle approche de la retraite, par exemple, elle est toute désignée pour un transfert de connaissances.

Pour recueillir son savoir, vous pouvez :

• mener un entretien approfondi
• lui demander d’enregistrer des vidéos pas à pas
• rédiger des SOP à partir de ses méthodes

Gardez en tête qu’il faudra stocker ce savoir sur une plateforme comme Elium pour le rendre exploitable et utile au reste de l’équipe.

2. Faites du partage des connaissances un acte de leadership

63 % des collaborateurs de la génération Y estiment que leur employeur ne développe pas assez leurs compétences de leadership. Et comme 56 % des organisations ne parviennent pas à faire émerger leurs leaders en interne, le déficit est réel, et c’est un immense potentiel gâché.

Le partage des connaissances est largement reconnu comme une compétence de leader. Diffusez ce message dans toute l’organisation et encouragez chacun à s’exprimer, du plus junior au plus senior. Les équipes apprennent alors les unes des autres et s’épanouissent dans une culture collaborative.

Plusieurs pratiques installent cet état d’esprit :

• le shadowing
• le mentorat
• les ateliers
• la formation continue

Vos équipes RH doivent aussi donner la priorité à la collaboration et à la communication entre fonctions. Le savoir circule alors à tous les niveaux de l’organisation, et chacun se sent légitime pour partager le sien et adopter la posture d’un leader.

3. Structurez le savoir avec la bonne technologie

Votre savoir ne vaut que ce que vaut la plateforme qui le porte. L’organisation a besoin du bon outil pour servir de référentiel à sa mémoire : c’est ce qui permet de codifier tout ce qui, sinon, resterait non documenté.

Une plateforme comme Elium donne aux équipes l’accès à l’information dont elles ont besoin pour travailler mieux et plus vite. Ajoutez vos contenus, mettez-les à jour en fonction de leur usage réel, et intégrez la plateforme au quotidien de l’équipe pour que le savoir serve tous les jours, au lieu de prendre la poussière dans une base obscure.

Le transfert de contenus d’Elium vous aide aussi à préserver le savoir quand l’équipe change : lorsqu’un collaborateur s’en va, vous récupérez les contenus qu’il a créés, et votre savoir reste dans l’entreprise.

Formalisez la mémoire de votre entreprise

Le turnover est un vrai problème pour toute entreprise. La perte de savoir qui l’accompagne est un problème plus grand encore. Ne laissez pas un savoir durement acquis franchir la porte avec vos anciens collaborateurs : suivez les conseils ci-dessus et donnez-vous un plan formalisé, qui capture le savoir avant qu’il ne soit trop tard.

La bonne plateforme fait toute la différence. Préservez la mémoire de votre entreprise avec Elium, qui met le savoir entre les mains de vos équipes au moment où elles en ont le plus besoin. Planifiez une démo.