SharePoint et gestion des connaissances : compléter ou remplacer ?
Par Gregory Culpin
Copilot rédige désormais des bases de connaissances dans SharePoint. Huit critères pour mieux le gouverner, lui adjoindre une plateforme ou en sortir.
Quand une entreprise se demande si SharePoint suffit pour gérer ses connaissances, elle ne compte presque jamais s’en séparer. Les documents, les canaux Teams et les sites projet y sont, et ils y resteront. La question est plus précise : où doivent vivre les réponses sur lesquelles vos équipes et vos agents IA s’appuient chaque jour, et qui les tient à jour ?
Trois réponses tiennent la route. Garder ces connaissances dans SharePoint et les gouverner plus strictement. Laisser les documents dans SharePoint et confier les réponses à une plateforme de gestion des connaissances. Ou, plus rarement, sortir complètement la connaissance de SharePoint. Ce guide donne les critères pour trancher, et explique pourquoi l’arrivée des agents IA rend la décision plus pressante.
Ce que Microsoft a annoncé le 14 octobre 2026
Le 14 octobre 2026, Microsoft a présenté une base de connaissances d’équipe dans SharePoint : Copilot s’appuie sur Work IQ pour transformer les e-mails, réunions et fichiers qu’une équipe lui confie en pages reliées entre elles, en préversion Frontier pour les utilisateurs en facturation à l’usage. Notre article détaille son fonctionnement ; ce qui compte ici, c’est que la feuille de route de Microsoft annonce encore une curation automatisée et continue comme une étape à venir : il faut donc toujours quelqu’un pour être responsable de cette couche et la tenir juste.
Ce que SharePoint fait déjà bien
SharePoint excelle quand la connaissance reste proche des documents. On y coédite des fichiers, on garde l’historique des versions, on partage selon les droits du site. Une bibliothèque peut exiger une approbation avant publication. Copilot dans SharePoint, la fonction que Microsoft testait sous le nom de Knowledge Agent, est en cours de déploiement général depuis le 30 septembre 2026. Il répond aux questions sur le contenu d’un site et sait créer des règles simples, des approbations et des workflows.
À l’échelle du tenant, SharePoint Advanced Management ajoute des politiques de cycle de vie des sites : un nombre minimal de responsables par site, des alertes sur les sites inactifs, et des attestations périodiques où un responsable confirme que le site sert encore. Ces outils sont solides, et une organisation qui les utilise part avec une longueur d’avance sur celle qui accumule des sites sans responsable.
Ils s’appliquent toutefois au site et à la bibliothèque. Un site peut compter deux responsables et contenir une procédure que personne n’a relue depuis trois ans. Pour que chaque page qui répond à une question ait un responsable et une date de révision, vous devez le mettre en place vous-même dans SharePoint, avec des colonnes, des vues et des flux. Cela fonctionne si quelqu’un fait vivre le dispositif après le lancement.
Ce qui rend la connaissance exploitable par les agents IA
Microsoft pose lui-même la condition. Son guide pour préparer un socle gouverné pour Copilot explique que Copilot donne des réponses justes quand les données sont gouvernées, à jour et partagées avec les bonnes personnes. L’annonce du 14 octobre le dit en une phrase : Copilot et les agents fonctionnent mieux sur des contenus bien gouvernés. Cette condition se joue à trois niveaux, et chacun repose sur le précédent.
D’abord la gouvernance. Chaque réponse a besoin d’un responsable, d’une date de vérification et d’une approbation pour toute modification. Les premiers commentaires sur la base de connaissances d’équipe posent justement ces questions. Vesa Nopanen, MVP Microsoft, sur futurework.blog, demande qui répond de l’exactitude des pages, et quels agents peuvent les modifier ou seulement les lire. Lukas Wünsch, dans un article publié sur LinkedIn, prévient qu’une automatisation sans responsable amplifie les erreurs.
Ensuite la structure. Microsoft a construit sa base d’équipe avec des pages Markdown reliées entre elles. Son annonce renvoie à un article de recherche (une prépublication de septembre 2026) dont les auteurs observent que des agents qui suivent les liens entre pages consacrées aux mêmes personnes, produits ou projets trouvent davantage d’éléments et répondent mieux que des agents qui fouillent les documents bruts. Nous en tirons une leçon pour toute base de connaissances : des articles courts, une question par article, un modèle commun et des liens vers les articles voisins.
Enfin, des agents fiables. Quand deux versions d’une procédure se contredisent, un agent ne peut pas savoir laquelle fait foi. Au mieux, il signale le conflit, et la décision revient à une personne. Une base rédigée par l’IA ne supprime pas le travail : elle le déplace de l’écriture vers la relecture.
Le comparatif : ce qui fait pencher la décision
Huit critères couvrent la plupart des cas. Pour chaque ligne, repérez la colonne qui décrit votre organisation. Si la première colonne l’emporte nettement, SharePoint suffit probablement.
| Critère | SharePoint seul suffit souvent si… | Ajoutez une plateforme dédiée si… | Sortez la connaissance si… |
|---|---|---|---|
| Qui lit | une équipe, qui travaille surtout dans Microsoft 365 | plusieurs équipes, des collaborateurs terrain ou des partenaires | la plupart des lecteurs n’ouvrent jamais SharePoint |
| Responsable et date de révision par réponse | les responsables de site relisent les pages à la main | chaque réponse doit avoir un responsable nommé et une date de révision | personne n’est responsable des pages actuelles |
| Coût d’une mauvaise réponse | faible, facile à corriger | élevé : clients, sécurité, réglementation, audits | élevé, et les pages actuelles sont déjà fausses |
| Sources hors Microsoft 365 | peu ou pas | l’outil de ticketing, le CRM ou d’autres outils détiennent une partie de la réponse | l’essentiel de la connaissance est déjà ailleurs |
| Agents IA qui la lisent | Copilot seulement | Copilot et d’autres agents, outils de chat ou assistants internes | surtout des agents hors Microsoft 365 |
| Qui fait vivre le dispositif | la DSI et des compétences SharePoint sont disponibles | les métiers doivent gérer leurs propres espaces | personne n’a le temps de construire et maintenir des flux |
| Mesure | vous n’avez pas besoin de données d’usage | vous devez savoir quelles réponses servent, manquent ou ont vieilli | vous ignorez aujourd’hui quelles pages sont lues |
| Hébergement et droit applicable | votre tenant Microsoft 365 respecte vos exigences | une partie des connaissances relève d’un hébergement ou d’une certification précis | toutes les connaissances sont dans ce cas |
Deux critères pèsent plus que les autres. Le responsable par réponse détermine si la connaissance reste juste après la première année. Les agents qui la lisent déterminent si l’assistant d’un seul éditeur suffit ou si plusieurs outils doivent puiser à la même source vérifiée.
Option 1 : rester dans l’environnement Microsoft
Cette option garde la connaissance dans SharePoint et la gouverne avec les outils de Microsoft : politiques de responsabilité et d’attestation des sites, approbation dans les bibliothèques, Copilot dans SharePoint, puis la base de connaissances d’équipe quand elle sera disponible. C’est le bon choix quand la connaissance reste proche des documents, qu’une seule équipe en est responsable et que Copilot est le seul agent IA à la lire.
Elle ne fonctionne que si quelqu’un conçoit la gouvernance : une arborescence qui suit la façon dont les gens cherchent, un modèle de page, des colonnes pour le responsable et la date de révision, un flux qui relance les responsables, et l’habitude d’archiver. Traitez-la comme un projet, avec une personne nommée pour la faire vivre après le lancement.
Deux précautions. D’abord, la base de connaissances d’équipe est en préversion : appuyez-vous sur ce qui est disponible aujourd’hui et ajoutez-la quand elle aura fait ses preuves. Ensuite, les produits Microsoft évoluent. Quand Microsoft a retiré Viva Topics en février 2025, les pages de sujets publiées par des personnes sont restées, sous forme de pages SharePoint classiques. Celles que l’IA avait créées seule ont disparu. La leçon vaut pour toute connaissance rédigée par l’IA, quel que soit l’éditeur : un contenu publié par une personne qui en répond survit à un changement de produit.
Option 2 : garder SharePoint et ajouter une plateforme de connaissances
Dans cette option, SharePoint garde ce qu’il fait bien : documents, collaboration, sites projet. Une plateforme de gestion des connaissances accueille les réponses : des articles courts pour les procédures, les réponses du support et les politiques expliquées simplement, chacun avec un responsable, une date de révision et un flux d’approbation.
L’ensemble fonctionne si la frontière est claire. Une règle simple pour la tracer : ce qu’on modifie à plusieurs reste dans SharePoint, ce qu’on applique devient un article. Les contrats, les spécifications et les documents de travail restent dans SharePoint. "Que faire en cas d’incident critique ?" devient un article.
Au quotidien, trois conditions comptent. La recherche couvre les deux outils, pour que personne n’ait à deviner où se trouve la réponse. La plateforme est accessible depuis Teams, où les équipes travaillent déjà. Les agents IA, Copilot compris, lisent les articles vérifiés avec les droits de la personne qui pose la question.
Le prix à payer, c’est un second outil à faire vivre et une frontière à expliquer. L’investissement se rentabilise quand les mêmes questions reviennent chaque semaine et qu’une erreur coûte cher.
Option 3 : sortir la connaissance de SharePoint
Même dans ce cas, les documents restent dans SharePoint. Très peu d’organisations quittent SharePoint lui-même, puisque les canaux Teams et les groupes Microsoft 365 y stockent leurs fichiers. Ce qui change, c’est l’endroit où se trouvent les réponses de référence.
Cette option convient quand les sites de connaissances SharePoint ont déjà échoué. Chaque direction a construit le sien, les pages se contredisent, et les gens demandent à un collègue plutôt que de chercher. Dans ce cas, mieux gouverner les anciennes pages demande souvent plus de travail que de repartir d’une structure propre en ne reprenant que ce qui est encore juste.
La migration est le bon moment pour trier : archivez ce qui est périmé ou en double au lieu de le déplacer. Commencez par une équipe dont les questions reviennent tous les jours, comme le support IT ou le service client, validez le modèle, puis passez à l’équipe suivante.
Le risque est celui de tout nouvel outil : si ses articles n’ont pas de responsable, la nouvelle plateforme deviendra à son tour une source à laquelle plus personne ne se fie.
Choisir selon votre situation
- Une équipe, uniquement dans Microsoft 365, Copilot pour seul assistant. Restez dans l’environnement Microsoft, ajoutez des colonnes responsable et date de révision, et prévoyez du temps pour la gouvernance.
- Plusieurs équipes dépendent des mêmes réponses. Gardez SharePoint pour les documents et ajoutez une plateforme pour les réponses.
- Le service client ou le support IT répond à partir de la base. Ajoutez une plateforme : une erreur se retrouve chez le client ou bloque un technicien.
- Plusieurs agents IA ont besoin de la même source vérifiée. Ajoutez une plateforme que les agents lisent avec les droits de l’utilisateur.
- Une partie des connaissances doit rester hébergée en Europe, avec des certifications précises. Ajoutez une plateforme dont l’hébergement et les certifications correspondent à ces exigences.
- Les sites de connaissances SharePoint sont à l’abandon. Sortez la connaissance, équipe par équipe, et archivez ce qui n’est plus juste.
- Vous voulez attendre la base de connaissances d’équipe de Microsoft. Testez-la sur un site et décidez qui est responsable de ses pages avant de l’étendre.
Où se situe Elium
Nous éditons Elium, une plateforme européenne de gestion des connaissances, et c’est une façon de mettre en œuvre l’option 2. La plupart de nos clients gardent SharePoint pour leurs documents. Elium accueille les réponses : chaque article a un responsable, une date de révision et un flux d’approbation, et chaque équipe gère ses propres espaces.
Les deux outils travaillent ensemble. Elium peut interroger les sites SharePoint connectés avec les droits SharePoint de chaque utilisateur, et s’utilise dans Teams. Les agents IA, y compris ceux créés dans Copilot Studio, lisent les articles Elium via le Model Context Protocol (MCP), avec les droits de l’utilisateur connecté. Notre comparatif avec SharePoint détaille les différences point par point.
Côté sécurité et hébergement, Whatever S.A., qui édite Elium, est certifiée ISO/IEC 27001:2022. Les données sont hébergées par défaut dans l’Union européenne, en Belgique. Une option d’hébergement sur infrastructure qualifiée SecNumCloud (3DS Outscale) existe pour les données les plus sensibles, et Elium peut aussi être déployé on-premise. Les contenus des clients ne servent jamais à entraîner des modèles. Le détail est dans notre Trust Center.
Questions fréquentes
Pour une équipe dont la connaissance reste proche de ses documents, oui. SharePoint stocke, partage et versionne bien les fichiers, et une bibliothèque peut exiger une approbation avant publication. Ce qu’il faut construire soi-même, c’est la gouvernance de chaque réponse : un responsable nommé, une date de révision et une relance à l’échéance. Les organisations qui font ce travail obtiennent de bons résultats. Les autres finissent avec des sites remplis de pages auxquelles personne ne se fie.
SharePoint est d’abord une plateforme documentaire : on y range, partage et coédite des fichiers, et sa gouvernance s’applique aux sites et aux bibliothèques. Une base de connaissances rassemble des réponses courtes, pensées pour être appliquées, chacune avec un responsable et une date de révision. Les deux se complètent souvent : les documents dans SharePoint, les réponses dans la base.
Pas aujourd’hui. C’est une préversion, et la feuille de route de Microsoft annonce encore la curation automatisée et continue comme une étape à venir. Surtout, Microsoft n’a pas encore décrit de moyen de donner à chaque page un responsable nommé et une date de révision. C’est précisément le travail d’une plateforme de gestion des connaissances. Beaucoup d’organisations utiliseront les deux : la base d’équipe pour le contexte de travail, une source gouvernée pour les réponses qui doivent être justes.
Quand plusieurs équipes, ou plusieurs agents IA, dépendent des mêmes réponses et qu’une erreur coûte cher. Un outil dédié apporte, sans développement, ce qu’il faudrait sinon construire dans SharePoint : un responsable et une date de révision par article, un flux d’approbation, et des données sur les réponses lues, manquantes ou périmées. Pour une seule équipe qui travaille dans Microsoft 365, SharePoint bien gouverné peut suffire.
Dans la plupart des cas, les deux. SharePoint stocke les fichiers des canaux Teams et des groupes Microsoft 365, et le quitter n’a pas de sens pour les documents. La décision porte sur les réponses : les gouverner dans SharePoint, les confier à une plateforme dédiée, ou les sortir de SharePoint quand les sites de connaissances existants ne sont plus fiables. La grille de ce guide aide à trancher.
Les wikis, les bases de connaissances pour le service client, et les plateformes de gestion des connaissances qui gouvernent chaque réponse. Le bon choix dépend de vos lecteurs et des agents IA qui s’en servent. Notre comparatif des outils de knowledge management en passe huit en revue, SharePoint compris.
Données et sources
Les fonctions, dates et conditions de disponibilité des produits Microsoft citées ici viennent de l’annonce de Microsoft et de sa documentation (Microsoft Learn et Support Microsoft), consultées le 15 octobre 2026, avec un lien à chaque affirmation. Les premiers commentaires sur la base de connaissances d’équipe sont ceux de Vesa Nopanen et de Lukas Wünsch, publiés le 15 octobre 2026, en anglais. Les fonctions d’Elium sont décrites d’après notre documentation produit et notre page d’intégration Microsoft 365. Les informations d’hébergement et de certification viennent de notre Trust Center.
Nous éditons l’une des solutions décrites ici : ce guide a donc un point de vue. Si une information sur Microsoft ou sur un autre produit est inexacte ou dépassée, dites-le-nous et nous la corrigerons.