Renforcer la collaboration à distance est indispensable plus que jamais. Souvent confondue avec le travail d’équipe ou perçue comme la coopération, son impact business est bien plus important. Si elles sont bien structurées, les équipes qui collaborent véritablement ont la capacité de :
- développer et lancer des produits sur le marché beaucoup plus rapidement;
- améliorer la flexibilité organisationnelle en éliminant les silos;
- permettre des réunions productives et dynamiques.
La collaboration à distance doit être un processus ancré au sein de toute entreprise afin de tirer parti de l’intelligence collective au niveau global peu importe l’endroit où l’on se trouve.
Cette vision semble difficile à mettre en oeuvre mais peut fonctionner si:
La créativité est au service de la productivité
En réunion, les employés peuvent être mis sous pression et contraints à plus de productivité que de créativité, ce qui les pousse à se mettre rapidement d’accord. Face à cette contrainte, les employés se retrouvent bridés et empêchés d’envisager d’autres idées qu’ils pourraient mettre en avant dont le potentiel pourrait d’ailleurs souvent être plus significatif. Ce comportement peut générer des décisions médiocres et sous-développées, encourager la pensée de groupe et donner l’impression aux employés qu’ils n’ont pas voix au chapitre.
Pour y remédier, établissez une culture de confiance au sein de vos équipes en transformant les réunions en ligne en un espace de partage; encouragez les gens à être vulnérable, accueillez toutes les idées et permettez aux employés d’exprimer ouvertement leurs craintes, leurs désaccords et de penser de manière créative.
Les réalisations sont mises à l’honneur
Lorsque les équipes collaborent sur des projets, la responsabilité est partagée. Souvent l’expertise individuelle peut sembler négligée et sous-estimée. L’individu perd petit à petit son engagement face au travail et développe un sentiment de frustration.
Partager la vision de l’organisation avec vos employés et fixer des objectifs réalisables permet à l’équipe de mieux comprendre comment leurs compétences personnelles aideront l’organisation à atteindre des objectifs plus larges. Fournir un but commun et récompenser les membres de l’équipe en mettant leurs talents en avant auprès des autres peut aussi les aider à se sentir plus valorisés.
La formation des employés est équitable
Les organisations concentrent souvent leurs ressources sur la formation des employés qui occupent des postes de direction afin qu’ils sachent comment collaborer efficacement. Cela peut sembler logique, mais tous les membres de l’équipe ont besoin de connaître l’importance des comportements adéquats pour créer une équipe véritablement collaborative. Restreindre les ressources peut aussi susciter de la compétition parmi les membres de l’équipe, au détriment de la créativité.
Si une formation globale n’est pas envisageable, votre rôle de leader est essentiel pour inspirer votre équipe. Grâce au partage et aux encouragements, ces habitudes collaboratives se renforceront et viendront définitivement souder votre équipe.
La communication interne est valorisée
Pour que les employés puissent partager et développer leurs idées, recueillir des commentaires, une communication efficace est vitale. Sans cela, des silos peuvent se former, le moral peut chuter et les attentes de l’organisation ne sont pas satisfaites. Pour que votre équipe puisse collaborer, tous les membres doivent savoir ce que l’on attend d’eux et comment partager leurs contributions au mieux.
Un accord sur ce qui doit être partagé, quand et par quels moyens, peut révolutionner une mauvaise communication et mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.
Le travail à distance est encouragé
Aujourd’hui, le lieu de travail n’est plus fixe. Vos équipes sont libres de travailler dans différents pays et fuseaux horaires. Cela peut rendre la collaboration un peu plus difficile suivant les outils numériques que vous déployés pour les soutenir. Les outils de discussion en ligne comme Slack fonctionnent bien pour la communication en temps réel, mais créent beaucoup d’information déstructurées.
Pour soutenir les équipes dont certains membres sont à distance, une plateforme de partage des connaissances peut être utile, en particulier avec l’intégration en ligne d’outils de collaboration tels que Google Suite ou Office 365 et des plateformes de messagerie instantanées telles que Slack ou Teams. Celle-ci fournira aux collaborateurs un espace et des moyens prédéfinis pour faciliter la collaboration, où que vous soyez, avec les retours et commentaires en temps réel de votre équipe. Vous faites face à l’un de ces obstacles au sein de votre organisation? Pas de panique.
Identifier la source des problèmes et ce sur quoi vos efforts doivent se concentrer est la première étape vers l’avènement d’une culture collaborative. Dans l’ensemble, pour une collaboration efficace, les équipes doivent pouvoir se rendre vulnérables, se faire confiance et être capables de s’investir à fond dans l’effort collectif. Offrir de la transparence à votre équipe peut clarifier une mauvaise communication, stimuler la créativité et les aider à se sentir valorisés.
